Khi tôi rời trường học hồi tuổi còn đôi mươi, việc phải ráng thực hiện nhiệm vụ hàng ngày và thực hiện các cuộc gặp gỡ khiến tôi rất chán nản. Tôi cố gắng mọi thứ mình có thể nghĩ ra được để tổ chức công việc tốt hơn; tôi chạy đi mua sổ ghi chép, viết ghi chú trên điện thoại, tạo nhắc việc trên màn hình máy tính, và tất nhiên là cả việc tạo danh sách việc cần làm để chắc chắn rằng mình có thể hoàn thành mọi thứ.

Và khi tôi cố gắng sắp xếp những việc cần làm trên danh sách để nó là bước đi đầu tiên giúp tôi có thể thấy rõ những việc mình cần làm, thì chính những danh sách và ghi chú này nhanh chóng lại trở thành sự mệt mỏi và bực bội.

Ảnh minh hoạ. Nguồn: Bich Tran/Pexels.

Danh sách việc cần làm của tôi dài ra nhanh hơn so với khả năng hoàn thành công việc. Khi tôi ráng thực hiện những việc dễ dàng trước thì tôi lại thấy hóa ra chúng nhàm chán và tốn thời gian hơn tôi tưởng. Rồi tôi bị chìm nghỉm trong đó, và tôi còn chẳng có nổi thời gian hay năng lượng để ghi chú rằng có cả một “thảm họa gây khủng hoảng” trong danh sách này, chứ nói gì tới việc hoàn thành nữa.

Và không chỉ mỗi mình tôi gặp rắc rối này, mọi người ở mọi lứa tuổi đều phải vật lộn với việc quản lý hiệu quả thời gian và nhiệm vụ, đơn giản vì chẳng có ai dạy chúng ta những kỹ năng này cả.

Trường học có nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng lịch trình và chọn lựa ưu tiên, nhưng lại dạy rất ít về việc sinh viên nên viết và tạo danh sách nhiệm vụ như thế nào cho hiêu quả.

Tệ hơn, trường còn chẳng dạy sinh viên cách quản lý thời gian để tránh việc ứ đọng nhiệm vụ.Còn những người trưởng thành, lại thiếu những kỹ năng cơ bản này, hình thành nên những thói quen xấu trong tổ chức công việc và tiếp tục mắc lỗi, ảnh hưởng nghiêm trọng tới khả năng hoàn thành công việc của mình.

Mặc dù việc lập danh sách việc cần làm khiến nhiều người có cảm giác tiêu cực nhưng việc đó đồng thời cũng lại là một cách tốt để tổ chức công việc hiệu quả và hữu ích. Nó là một cách hỗ trợ bên ngoài giúp bạn nhớ được những điều cần nhớ, nó sẽ giúp bạn xây dựng khung cơ bản cho một ngày của mình và giảm thiểu những thứ hỗn loạn trong ngày đó.

Hơn nữa, một danh sách việc cần làm hiệu quả giúp bạn phát triển tốt hơn kỹ năng quản lý thời gian, đảm bảo bạn sẽ hoàn thành đúng hạn mọi nhiệm vụ bằng việc ưu tiên công việc cần thiết hơn và xử lý chúng.

Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và lược bỏ bớt được những rắc rối nhỏ ngoài ý muốn, giảm căng thẳng và giảm thiểu những cảm giác xấu như cảm giác tội lỗi hay mệt mỏi. Trên hết, những danh sách việc cần làm hợp lý sẽ giúp bạn tập trung năng lượng để đạt được hiệu quả tối ưu. Và bạn hẳn đã biết tất cả những điều này rồi.

Mỗi khi bạn lập ra danh sách việc cần làm (nếu bạn có làm), bạn sẽ tự hỏi không biết chúng có thực sự hiệu quả hay không. Vậy rốt cục thì không phải thực ra bạn chỉ cần làm một vài việc thôi sao? Song bỗng nhiên vài việc khác xảy đến, rồi bạn không hoàn thành những việc trong danh sách việc cần làm đó, và bạn bỗng trở nên cay nghiệt, thất vọng, căng thẳng hoặc tự động từ bỏ. Thế là danh sách việc cần làm bị biến thành vô dụng.

Mặc dù nhìn bề ngoài, danh sách việc cần làm trông rất đơn giản, nhưng khoa học về nó lại có thể khá phức tạp. Việc đánh giá thấp sự phức tạp trong việc thiết lập một danh sách việc cần làm hiệu quả có thể khiến danh sách đó trở nên vô dụng.

Thực tế là, các nghiên cứu chỉ ra rằng trung bình có tới 41% các mục tiêu trong danh sách việc cần làm sẽ bị bỏ lại. Bằng cách nghiên cứu về những sai sót trong quá trình chúng ta lập bảng danh sách, chúng ta có thể phòng ngừa việc viết ra những bảng danh sách thiếu hiệu quả trong tương lai.