Một người bạn của tôi, ông trùm bất động sản và là người sáng lập W Hotels Barry Sternlicht, nói: “Thời gian là sự cân bằng tuyệt vời. Tất cả chúng ta đều có 24 giờ một ngày như nhau. Cách chúng ta sử dụng thời gian đó như thế nào mới khiến chúng ta khác nhau”.

Bạn là nô lệ hay chủ nhân của thời gian? Dù ban đầu bạn có kế hoạch rất rõ ràng nhưng vẫn rất dễ bị cuốn vào các cuộc họp, trả lời e-mail và quản lý nhóm, rồi nhận ra đã 6h30 chiều - và bạn đã chưa hoàn thành được việc gì có giá trị cao hoặc giúp bạn tiến tới hoàn thành các mục tiêu chiến lược lớn hơn trong ngày.

Để tối đa hóa thời gian, bạn nên ý thức về việc sử dụng thời gian của mình. Chuyên gia về hiệu quả Laura Vanderkam gợi ý ghi lại những gì bạn làm mỗi ngày trong một tuần. Bạn hãy viết thường xuyên nếu có thể, và càng chi tiết càng hữu ích. “Theo dõi thời gian giúp chúng ta tránh được việc kể những câu chuyện không đúng sự thật”, Vanderkam giải thích.

“Rất nhiều người nghĩ rằng nếu họ làm việc toàn thời gian, họ không còn thời gian cho bất cứ điều gì khác. Nếu bạn làm việc 40 giờ một tuần và ngủ 8 tiếng một đêm, vậy còn 72 giờ cho những việc khác. Như vậy là rất nhiều thời gian đấy!”.

Ivanka Trump luôn luôn ý thức về việc sử dụng thời gian của mình. Nguồn: vanityfair

Vì tôi dùng màu đánh dấu công việc và nhiệm vụ trong kế hoạch làm việc (điều này được nói rõ hơn ở phần sau), nên tôi có thể xem lại tháng trước và biết chính xác mình đã dành thời gian vào việc gì. Tôi cũng xem lại e-mail trong các thư mục đã nhận và đã xóa để điều chỉnh phương thức làm việc.

Ví dụ, nếu đội xây dựng gửi cho tôi những câu hỏi phức tạp bằng thư điện tử tới 20 lần/ngày, thì tổ chức họp trực tiếp để giải quyết các vấn đề sẽ hiệu quả hơn.

“Mọi người nghĩ rất nhiều về việc họ muốn dành ít thời gian hơn để làm, nhưng tốt hơn nên tìm hiểu xem việc gì bạn muốn dành nhiều thời gian hơn để làm”, Vanderkam tiếp tục. “Chúng ta không thể có nhiều thời gian hơn, nhưng thời gian lại rất linh hoạt. Thời gian co giãn để thích ứng với những việc mà chúng ta lựa chọn”. Vanderkam gợi ý nên đặt các ưu tiên của bạn lên hàng đầu. “Bạn sẽ có đủ thời gian cho mọi việc khác”.

Việc đặt ra các mục tiêu có thể đạt được cũng quan trọng như việc phân tích xem bạn dành phần lớn thời gian của mình cho điều gì và phân bổ thời gian có phù hợp không. “Mọi người thường đặt ra một mục tiêu”, Gretchen Hydo nói. “Họ muốn kết quả, nhưng không nhất thiết phải liệt kê những công việc để đạt được điều đó”.

Hiểu tại sao bạn muốn đạt được điều gì đó - xem lại kế hoạch chi tiết cuộc sống của bạn - sẽ giúp bạn đưa ra kế hoạch làm việc (điều này được nói rõ hơn ở phần sau), nên tôi có thể xem lại tháng trước và biết chính xác mình đã dành thời gian vào việc gì.

Tôi cũng xem lại e-mail trong các thư mục đã nhận và đã xóa để điều chỉnh phương thức làm việc. Ví dụ, nếu đội xây dựng gửi cho tôi những câu hỏi phức tạp bằng thư điện tử tới 20 lần/ngày, thì tổ chức họp trực tiếp để giải quyết các vấn đề sẽ hiệu quả hơn.

“Mọi người nghĩ rất nhiều về việc họ muốn dành ít thời gian hơn để làm, nhưng tốt hơn nên tìm hiểu xem việc gì bạn muốn dành nhiều thời gian hơn để làm”, Vanderkam tiếp tục. “Chúng ta không thể có nhiều thời gian hơn, nhưng thời gian lại rất linh hoạt. Thời gian co giãn để thích ứng với những việc mà chúng ta lựa chọn”. Vanderkam gợi ý nên đặt các ưu tiên của bạn lên hàng đầu. “Bạn sẽ có đủ thời gian cho mọi việc khác”.

Việc đặt ra các mục tiêu có thể đạt được cũng quan trọng như việc phân tích xem bạn dành phần lớn thời gian của mình cho điều gì và phân bổ thời gian có phù hợp không. “Mọi người thường đặt ra một mục tiêu”, Gretchen Hydo nói. “Họ muốn kết quả, nhưng không nhất thiết phải liệt kê những công việc để đạt được điều đó”.

Hiểu tại sao bạn muốn đạt được điều gì đó - xem lại kế hoạch chi tiết cuộc sống của bạn - sẽ giúp bạn đưa ra kế hoạch hành động và đánh giá thực tế xem cần bao nhiêu thời gian để thực hiện.

Bạn nóng lòng muốn đạt được những khát vọng của mình, nhưng hãy ước lượng thời gian và công việc sao cho hợp lý, đó là điều cần thiết để đạt được những mục tiêu lớn. “Hãy đảm bảo khoản tiền lương tương ứng với cuộc sống và đủ lớn để thúc đẩy bạn”, bà nói. Dưới đây là ba chiến lược chủ đạo để đặt mục tiêu thực tế:

Chia mục tiêu lớn thành những mục tiêu nhỏ: “Việc chia nhỏ các mục tiêu thành những bước khả thi sẽ khiến chúng bớt quá tải hơn”, Hydo nói. “Mục tiêu thành công là SMART: cụ thể (Specific), có thể đo lường (Measurable), có thể đạt được (Attainable), thực tế (Realistic), và kịp thời (Timely).

Sử dụng mạng lưới quan hệ của bạn: “Hãy chọn những người có thể đi cùng bạn”, Hydo nói. Rosie Pope, một doanh nhân và là một bà mẹ bận rộn, cho rằng gia đình và bạn bè là những người đã giúp cô thành công.

“Là phụ nữ, chúng ta thường cố gắng thực hiện tất cả kế hoạch mà không quan tâm đến đối tác hay nhóm và vai trò của họ trong việc đạt được các mục tiêu của chúng ta”, cô nói. “Bạn sẽ không thể làm được điều này một mình, vì vậy việc xây dựng nhóm, đội ngũ cần thiết để hỗ trợ bạn trong hành trình của mình”.

Ngoài ra, việc thu hút những người khác cùng tham gia sẽ giúp bạn đi đúng hướng. Nhà tâm lý học Lauren Hazzouri nói: “Có trách nhiệm với người khác dễ hơn với chính bản thân mình”.

Hãy nhớ rằng, cuộc sống còn dài: Khi gặp những va vấp trên đường, điều đó nhắc bạn nhìn vào bức tranh lớn và tiếp tục tiến về phía trước. Khi công ty kiểm tra và phân tích gen di truyền của Anne Wojcicki, 23andMe, nhận được thư cảnh báo của FDA, công ty bị hạn chế nặng nề trong 2 năm.

“Ngày nay chúng tôi vẫn có sứ mệnh và mục tiêu giống như khi bắt đầu”, bà nói về trải nghiệm đã qua. “Những va vấp trong ngắn hạn không quan trọng lắm bởi chúng tôi tập trung vào tầm nhìn dài hạn”.