Trong bài thơ Đồng hồ (The Clock), nhà thơ Baudelaire viết: “Hãy nhớ / thời gian là một con bạc tham lam / chẳng lừa bịp cũng thừa sức thắng mọi ván bài”. Đó là tiêu biểu cho cách nhìn, nỗi lo sợ về thời gian của nhiều người. Có những lúc, tiếng đồng hồ tích tắc cũng đủ tạo nên sự lo âu khi thời hạn của công việc đang tới. Điều đó khiến năng suất lao động, học tập giảm sút.
Một phương pháp quản trị thời gian có tên Pomodoro đã hình thành, được hàng triệu người ứng dụng. Phương pháp này coi thời gian là đồng minh, tập trung tư duy để giải quyết các mục tiêu mong muốn.
 |
| Sách Pomodoro - Tuyệt chiêu quản trị thời gian. Ảnh: Nhà sách Cá Chép. |
Xóa tan cảm giác lo lắng khi kỳ thi cận kề
Phương pháp Pomodoro hình thành từ chính câu chuyện của tác giả Francesco Cirillo. Khi Francesco Cirillo còn là sinh viên, trước kỳ thi cận kề, ông không tìm được cách thoát khỏi cảm giác trì trệ, sa sút.
“Ngày ngày vẫn lên lớp nghe giảng đều đặn, tôi lại cảm thấy chán chường mỗi lúc về tới nhà vì không biết mình đang làm gì với cuộc đời, hay liệu mình có uổng phí thời gian? Chớp mắt đã tới ngày thi, còn tôi dường như chẳng thể nào kháng cự trước guồng quay hối hả của thời gian”, Francesco Cirillo nhớ lại.
Ông đã đặt cược với chính mình, xem “liệu mình có thể học một cách nghiêm túc dù chỉ trong 10 phút”. Và chiếc đồng hồ hẹn giờ có hình quả cà chua (trong tiếng Italy, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua) đã giúp giám sát cậu sinh viên trong thời gian tập trung học.
Sau nhiều lần áp dụng, Francesco Cirillo cuối cùng cũng thành công và tìm ra mối liên hệ giữa thời gian và khả năng tập trung. Ông gọi đây là phương pháp Pomodoro. Ông giảng dạy rộng rãi phương pháp này từ năm 1998 và viết cuốn Pomodoro - Tuyệt chiêu quản trị thời gian.
Trọng tâm của phương pháp Pomodoro là giúp cải thiện năng suất và hiệu quả của hành động bằng cách tìm ra cách để đạt kết quả tốt hơn trong thời gian ngắn hơn.
Phương pháp này cũng hướng tới các mục tiêu: Giảm bớt cảm giác lo lắng trước sự biến đổi của thời gian; nâng cao khả năng tập trung do giảm bớt các yếu tố gây phân tâm; củng cố quyết tâm đạt được mục tiêu; nâng cao quyết tâm, giữ tinh thần bền bỉ khi đối mặt với nghịch cảnh.
 |
| Đồng hồ Pomodoro giúp cải thiện hiệu suất công việc. Ảnh: nfocus. |
Tập trung làm việc cao độ trong 25 phút
Tác giả Francesco Cirillo dành phần lớn dung lượng cuốn Pomodoro - Tuyệt chiêu quản trị thời gian để hướng dẫn thực hành phương pháp Pomodoro cho cá nhân và cho đội nhóm.
Với cá nhân, tác giả gợi ý năm giai đoạn cơ bản để thực hiện phương pháp, gồm: Lập kế hoạch, theo dõi, ghi chép, xử lý dữ liệu, trực quan hóa. Để thực hành phương pháp này, mỗi cá nhân cần một chiếc đồng hồ hẹn giờ, danh sách việc cần làm, lập bảng tổng hợp công việc và một bảng theo dõi.
Bảng tổng hợp công việc phải sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, việc quan trọng làm trước. Tác giả gọi mỗi một lần tập trung làm việc là “một Pomodoro”. Một Pomodoro được chia làm 30 phút, trong đó 25 phút để làm việc và 5 phút giải lao. Trong 25 phút đó, không để bị gián đoạn, bạn phải tập trung tối đa giải quyết công việc.
Khi chuông báo hết giờ, bạn hãy đánh dấu vào bảng theo dõi rồi nghỉ ngơi. Ngay khi hết thời gian nghỉ, bạn lại tiếp tục hẹn giờ 25 phút và bước vào một Pomodoro mới.
Tác giả khuyên cứ hết bốn Pomodoro thì hãy tạm ngừng tay và dành thời gian nghỉ dài hơn. Đó là thời gian thích hợp để mỗi người dọn dẹp lại bàn làm việc, nhâm nhi cà phê, thư giãn…
Bản chất của Pomodoro là đánh dấu thời gian trôi qua. Nó cũng đồng thời là thước đo sự nỗ lực của mỗi người khi thực hiện một công việc, nhiệm vụ nào đó. Khi bạn tập trung cao độ, công việc sẽ được giải quyết nhanh hơn.
Cuối ngày, người thực hành phương pháp này có thể đánh dấu những việc đã hoàn thành vào bảng tổng hợp công việc. Điều đó sẽ hữu ích để theo dõi, quản lý những mục tiêu đã đề ra.
Quá trình bạn thực hiện mỗi Pomodoro, có thể sẽ có những sự cố gây gián đoạn. Trong 25 phút tập trung ấy, bỗng nhiên ta thèm một món ăn, đồ uống, chợt nhớ ra phải gọi điện cho ai đó hoặc gửi email…
Tác giả gợi ý trong những trường hợp như vậy, để tránh phân tâm, cần đánh dấu thời điểm phát sinh sự cố, sau đó ghi lại vào mục “Hoạt động phát sinh và khẩn cấp”, ghi thêm thời hạn thực hiện nếu cần. Cách làm này giúp ta hiểu cần chấp nhận thực tế phát sinh, hãy cố hoàn thành Pomodoro để giải quyết những việc đó.
Với sự cố đến từ bên ngoài, cần có sự chuẩn bị để bảo đảm tập trung hoàn toàn trong 25 phút. Để giảm thiểu tác động từ bên ngoài, ta có thể cài chế độ trả lời tự động cuộc gọi đến, tắt âm báo các thiết bị liên lạc…
