Ai dùng điện thoại bàn trong phòng khách sạn?

Ngày nay, nhiều khách sạn cao cấp vẫn sử dụng điện thoại bàn trong phòng lưu trú như một kênh nội bộ để liên lạc với du khách. Ảnh: studio cottonbro/Pexels.

Trong thời đại hầu như ai cũng có điện thoại di động, chiếc điện thoại bàn đặt cạnh giường khách sạn dễ bị xem là món đồ cũ kỹ. Nhiều du khách thậm chí không chạm đến nó trong suốt kỳ nghỉ. Tuy nhiên, với khách sạn, thiết bị này vẫn có lý do để tồn tại.

Trước đây, điện thoại bàn trong phòng từng là kênh liên lạc chính của khách khi cần gọi ra ngoài, liên hệ người thân hoặc xử lý công việc. Khi điện thoại di động và Internet phổ biến, vai trò đó giảm mạnh.

Theo Reuters, khách lưu trú ngày nay thường dùng điện thoại cá nhân để gọi ra ngoài nhằm tránh phí, nhưng vẫn có thể dùng điện thoại bàn khi cần gọi trợ giúp, đặt dịch vụ phòng hoặc yêu cầu báo thức.

Nói cách khác, điện thoại bàn trong khách sạn không còn là công cụ liên lạc chính với thế giới bên ngoài. Nó đã chuyển vai trò thành đường dây nội bộ giữa khách và khách sạn.

Lý do quan trọng nhất là an toàn. Trong tình huống khẩn cấp, khách có thể không nhớ số lễ tân, điện thoại di động hết pin, mất sóng, bị khóa màn hình hoặc không có kết nối chuyển vùng. Điện thoại bàn trong phòng thường luôn ở vị trí cố định, dễ tìm và có thể kết nối nhanh với lễ tân, tổng đài hoặc bộ phận an ninh.

Với khách sạn, cuộc gọi từ điện thoại phòng cũng giúp xác định vị trí của khách nhanh hơn. Khi khách gọi từ một phòng cụ thể, nhân viên biết ngay khu vực cần hỗ trợ, thay vì phải hỏi lại số phòng hoặc tìm thông tin đặt phòng. Trong các tình huống như khách bị ốm, có sự cố kỹ thuật, cháy nổ, mất điện hoặc vấn đề an ninh, vài chục giây cũng có thể quan trọng.

Điện thoại cố định trong khách sạn rất hữu dụng đối với nhóm khách lớn tuổi. Ảnh: Yura Forrat/Pexels.

Bên cạnh an toàn, điện thoại bàn còn phục vụ vận hành hàng ngày. Khách có thể gọi lễ tân để hỏi thông tin, yêu cầu thêm khăn, báo hỏng thiết bị, đặt đồ ăn tại phòng, gọi xe, nhờ đánh thức hoặc liên hệ bộ phận buồng phòng. Với nhiều khách, nhấc máy và bấm một phím nhanh vẫn thuận tiện hơn so với quét mã QR, tải ứng dụng hoặc tìm số điện thoại khách sạn trên mạng.

Điều này đặc biệt có ý nghĩa với nhóm khách lớn tuổi, khách đi công tác, khách quốc tế chưa quen dùng ứng dụng địa phương hoặc những người không muốn phụ thuộc hoàn toàn vào điện thoại cá nhân trong thời gian nghỉ ngơi.

Theo Hotelstars Union, hệ thống phân loại khách sạn tại nhiều nước châu Âu, khả năng liên hệ khách sạn 24/24 bằng kênh số hoặc điện thoại bàn vẫn là một phần trong tiêu chí dịch vụ. Một số tiêu chuẩn lưu trú khác cũng yêu cầu khách sạn phải có phương tiện liên lạc 24 giờ cho khách, dù hình thức có thể là điện thoại trong phòng hoặc kênh thay thế phù hợp.

Điều đó không có nghĩa mọi khách sạn trên thế giới đều bắt buộc phải đặt điện thoại bàn trong từng phòng. Tùy quốc gia, phân khúc khách sạn và tiêu chuẩn thương hiệu, yêu cầu có thể khác nhau. Một số khách sạn hiện đã thay điện thoại truyền thống bằng ứng dụng, máy tính bảng, hệ thống nhắn tin hoặc trợ lý ảo. Tuy nhiên, việc bỏ hẳn điện thoại bàn trong lưu trú vẫn không đơn giản, nhất là với các khách sạn lớn, khách sạn cao cấp hoặc cơ sở phục vụ nhiều nhóm khách khác nhau.

Ngoài ra, điện thoại bàn còn gắn với hệ thống kỹ thuật sẵn có của khách sạn. Nhiều cơ sở đầu tư tổng đài nội bộ, dây dẫn, phần mềm quản lý cuộc gọi và các phím gọi nhanh đến lễ tân, nhà hàng, spa, buồng phòng. Việc tháo bỏ hoàn toàn có thể tiết kiệm một phần chi phí bảo trì, nhưng cũng khiến khách sạn mất đi một kênh liên lạc dự phòng.

Một số khách sạn cho rằng điện thoại bàn đang thay đổi hơn là biến mất. Thiết bị này có thể được nâng cấp sang hệ thống kỹ thuật số, tích hợp với phần mềm quản lý khách sạn, ghi nhận yêu cầu dịch vụ hoặc kết nối nhanh tới các bộ phận nội bộ. Với khách sạn, đó không chỉ là chiếc máy để gọi điện, mà là một mắt xích trong hệ thống phục vụ.

Tất nhiên, vai trò của điện thoại bàn đã thu hẹp đáng kể. Ở nhiều khách sạn hiện đại, khách đặt đồ ăn qua mã QR, nhắn tin với lễ tân qua ứng dụng, mở khóa phòng bằng điện thoại và nhận thông báo qua email. Nhưng trong những tình huống cần phản hồi ngay, điện thoại bàn vẫn có lợi thế khi đơn giản, trực tiếp và không phụ thuộc vào thiết bị cá nhân của khách.