Dưới đây là 4 nguyên tắc quan trọng về quản lý dòng tiền mà các doanh nhân cần nắm để điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Chọn đúng khách hàng và đối tác
Lựa chọn khách hàng sai lầm là một trong những nguyên nhân phổ biến gây ra tình trạng thiếu hụt dòng tiền tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Khi làm việc với khách hàng không có khả năng thanh toán, doanh nghiệp sẽ bị mắc kẹt với những món nợ xấu khó đòi.
Khách hàng là tài sản lớn nhất nhưng cũng có nhiều khả năng trở thành tiêu sản. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn khách hàng đủ năng lực kinh doanh và có khả năng chi trả đúng hạn.
Để xác định được điều này, doanh nghiệp nên đánh giá năng lực, môi trường kinh doanh của lĩnh vực, đối thủ cạnh tranh và nhu cầu khách hàng của đối tượng. Quan trọng hơn hết, bạn cần nắm được hoạt động của họ. Thông tin luôn là vũ khí hiệu quả giúp bạn bảo vệ công việc kinh doanh một cách hữu dụng. Bạn cũng nên thiết lập và quy chuẩn hóa các quy định thanh toán khi mua bán, gắn liền với quy định pháp luật để ràng buộc khách hàng.
 |
| Việc quản lý dòng tiền quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. |
Tối ưu quy trình quản lý thành phẩm và hàng tồn kho
Vấn đề giải phóng hàng tồn kho luôn khiến các chủ doanh nghiệp đau đầu. Giải quyết được vấn đề này sẽ giúp cho nguồn tiền của doanh nghiệp không bị ứ đọng, tiết kiệm được nhiều chi phí nguyên, nhiên liệu, nhân công, kho bãi.
Nguyên nhân thường gặp của việc sản xuất dư thừa, tồn kho nhiều là do doanh nghiệp chưa dự đoán tốt được nhu cầu của thị trường, chưa có đủ am hiểu về thị trường tiêu thụ và đối thủ cạnh tranh.
Do đó, doanh nghiệp cần đầu tư nhiều thời gian hơn vào việc nghiên cứu, dự báo nhu cầu tiêu thụ cùng với những yếu tố khác liên quan đến việc tiêu thụ, để đảm bảo tồn kho ít nhất có thể. Khi thị trường có nhiều biến động, doanh nghiệp cần dự báo thường xuyên và liên tục hơn để kịp thời điều chỉnh sản lượng.
Dự báo dòng tiền chính xác
Để kiểm soát được dòng tiền, hạn chế được sự thiếu hụt hay nhàn rỗi của nguồn tiền, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra, giám sát chi phí, các khoản nợ, hợp đồng chờ thanh toán... Bạn cũng cần chú trọng đến các khoản vay nợ từ ngân hàng để tránh gặp vấn đề nợ quá hạn. Các yếu tố như sự biến đổi giá, tỷ giá và lãi suất cũng cần được đưa vào phân tích trong dự báo.
Ngoài ra, việc giám sát nguồn tiền đổ vào các dự án cũng cần được giám sát chặt chẽ vì đây là kẽ hở của chi phí. Đối với các dự án phức tạp, doanh nghiệp cần có kế hoạch tài chính riêng, càng chi tiết càng tốt để hạn chế phát sinh chi phí ngoài dự đoán.
Nguyên tắc 80/20
Đó là nguyên tắc 80% dòng tiền được tạo ra từ 20% khoản mục. Chỉ cần tập trung vào 20% khoản mục này, doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được dòng tiền. Dòng tiền thu - chi thường đến từ 3 khoản mục lớn: khoản phải trả, khoản phải thu và tồn kho.
Đối với khoản phải trả, doanh nghiệp cần tập trung vào những nhà cung cấp quan trọng, chiếm tỷ trọng cao trong chi phí đầu vào. Việc đàm phán điều khoản thanh toán với 2-3 nhà cung cấp lớn nhất sẽ giúp tạo ra phần lớn ảnh hưởng đối với dòng tiền, làm giảm đáng kể áp lực tiền mặt. Để tạo được kết quả tương tự, doanh nghiệp sẽ phải kiên trì đàm phán với hàng chục nhà cung cấp nhỏ.
Bộ phận kinh doanh thường có xu hướng lơi lỏng đối với các khoản bán hàng trả chậm để đạt mục tiêu doanh số. Điều này dẫn đến doanh thu cao, nhưng khả năng tiền mặt kém do thời hạn trả chậm bị kéo dài. Việc áp dụng quy tắc 80/20 đối với khoản phải thu cũng tương tự như khoản phải trả. Nếu bộ phận kinh doanh điều chỉnh chính sách bán hàng trả chậm đối với 20% số lượng khách hàng nhưng chiếm đến 80% doanh số, dòng tiền sẽ bị ảnh hưởng rất mạnh. Việc thông tin kịp thời từ bộ phận kinh doanh sẽ giúp bộ phận tài chính có sự ứng phó phù hợp.
Nguyên tắc 80/20 cũng có thể áp dụng cho việc quản trị hàng tồn kho. Thực tế, một số mặt hàng đem lại doanh thu ít nhưng tồn kho nhiều, hay có vài khâu sản xuất nào đó đang duy trì lượng bán thành phẩm và nguyên liệu quá cao so với các khâu còn lại. Việc tinh gọn những hạng mục chiếm tồn kho lớn nhưng không đem lại nhiều doanh thu sẽ cải thiện dòng tiền một cách đáng kể.
Độc giả tìm hiểu thêm các kiến thức hữu ích về quản trị tài chính tại chuyên đề “Quản trị tài chính trong khởi sự doanh nghiệp”, hướng dẫn bởi giảng viên Trần Xuân Nam, Tiến sỹ Đại học Oxford ,đồng thời là tác giả nổi tiếng về lĩnh vực tài chính - kế toán.
“Quản trị tài chính trong khởi sự doanh nghiệp” là một trong 15 chuyên đề thuộc chương trình đào tạo trực tuyến của Trung tâm hỗ trợ DNNVV phía Bắc (thuộc Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và Đầu tư). Chương trình được ngân sách nhà nước hỗ trợ 100% kinh phí. Tìm hiểu thêm về các chuyên đề và đăng ký tham dự tại tại đây.
