Trợ lý là cánh tay đắc lực cho các giám đốc và quản lý cấp cao. Ảnh minh họa: V.H.

Lỗi phổ biến nhất khi mới gia nhập một công ty là thiếu kiên nhẫn. Bất kỳ công ty nào phát triển tới thời điểm hiện tại đều có tốc độ vận hành và văn hóa của riêng mình. Chúng ta cần xem xét các bộ phận kinh doanh khác nhau để đánh giá tình hình, xem liệu bạn hành động ngay bây giờ có chính xác hay không? Liệu có thiên thời, địa lợi, nhân hòa hay không?

Đôi khi không làm gì lại tốt hơn là hành động một cách thiếu suy nghĩ. Ngay cả khi kinh nghiệm cá nhân có phong phú hơn, khi đối mặt với môi trường mới, ta cũng không thể có thái độ hoàn toàn khách quan. Càng nghe được nhiều lời xác nhận và tán thành khi đưa ra sách lược càng cần phải cảnh giác hơn.

Peter Drucker, chuyên gia hàng đầu thế giới về tư vấn quản trị từng nói: “Trừ khi có những ý kiến khác nhau, nếu không thì không thể đưa ra quyết sách”. Nếu các nhà quản lý bao gồm cả các ông chủ cần phát triển các chiến lược hướng tới mục tiêu, họ hãy lắng nghe ý kiến từ mọi khía cạnh, đặc biệt khiêm tốn lắng nghe ý kiến phản đối.

Chúng ta phải xây dựng nên một văn hóa giao tiếp chân thành, cởi mở và can đảm để đối mặt với ý kiến phản bác. Cụ thể, trước tiên chúng ta phải thiết lập một kênh giao tiếp có thể tin tưởng, không có rủi ro. Tiếp theo là xây dựng tư duy với nền tảng văn hóa khác nhau và những hiểu biết độc đáo về chiến lược, đồng thời duy trì các tương tác định kỳ.

Cuối cùng, hãy kết giao một cách riêng tư với một vài người thích tranh cãi, tranh luận mọi thứ theo kiểu một mất một còn với bạn. Chúng ta phải đặc biệt trân trọng những đồng nghiệp có suy nghĩ độc lập, trực tiếp thể hiện ý kiến của bản thân. Ý kiến của họ về các chiến lược và công việc quan trọng sẽ mang lại cho chúng ta cơ hội để suy nghĩ kỹ càng và điều chỉnh.

Ed Ctmull, chủ tịch của Pixar và Disney Animation Studios, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng một hệ thống tư duy. Ông đã viết trong một bài báo rằng về lâu dài, mỗi cá nhân sẽ được hưởng lợi từ những ý kiến phản đối trong cuộc họp.

“Lắng nghe đồng nghiệp trình bày những câu hỏi về bộ phim, chúng tôi vẫn có thời gian để sửa đổi, bù đắp thiếu sót. Nhưng nếu những lời chỉ trích đến từ khán giả, có muốn sửa đổi thì cũng đã không kịp nữa rồi,” ông viết.

Tầng lớp quản lý tại công ty đặc biệt là quản lý cấp cao thườngrất bận rộn. Từng có một giám đốc điều hành đã nói với tôi, anh ta không thể có một giờ đồng hồ yên tĩnh. Thời gian của giám đốc điều hành cấp cao và cấp trung không thuộc về cá nhân anh ta.

Người ta thường thấy rằng nhiều giám đốc điều hành không thể phân thân vào thời điểm quan trọng khi gia đình cần đến anh ta. Câu chuyện đằng sau khung cảnh diễm lệ đáng ghen tị thường là một sự trả giá thầm lặng. Theo tôi, ngay cả giám đốc điều hành cũng đừng biến mình thành một cỗ máy làm việc.

Tốt nhất bạn nên để trống cho mình một khoảng thời gian trong ngày, khoảng một giờ đồng hồ. Bạn có thể yên lặng nghe nhạc, đến phòng tập thể dục hoặc trò chuyện với người yêu, thăm hỏi cha mẹ, làm những việc bạn thích làm. Duy trì sức mạnh thể chất, năng lượng dồi dào, đầu óc có tính sáng tạo rất quan trọng đối với các nhà quản lý.

Những lần gặp gỡ, tiếp khách có thể bớt được thì bớt đi. Tốt hơn là về nhà và ngủ một giấc thật ngon lành. Các bạn cần làm việc thật tốt, đồng thời cần biết giữ gìn sức lực. Hãy nói với mọi người rằng bạn cũng cần sự giúp đỡ của ông chủ, đội nhóm, bạn bè, gia đình và một trợ lý hiệu quả.

Các trợ lý giám đốc điều hành cấp trung và cấp cao xuất sắc (bao gồm cả giới thương nhân và giới chính trị) là những anh hùng. Những gì chúng ta cần làm là lựa chọn một trợ lý đắc lực và biến họ trở thành người quản lý thời gian cho bạn.