4 bí quyết phân công nhân viên để đạt hiệu suất làm việc cao

Kỹ năng phân công công việc là một phần thiết yếu của kỹ năng lãnh đạo. Phân công công việc giúp nhà quản lý giảm tải khối lượng công việc của mình, có thêm thời gian để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn đối với doanh nghiệp. Ngoài ra, việc này còn giúp nhân viên phát triển kỹ năng, khiến cho hiệu suất làm việc chung của đội ngũ tăng lên.

Tuy vậy, phân công công việc sao cho hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Điều này không đơn thuần là giao nhân viên A làm việc này và nhân viên B làm việc kia. Nếu không suy tính kỹ lưỡng, nhà quản lý sẽ dễ phạm phải sai lầm.

Dưới đây là 4 bí quyết phân công công việc mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng nên tham khảo.

Tập trung truyền đạt nhiệm vụ

Nhân viên không hiểu rõ nhiệm vụ là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến cho phân công công việc thất bại. Khi truyền đạt nhiệm vụ, nhà lãnh đạo nên cố gắng ngưng mọi hoạt động khác để tập trung vào người nghe, truyền tải thông điệp sao cho hiệu quả nhất. Đặc biệt, nếu nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp, nhà quản lý càng cần đảm bảo nhân viên hiểu đúng và đủ ý của mình. Nhà quản lý có thể yêu cầu nhân viên xác nhận lại nhiệm vụ thông qua email, để chắc chắn rằng nội dung truyền đạt không sai sót.

Giao việc đúng người

Nhà quản lý cần đảm bảo rằng người được giao việc có đủ 3 yếu tố: khả năng (có đủ kiến thức và kỹ năng để giải quyết công việc này không), uy tín (có mang lại chất lượng công việc ổn định và tuân thủ thời hạn không) và động lực hoàn thành nhiệm vụ (có sự nỗ lực cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất không).

Giao việc hiệu quả sẽ giúp nhà quản lý giảm tải.

Luôn đặt ra thời hạn hoàn thành

Nhà quản lý không nên giao việc mà không đặt giới hạn về thời gian. Nếu công việc không gấp, họ cần nói rõ với nhân viên, nhưng vẫn phải xác định các mốc thời gian khi thực hiện, thời hạn hoàn tất.

Bên cạnh đó, nhà quản lý cần theo dõi tiến độ của việc đã giao. Điều này khiến cho nhân viên cảm thấy được quan tâm và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn.

Đặt kỳ vọng rõ ràng về công việc

Để công việc được thực hiện đúng như ý muốn, nhà quản lý cần truyền đạt rõ ràng những kết quả mong muốn nhận được, như kết quả công việc cần đáp ứng những tiêu chí gì, hay định nghĩa thành công. Chủ doanh nghiệp cần thảo luận với nhân viên về những kỳ vọng, cũng như những kết quả mà họ dự kiến sẽ đạt được. Nhiệm vụ càng phức tạp, nhà quản lý càng phải thảo luận nhiều hơn với nhân viên để đảm bảo công việc đi đúng hướng.