Mẫu danh sách việc cần làm có “ngày bắt đầu - ngày kết thúc”

Một số người thành công trong viết danh sách việc cần làm bằng cách phân nhóm các đầu việc bằng ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Cách này giúp bạn chắc chắn sẽ quản lý thời gian bằng cách đề ra ngày kết thúc của mỗi đầu việc.

Bằng cách ưu tiên thực hiện công việc dựa theo ngày kết thúc, bạn có thể trút được gánh nặng mỗi khi hoàn thành mục tiêu đúng hạn, hoặc trút bỏ được cảm giác có lỗi vì không thể thực hiện được một vài mục tiêu; vì bảng danh sách việc cần làm sẽ vạch ra chính xác khi nào công việc cần hoàn thành, giúp bạn tập trung thời gian và năng lượng vào những thứ đáp ứng nhu cầu của bạn mỗi ngày.

Ảnh minh hoạ. Nguồn: Ivan Samkov/Pexels.

Với phương pháp này, bạn cần có một đánh giá chính xác và phân bổ sự linh hoạt cần thiết. Nghĩa là bạn cần chắc chắn về việc ước lượng thời gian của dự án. Ví dụ, viết báo cáo thường niên sẽ không thể hoàn thành trong một hay hai ngày được, đặc biệt nếu bạn chỉ dành cho nó một hai giờ mỗi ngày.

Hãy tính toán chính xác số giờ bạn cần dành mỗi ngày để làm việc đó và cần tổng cộng bao nhiêu thời gian để hoàn thành một dự án dài. Hãy thực tế. Đừng tự lừa dối bản thân. Mọi người thường ước tính quá rộng rãi hoặc quá khắt khe - chính nó lại biến thành căng thẳng sau đó.

Hơn nữa, thử giả định rằng ước lượng của bạn không hoàn toàn chính xác. Khi bạn cố gắng hết sức để hoàn thành nhiệm vụ trong một quãng thời gian nhất định, thì hãy cho bạn thêm khoảng mười phần trăm như dung sai để thực sự hoàn thành nó (ví dụ như mười một ngày thay vì mười ngày).

Nếu bạn không tự tin về việc ước lượng chính xác thời lượng hoàn thành nhiệm vụ, thì mẫu danh sách này không phù hợp với bạn, nhưng không sao vì vẫn còn những mẫu danh sách khác nữa.

Mẫu danh sách việc cần làm kiểu “thìa lớn - thìa nhỏ”

Trong khi danh sách việc cần làm có ngày bắt đầu và ngày kết thúc có thể giúp một vài bạn dự tính chính xác được thời lượng của một nhiệm vụ, thì một vài bạn khác lại thích viết danh sách việc cần làm dùng phương pháp “thìa lớn - thìa nhỏ”.

Với loại danh sách này, nhiệm vụ sẽ được chia thành hai loại chính - mọi thứ bạn cần làm (thìa lớn), và mọi thứ bạn cần làm ngay trong ngày hôm đó (thìa nhỏ). Bằng cách chia ra hai loại như vậy, bạn sẽ phân loại được những nhiệm vụ cần làm ngay trong một tới hai ngày, và những nhiệm vụ khác có thể làm từ từ sau đó. Những nhiệm vụ được chọn trong “thìa nhỏ” nên là những việc dựa trên độ cấp thiết, độ khó và cả thời hạn hoàn thành.

Đây chính là loại danh sách việc cần làm mà tôi chọn dùng thường xuyên. Tôi tự tạo một bảng worksheet trong Google Drive rồi cập nhật mỗi ngày dựa trên các nhiệm vụ hàng ngày của mình, hoặc những ưu tiên sẽ xảy ra trong tương lai.

Thực ra, các nhiệm vụ của tôi sẽ được chia thành năm loại thìa–như các bạn thấy ở ảnh dưới đây–đó là chia theo ngày, theo tuần, theo nửa tháng, theo tháng và theo mùa. Tôi sẽ bắt tay vào cột E trước - loại theo mùa - rồi làm lùi lại các cột khác. Đầu tiên tôi phải tạo ra các mục tiêu theo mùa, rồi chia nhỏ các bước xử lý theo từng cột còn lại.

Mẫu danh sách việc cần làm kiểu “5 điều quan trọng nhất”

Trong loại danh sách việc cần làm này, mọi người sẽ phân định công việc mỗi ngày bằng cách chọn ra năm việc họ cần hoàn thành trong vòng hai mươi tư giờ. Loại này khác với cách tiếp cận “thìa lớn - thìa nhỏ” ở chỗ cách chọn ra và thể hiện các nhiệm vụ trong bảng; còn các nhiệm vụ ở mẫu “5 điều quan trọng nhất” đều như nhau, nhưng có ít nhất ba nhiệm vụ được chọn phải được hoàn thành trong vòng ba mươi phút còn hai việc còn lại sẽ tốn nhiều thời gian hơn.

Các nhiệm vụ trong mẫu “5 điều quan trọng nhất” này sẽ được phân định dựa trên mức độ khẩn cấp, chứ không phải mức độ khó khăn, nên sẽ cho bạn tự do trong việc hoàn thành chúng và tự do tập trung năng lượng vào việc bạn cần làm mỗi lần. Mỗi lần hoàn thành một nhiệm vụ riêng lẻ, bạn sẽ có cảm giác mình đã làm tốt hơn và cho bạn biết rằng bạn đã làm việc hiệu quả theo danh sách này mỗi ngày.