Office 2010 - giải pháp tiết kiệm cho hiệu quả cao
Những tính năng thú vị của Office 2010 có thể giúp người dùng làm việc sáng tạo, hiệu quả hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn, đặc biệt là khả năng tích hợp giữa Office Client 2010 và Sharepoint Server 2010.
 |
Hiện trạng và nhu cầu
Trong thời buổi kinh tế hiện nay, người ta đã bắt đầu suy nghĩ về việc làm thế nào để thực hiện nhiều việc hơn trong khi chi phí ít tốn kém hơn. Bạn sẽ phải luôn cân đong đo đếm việc hiệu quả mang lại từ những khoản đầu tư hiện tại hoặc từ những khoản đầu tư mới. Thêm vào đó, với sức ép phải giảm bớt lực lượng lao động, doanh nghiệp của bạn càng phải dựa vào sức mạnh của công nghệ để với số lượng nhân viên ít hơn nhưng làm việc hiệu quả hơn, thông minh hơn và đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng nhanh chóng hơn, từ đó tạo được các lợi thế cạnh tranh tốt hơn.
Với Microsoft Office 2010
Tổ chức của bạn sẽ không ngừng phát triển chứ không phải là chỉ tồn tại. Đội ngũ IT của bạn sẽ có được một hệ thống hạ tầng làm việc hiệu quả để đáp ứng nhanh chóng những yêu cầu hoạt động kinh doanh với mức chi phí thấp. Người dùng cuối sẽ có được cơ hội làm việc linh động cho dù họ ở bất kỳ nơi đâu. Và đối với những người phát triển ứng dụng, họ có thể tạo ra các ứng dụng phục vụ cho công việc một cách nhanh chóng với Microsoft Office 2010 và Microsoft SharePoint Services cùng với các quy trình xử lý thông hiện đại.
“Nhiều tính năng thú vị của Office 2010 có thể giúp nhân viên của Tân Hiệp Phát làm việc sáng tạo, hữu hiệu hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức hơn, đặc biệt là khả năng tích hợp giữa Office Client 2010 và Sharepoint Server 2010” - Phạm Ngọc Ẩn - CIO của Tân Hiệp Phát chia sẻ.
Những giá trị lớn nhất mà Office Professional Plus 2010 mang lại
Với Microsoft Office Professional Plus 2010, mọi người sẽ có những công cụ mạnh mẽ nhất để xử lý các công việc của mình cho dù họ ở bất cứ nơi đâu - có thể dùng máy bàn, điện thoại smartphone hay trình duyệt web. Từ những cải tiến đáng kể trên những sản phẩm tại máy trạm như: Excel, PowerPoint, Word và Outlook tới những khả năng tích hợp chặt chẽ với Server sẽ làm cho người dùng dễ dàng tìm kiếm, báo cáo và chia sẻ các thông tin quan trọng. Office Professional Plus 2010 sẽ cung cấp đến cho bạn một bộ công cụ được đóng gói hoàn chỉnh với giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
Lưu ý: Những chức năng liên quan đến Mobile đòi hỏi phải có thiết bị phù hợp và có kết nối với internet. Một số chức năng cũng đòi hỏi phải có Office Mobile 2010 (không có sẵn trong bộ Office 2010)
Làm việc cộng tác - Chia sẻ mà vẫn bảo đảm an toàn thông tin
Ngày nay, mọi người cần tận dụng công nghệ để có thể làm việc cộng tác với nhau được tốt hơn, có thể là trao đổi thông tin nội bộ hoặc với khách hàng và đối tác bên ngoài. Bạn cũng mong muốn tạo ra một nhóm làm việc hiệu quả xuyên biên giới đồng thời giảm thiểu tối đa chi phí đi lại. Nhưng phải đảm bảo sao cho thông tin luôn phải được bảo mật, được kiểm soát và tốc độ xử lý nhanh nhất.
Khuynh hướng chung và thách thức trong công việc
- Chia sẻ kinh nghiệm và giữ kết nối thông tin:
Nhu cầu phải đáp ứng nhanh để cạnh tranh nhưng bạn luôn phải lãng phí rất nhiều thời gian trong việc so sánh những phiên bản tài liệu khác nhau và trao đổi thông tin qua lại với nhau.
Việc gia tăng khối lượng thư điện tử khiến bạn mất rất nhiều thời gian và tăng chi phí cho việc lưu trữ.
Những vấn đề bảo mật thông tin và sở hữu trí tuệ cũng cần phải được cân bằng với việc cho phép nhân viên làm việc cộng tác tốt hơn.
Chú trọng vào phương thức làm việc theo nhóm, trong khi phải kết hợp hàng nghìn phong cách làm việc khác nhau.
- Ví dụ mẫu / lợi ích từ Office Professional Plus 2010:
Co-Authoring: cho phép nhiều người cùng làm việc đồng thời trên cùng 1 tài liệu ví dụ như một bảng báo giá thầu, phản ứng nhanh hơn và đúng thời hạn hơn, không ảnh hưởng đến việc bảo mật do thông tin được lưu trữ trên máy chủ.
Conversation view, clean up và Ignore: Trong Outlook 2010 cho phép bạn có thể bỏ bớt những thông tin dư thừa trong hộp thư.
Mailtips: Cung cấp những thông tin quan trọng trước khi người dùng nhấn nút Send nhằm tránh những sự cố không cần thiết.
Broadcast Slide Show: cho phép bạn trình bày 1 slideshow trực tiếp từ PowerPoint 2010 tới bất cứ ai có kết nối internet bằng cách đưa thông tin lên SharePoint 2010 hoặc thông qua 1 dịch vụ miễn phí truyển tải thông tin qua internet.
Social connector trong Outlook 2010: cho phép kết hợp giữa công việc và mạng xã hội giúp người dùng luôn cập nhật thông tin với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác thông qua các hành động được cập nhật trên SharePoint Server 2010 hoặc trên hầu hết các mạng xã hội thông thường khác.
- Những khoản chi phí có thể tiết kiệm được và hiệu quả mang lại:
Phản hồi nhanh chóng giúp bạn duy trì tốt hoặc thắng thêm nhiều dự án.
Giảm bớt thời gian đọc hết các e-mail hoặc trao đổi các tài liệu qua lại và dành nhiều thời gian hơn cho việc tạo ra các giá trị lớn hơn.
Tiết kiệm được chi phí cho băng thông và thiết bị lưu trữ khi không phải dùng e-mail như là 1 phương tiện trao đổi thông tin duy nhất.
Giảm được chi phí đi lại do áp dụng công nghệ truyền thông hợp nhất.
Vẫn duy trì được các buổi họp liên tục mà không tốn chi phí cho các công cụ từ các hãng thứ ba khác.
Biến ý tưởng thành thực tiễn
Con người giờ đây làm việc trong những môi trường phức tạp hơn trước đây rất nhiều và họ rất dễ dàng bị trở thành nạn nhân của nạn quá tải thông tin. Họ rất cần có những công cụ ngay lập tức thể hiện được những ý tưởng mong muốn. Hơn nữa, do việc cắt giảm nhân sự và chi phí cũng đồng nghĩa với việc con người cần phải làm việc với hiệu suất cao hơn và cạnh tranh hơn.
Khuynh hướng chung và thách thức trong công việc:
- Quản lý khối lượng lớn thông tin
Việc cắt giảm nhân sự cũng đồng nghĩa là mỗi người còn lại phải làm việc hiệu quả hơn.
Khả năng thể hiện được thông tin từ những nguồn dữ liệu phân tán, phức tạp.
Hình ảnh và video minh họa giúp bạn thu hút được người xem nhưng nó chiếm bộ nhớ và đòi hỏi phải có kỹ năng để chỉnh sửa.
Cần thiết phải thu thập, tìm kiếm và tái sử dụng tất cả các loại nội dung một cách dễ dàng hơn
- Ví dụ mẫu / lợi ích từ Office Professional Plus 2010:
PowerPivot trong Excel 2010: cho phép bạn tính toán dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau với khối lượng hàng trăm triệu dòng với tốc độ nhanh như chớp, có thể giảm bớt chi phí trang bị các công cụ khai thác và truy vấn dữ liệu đắt tiền
Sparkline: trong Excel 2010 cho phép bạn thể hiện biểu đồ thông tin chỉ trong một cell duy nhất ngay bên cạnh các cột dữ liệu
Công cụ chỉnh sửa ảnh và video: trong PowerPoint 2010 bạn có thể cắt các đoạn phim, thay đổi màu sắc của một đoạn video, thêm các hiệu ứng cho hình ảnh và nhiều hơn thế nữa - tất cả không cần dùng đến các công cụ của các hãng thứ ba
Microsoft Office BackstageTM: cho phép người dùng nhanh chóng thực hiện các lệnh như lưu trữ, in ấn, chia sẻ thông tin, có thể tùy chỉnh giao diện của ứng dụng hoặc cách xử lý dòng thông tin đang trở thành xu hướng quan trọng cho người dùng trong các tổ chức.
Ribbon toolbar: nay đã được áp dụng cho tất cả các ứng dụng Office do đó người dùng có thể thấy ngay những lệnh họ cần và đưa ra những kết quả nhanh nhất.
- Những khoản chi phí có thể tiết kiệm được và hiệu quả mang lại:
Giảm bớt được chi phí đào tạo và tăng cường hiệu quả làm việc thông qua ứng dụng có giao diện quen thuộc và khả năng tự học cao.
Tạo ra các biểu đồ thông tin giúp người xem dễ dàng đánh giá xu hướng và ra quyết định nhanh chóng.
Giảm thiểu chi phí cho những công cụ đặc biệt cho việc quản lý thông tin, chỉnh sửa photo/video, các tiện ích phân tích v.v..
Giảm bớt được chi phí thuê ngoài do khả năng tự tạo ra được các tài liệu trông bắt mắt, chuyên nghiệp.
Công cụ phân tích dữ liệu dễ sử dụng dành cho mọi đối tượng và bạn có thể loại bỏ việc trang bị những phần mềm khai thác thông tin vừa đắt tiền vừa khó sử dụng.
Lưu ý: Một số tính năng nêu trên đòi hỏi phải có sự kết hợp với các sản phẩm Server của Microsoft
Sử dụng Office ở bất cứ nơi đâu: PC, Phone, Trình duyệt web
Làm việc cơ động giờ đây không chỉ dành riêng cho các nhân viên kinh doanh. Ngày nay, bạn cần phải hỗ trợ nhiều hơn cho các hình thức làm việc từ xa và luôn mong muốn nhân viên luôn luôn kết nối cho dù họ không ở trong văn phòng. Nhân viên cần phải truy cập được thông tin và hành động cho dù họ đang ở nhà, ở văn phòng hay trên đường đi. Bộ phận IT muốn tăng thêm sức mạnh cho nhân viên trong khi không tạo ra các rủi ro, phiền phức và phát sinh thêm chi phí.
Khuynh hướng chung và thách thức trong công việc
- Làm việc ở khắp mọi nơi trên nhiều thiết bị
Xu hướng làm việc di động ngày càng tăng trong khi việc trao đổi dữ liệu tốn kém nhiều thời gian và dễ bị lỗi.
Mọi người muốn tự do truy cập thông tin của họ từ nhiều nơi và chọn lựa nhiều thiết bị khác nhau.
Những người sử dụng nhiều thiết bị khác nhau ngoài máy tính để bàn luôn mong muốn là thông tin mà họ chỉnh sửa luôn được lưu trữ tập trung và đồng bộ
- Ví dụ mẫu / lợi ích từ Office Professional Plus 2010
Office Web Apps cho phép bạn xem và chỉnh sửa đơn giản các tài liệu dạng Word, Excel, PowerPoint, OneNote ngay trên trình duyệt web. Web Apps có thể được lưu trữ trên server, cùng với SharePoint, giúp đảm bảo việc an toàn thông tin, duy trì được nội dung và định dạng tài liệu khi người dùng chuyển đổi từ máy tính để bàn sang các trình duyệt web.
SharePoint Workspace 2010 cho phép bạn dùng các thông tin của SharePoint khi ngắt kết nối mạng. Khi bạn kết nối mạng trở lại, chỉ có những thay đổi là được cập nhật, điều này giúp cho bạn cập nhật thông tin nhanh chóng ngay cả khi có băng thông thấp.
Office Mobile 2010 cho phép các đồng nghiệp làm việc tại các địa điểm khác nhau có thể chia sẻ, chỉnh sửa và nhận xét về tài liệu với smartphone, sử dụng kiến thức đã có cho Office chạy trên thiết bị di động.
- Những khoản chi phí có thể tiết kiệm được và hiệu quả mang lại
Cho phép người dùng cập nhật thông tin ngay trên đường cho dù họ đã ngắt kết nối và làm việc trên nhiều thiết bị
Cho phép bộ phận IT lưu trữ Office Web Apps trên server để dễ kiểm soát hơn
Giảm thiểu chi phí cho việc hỗ trợ vì người dùng sẽ không bị mất nội dung hay định dạng khi chuyển đổi từ máy tính sang trình duyệt.
Giảm được chi phí quản lý và mặt bằng do đã hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa
Giữ liên lạc thường xuyên với nhân viên cho dù họ đã ngắt kết nối và làm việc từ xa với những dữ liệu đã được chuyển thành offline
Lưu ý: Một số tính năng nêu trên đòi hỏi phải có sự kết hợp với các sản phẩm Server của Microsoft
Những chức năng liên quan đến Mobile đòi hỏi phải có thiết bị phù hợp và có kết nối với internet. Một số chức năng cũng đòi hỏi phải có Office Mobile 2010 (không có sẵn trong bộ Office 2010)
Hạ tầng công nghệ thông tin hiệu quả: Bảo mật, Dễ quản lý, tốc độ xử lý nhanh chóng
Làm thế nào để kết nối người dùng với các quy trình công việc là nhiệm vụ chính của bộ phận CNTT. Khi mà nhu cầu của người dùng ngày càng trở nên đa dạng và phong cách làm việc của họ cũng khác biệt nhau, bộ phận CNTT cũng phải làm sao vẫn phải đáp ứng được nhu cầu trong khi kiểm soát được chi phí và ngăn ngừa những nguy cơ về an toàn thông tin.
Khuynh hướng chung và thách thức trong công việc
- Hỗ trợ lực lượng lao động làm việc hiệu quả
Đáp ứng việc thay đổi do nhu cầu công việc
Hỗ trợ việc giám sát, tich hợp và đào tạo.
Môi trường cộng tác phức tạp và làm việc cơ động
Bảo vệ thông tin và đảm bảo tuân thủ quy định
Kết nối người dùng với các quy trình công việc chính
- Ví dụ mẫu / lợi ích từ Office Professional Plus 2010
Office 2010 hoạt động tối ưu trên tất cả các phần cứng mà bạn đã trang bị, đồng thời cũng hoạt động tối ưu trên các công nghệ phần cứng trong tương lai như chip 64 bit, card đồ họa cao cấp, bộ vi xử lý đa lõi.
Các tính năng mới như Trusted Documents va Protected View của Office 2010 cho phép bảo vệ thông tin tốt hơn và chống các email có các tập tin đính kèm chứa mã độc.
Các dịch vụ Business Connectivity cho phép bạn kết nối với những dữ liệu của các ứng dụng khác dễ dàng, tập trung, không cần phải đào tạo lại.
Chức năng Accessibility checker và Retnetion policy giúp cho người dùng luôn phải tuân thủ quy định an toàn thông tin của doanh nghiệp từ việc truy cập e-mail cho đến việc quản lý thông tin doanh nghiệp.
- Những khoản chi phí có thể tiết kiệm được và hiệu quả mang lại
Giảm chi phi đầu tư cho phần cứng mới .
Ngăn ngừa những sự cố về rò rỉ thông tin tại Desktop.
Duy trì tính tuân thủ với lực lượng IT mỏng và hạn chế tối đa việc gián đoạn công việc của người dùng.
Cho phép nhân viên IT sáng tạo nhiều hơn và ít phải tác động đến việc quản trị hệ thống hơn.
Kiểm soát được chi phí đào tạo.
Lưu ý: Một số tính năng nêu trên đòi hỏi phải có sự kết hợp với các sản phẩm Server của Microsoft
Những bổ sung mới cho sản phẩm Office Professional Plus 2010
Trong phiên bản Office 2010, Office Pro Plus được bổ sung thêm những ứng dụng mới sau đây giúp đem những tính năng của Server vào tay người sử dụng một cách dễ dàng hơn.
SharePoint Workspace 2010 (trước đây là Groove)
SharePoint Workspace 2010 cho phép bạn dễ dàng đưa những thông tin của SharePoint về chế độ offline. Khi bạn kết nối trở lại, chỉ những thay đổi mới được đồng bộ, chính vì thế mà việc đồng bộ được thực hiện rất nhanh cho dù là bạn sử dụng băng thông thấp. Bạn có thể làm việc với khách hàng, đối tác và những thành viên ở xa dễ dàng, thông qua nhiều hệ thống mạng khác nhau. Thêm vào đó, các nhân viên IT cũng dễ dàng quản trị thông tin thống nhất dựa trên công nghệ SharePoint trong toàn doanh nghiệp.
OneNote 2010
Hỗ trợ bạn mạnh mẽ hơn là tự nhớ mọi thứ, chức năng tìm kiếm thông tin cũng giúp bạn truy lục lại thông tin nhanh thay vì phải lục bới trong chồng dữ liệu.OneNote 2010 cho phép bạn quản lý chi tiết các công việc. Ngay cả với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau - như là âm thanh, tập tin, lưu giữ video, văn bản được scan - đều dễ dàng được tìm kiếm, sắp xếp và trình bày. Và với chức năng chia sẻ “notebook”. OneNote trở thành nơi thuận tiện để chia sẽ thông tin cho cả nhóm. Cung cấp một phương thức mới để thu thập và chia sẻ kiến thức.
Office Web App
Office Web App cho phép bạn xem và chỉnh sửa đơn giản các tài liệu dạng Word, Excel, PowerPoint, OneNote thông qua trình duyệt web (Internet Explorer, Firefox, Safari). Web Apps có thể triển khai lưu trữ tại Server của doanh nghiệp - cùng với công nghệ SharePoint - sẽ giúp cho việc bảo mật thông tin tốt hơn. Hơn thế nữa, nội dung và định dạng của tài liệu sẽ luôn được duy trì đồng bộ cho dù người dùng chuyển từ máy tính để bàn sang trình duyệt web.
Khả năng tích hợp sâu hơn với các sản phẩm Server
Bạn có thể lưu tài liệu trực tiếp lên SharePoint site thông qua giao diện Backstage của Office 2010
Dễ dàng phát hành một CSDL của Microsoft Access 2010 lên SharePoint site
Thu thập dữ liệu dạng Metadata tự động ngay từ giao diện Backstage
Thực hiện ngay việc nhắn tin hay thoại trực tiếp từ tài liệu - từ giao diện Backstage, từ biểu tượng co-authoring, hoặc từ một thư điện tử.
Duy trì được định dạng khi sao chép và dán nội dung từ một tài liệu Office 2010 sang SharePoint.
Office Professional Plus 2010 cũng thực hiện nhiều thay đổi khác xuyên suốt các ứng dụng quen thuộc, giúp bạn có được một sản phẩm đóng gói hoàn thiện, giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
 |
pv
Theo Bưu điện Việt Nam
