Ảnh minh họa. Nguồn: LinkedIn.

Khi còn là nhà lãnh đạo trẻ tại Deloitte, tôi đã thiết lập hệ thống đơn giản và nhanh chóng để quản lý các mối quan hệ mà tôi đặt tên là RAP - Kế hoạch hành động xây dựng mối quan hệ (relationship action plan). Tôi đã giới thiệu phương pháp này tới các CEO cũng như áp dụng làm công cụ thể thiết lập quản lý nhóm cộng hưởng.

Theo lời của bậc thầy quản trị Peter Drucker, "Có đo lường thì mới có quản trị". Khi bạn bắt đầu cộng hưởng với một số dự án khác nhau, bạn cần có kế hoạch hành động cho mỗi dự án hay mỗi nhóm làm việc. Đầu tiên bạn liệt kê danh sách ưu tiên những mối quan hệ thiết yếu cho các dự án bạn đang nắm giữ. Hãy tự hỏi, "Mục tiêu của tôi cho kế hoạch này là gì?". Ghi chú và xác định kết quả cụ thể bạn muốn có với từng thành viên trong nhóm cộng hưởng. Bạn cần ai hỗ trợ để thành công.

Đầu tiên, sắp xếp các danh sách RAP theo một hệ thống ưu tiên A-B-C, vì một số dự án chắc chắn sẽ quan trọng hơn. Sau đó, trong RAP, theo dõi chất lượng mối quan hệ với từng cái tên trong danh sách, chấm điểm theo một Thang điểm Cộng hưởng.

Hầu hết mối quan hệ của chúng ta tồn tại ở một trong năm trạng thái trên thang điểm này. Trạng thái phổ biến nhất, bao gồm đa số các mối quan hệ công việc, tôi gọi là đồng tồn tại. Trong trạng thái này, người ta làm việc chung để hoàn thành công việc nhưng vẫn tôn trọng khoảng cách không gian của nhau, ngay cả khi được chỉ định làm cùng một đội.

Chúng ta thường dắt tay nhau tiến vào trạng thái thứ hai, trạng thái cộng tác, khi ta nhận thấy mình không thể hoàn thành công việc chỉ với những nguồn lực và trách nhiệm trong tầm kiểm soát của mình. Chúng ta đến với trạng thái này cũng là vì bắt buộc. Ta cộng tác khi ta cần cộng tác, nhưng ta cũng chỉ duy trì đến thế, trước khi lặng lẽ rút lui về trạng thái mặc định là đồng tồn tại.

Khi sự cộng tác trở nên quá thách thức, ta thường bị rơi vào trạng thái chống đối, thể hiện qua sự căng thẳng và áp lực giữa ta với đồng nghiệp hay đồng đội. Trong trạng thái này, ta chủ động hay lẳng lặng tránh né cơ hội cộng tác chân thành, cho dù nó sẽ làm tăng cơ hội thành công.

Khi thiếu tin tưởng hay đồng cảm, cố gắng cộng tác chỉ dẫn đến bực tức, thì mối quan hệ chuyển sang trạng thái phẫn uất. Với trạng thái này, ta rút lui khỏi những nỗ lực cố gắng phát triển mối quan hệ công việc hay cá nhân, chỉ thể hiện ra bên ngoài một chút động thái tỏ ra hợp tác. Bạn cứ hình dung con rùa đang rụt cổ thu mình vào trong mai.

Trạng thái cuối cùng trong năm trạng thái, đó là trạng thái cộng hưởng, hình thức tối ưu, con đường chân lý của mọi mối quan hệ xoay chuyển. Đây là trạng thái mà ta luôn cố gắng đạt đến cho mọi mối quan hệ.

Tương ứng với mỗi trạng thái của mối quan hệ, bạn hãy gán điểm cho chúng theo thang sau:

-2 Trạng thái phẫn uất

-1 Trạng thái chống đối

0 Trạng thái đồng tồn tại

+1 Trạng thái cộng tác

+2 Trạng thái cộng hưởng