Những lỗi cơ bản trong việc lập bảng danh sách việc cần làm

Lỗi phổ biến nhất khi lập danh sách việc cần làm là đưa ra quá nhiều đề mục.

Nghiên cứu cho thấy một cá nhân có thể đưa ra tới 150 mục tiêu. Ngoài việc ai cũng thấy đây là khối lượng công việc khó có thể thực hiện được, thì việc viết số lượng mục tiêu như vậy ra giấy cũng làm phình to thêm những áp lực khi thực hiện chúng.

Một lỗi khác mà chúng ta thường mắc nữa là không đưa ra thời hạn cụ thể để hoàn thành mỗi mục tiêu. Và ai sẽ cảm thấy tội lỗi? Tất nhiên là chính mình rồi.

Ảnh minh hoạ. Nguồn: Pixabay/Pexels.

Quan sát về hành vi của con người cho thấy, chúng ta có xu hướng ít thực hiện công việc trong hạn định mỗi khi chúng ta dành thừa ra thời hạn thực hiện. Con người hay có xu hướng tự cho mình hơi dư dả thời gian thực hiện một nhiệm vụ để phòng ngừa trường hợp xảy ra sự cố, và đôi khi còn chẳng thèm tự đặt ra thời hạn cho nhiệm vụ.

Điều này mới nghe thì có vẻ giúp ích, nhưng thực tế thì khi bạn đặt thêm tình huống rủi ro sự cố vào kế hoạch, bạn sẽ có xu hướng tự bào chữa và sẽ mất nhiều hơn lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc mà đáng lẽ khoảng thời gian này sẽ dành để thực hiện các mục tiêu khác.

Điều này sẽ giết chết tính hiệu quả; bạn hoàn thành được ít số lượng đầu mục công việc và nguy cơ cao là toàn bộ hướng đi sẽ bị thay đổi, những mục tiêu quan trọng sẽ bị gạt ra ngoài bớt và không nhận được nhiều sự chú ý.

Ngoài ra, chúng ta còn có xu hướng tránh hoàn thành trước những mục tiêu mà thời hạn phải hoàn thành còn quá xa, vì tâm lý tự nhiên có phản ứng muốn tránh phải làm việc chăm chỉ. Ngược lại, những mục tiêu có thời hạn cụ thể (theo thực tế hoặc do tự đặt ra) thường sẽ được ưu tiên hoàn thành nhanh chóng hơn vì hay được coi là dễ dàng, và điều này giúp chúng ta có cảm giác hài lòng khi được gạch chúng ra khỏi danh sách sau khi hoàn thành.

Định luật Parkinson chỉ ra rằng “công việc sẽ phình to ra để lấp đầy khoảng thời gian ta đặt ra để hoàn thành nó” nghĩa là mỗi nhiệm vụ sẽ tự yêu cầu thêm thời gian nếu chúng ta cứ cho nó thêm thời gian. Việc giới hạn thời gian nghe có vẻ sẽ gây thêm áp lực cho bạn, nhưng thực ra thì ngược lại, khi bạn đặt ra mục tiêu về hạn định, bạn lại có xu hướng tập trung tốt hơn vào việc phải hoàn thành nó ngay tức thì, và bạn cũng dễ dàng định hướng được việc phải làm trong ngày hôm đó hơn.

Việc tự thách thức bản thân phải hoàn thành trong thời hạn sẽ biến việc thực hiện mục tiêu đó thành một cuộc đua thời gian để bạn có cảm giác hoàn thành tốt hơn khi bạn thực hiện nhiệm vụ trước mắt. Nếu bạn đã hoàn thành được thử thách một lần, thì hãy cố gắng rút thời gian xuống ở lần tiếp theo, và chính cuộc đua trong nội tại này sẽ giúp bạn có thêm động lực để tập trung tốt hơn, hiệu quả hơn về lâu dài.

Thử nhớ lại những lần bạn có nhiều tháng để thực hiện một dự án. Nếu bạn là một người bình thường, chắc chắn bạn sẽ chẳng động tới nó trong vài tháng đầu. Tương tự, có lúc trong đời mình, khi bạn nhận được một dự án với thời gian eo hẹp vô cùng và không hiểu bằng cách nào đó, bạn vẫn hoàn thành đúng hạn với chất lượng công việc y như dự án mà bạn mất nhiều tháng để hoàn thiện.

Tại sao điều đó xảy ra? Vì khi bạn có nhiều thời gian để hoàn thành, ngoài việc hay trì hoãn, sự chú ý của chúng ta hay bị phân tán và chúng ta sẽ sa đà vào những thông tin không cần thiết. Dự án của bạn khi đó sẽ bị lơ là, phân tán và bạn lãng phí mất biết bao nhiêu thời gian.

Ngược lại, nếu bị dí hạn chót, bạn sẽ tự động tập trung vào mục tiêu trọng yếu – bạn không có thời gian sa đà vào những thông tin ngoài lề thú vị. Do đó, công việc sẽ chính xác và chắt lọc hơn là khi bạn dành tới gấp ba lần thời gian, vì bạn không còn lo lắng về việc trì hoãn hay mong chờ nó hoàn hảo.

Ngoài việc phải đặt mục tiêu có thời hạn, cần cố gắng phớt lờ những thứ khiến bạn xao lãng mục tiêu. Rõ ràng là, việc tránh xa những thứ khiến bạn mất tập trung sẽ là cách tốt nhất để tăng cường hiệu quả công việc; hãy phớt lờ điện thoại, email, các phương tiện trên mạng xã hội v.v...