Phải cất cao giọng trong cuộc họp để mọi người có thể lắng nghe, có nghĩa là buổi họp đang quá đông.

Khi làm việc nhóm, bạn sẽ khó đạt hiệu suất cao nếu quy mô nhóm quá lớn. Mặc dù không có một định lượng hoàn hảo, Jeff Bezos, người sáng lập ra Amazon cho rằng số thành viên trong nhóm chỉ nên ăn vừa đủ hai chiếc pizza.

Tùy vào sức ăn, hai chiếc pizza sẽ là vừa đủ cho khoảng từ 3 đến 12 người và con số này khớp với lý luận của nhà nghiên cứu quá cố J. Richard Hackman vốn được trích dẫn nhiều nhất trong lĩnh vực này. Khi còn giảng dạy tại đại học Harvard, ông kết luận rằng kích cỡ tối ưu của một nhóm là từ 6 đến 10 người. Nếu vượt quá, các vấn đề về hiệu suất có thể nảy sinh nhanh chóng. Một nghiên cứu khác về quy mô nhóm của các giáo sư Caroline Aubé, Vincent Rousseau và Sébastien Tremblay cũng cho thấy nhóm nhỏ thường đạt hiệu quả cao hơn.

Làm việc nhóm là một nghệ thuật. Ảnh: Zoom Recruiment Services.

Hầu hết những ai có kinh nghiệm làm việc nhóm đều cho rằng làm việc với ít người thường dễ dàng hơn. Lợi thế của nhóm nhỏ bao gồm:

-Chia sẻ thông tin nhanh chóng hơn.

-Dễ dàng thảo luận hơn.

-Các thành viên trong nhóm hiểu rõ nhau hơn.

-Dễ đưa ra quyết định hơn.

-Hạn chế mâu thuẫn và bất đồng.

-Thời gian họp ngắn gọn và đúng trọng tâm hơn.

-Nhóm trưởng dễ dàng làm việc với từng người hơn.

-Giảm thiểu khả năng chia rẽ nội bộ.

-Dễ dàng quan sát các thành viên hơn.

Tất cả những lợi thế trên đều góp phần tích cực cải thiện hiệu suất và hiệu quả làm việc nhóm. Đó là lý do bạn luôn phải cẩn trọng khi lập hoặc dẫn dắt đội nhóm để tối ưu số lượng thành viên tham gia.

Thực hành

Thấu hiểu nhu cầu của nhóm

Khi bạn là thành viên hay lãnh đạo một nhóm rất lớn - khoảng từ 15 đến 20 người - đừng làm việc theo cùng một cách với nhóm nhỏ hơn. Mọi thứ đều sẽ khác, chẳng hạn như đôi khi bạn còn chẳng thể tập hợp mọi người lại để họp giải quyết vấn đề. Và mỗi lần trao đổi trực tiếp với nhóm bạn sẽ có cảm tưởng như mình đang họp với toàn thể công ty.

Trong các tình huống như vậy, bạn cần tập trung xác định những vấn đề phát sinh từ quy mô nhóm. Chúng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc của tập thể và cả bạn. Những vấn đề thường gặp bao gồm:

• Tốn thêm thời gian để chia sẻ, thu thập thông tin từ mọi người.

Giảm tần suất gặp mặt riêng từng người để cập nhật tiến độ.

• Khó khăn trong việc hiểu rõ tất cả đồng nghiệp.

• Khó nhớ rõ vai trò và trách nhiệm của mỗi người.

• Chậm trễ trong quá trình thống nhất quyết định và

triển khai.

• Xung đột, căng thẳng và bất đồng giữa các thành viên.

• Phải họp lâu hơn nếu muốn lắng nghe ý kiến của tất cả mọi người.

Chia nhỏ nhóm lớn

Tương tự cách chia nhỏ đầu việc lớn ở bí quyết số 29, nếu phải quản lý một nhóm đông thành viên, hãy chia nó ra thành nhiều nhóm nhỏ hơn gồm 6-10 người. Các thành viên có thể nhận những đầu việc cụ thể, hợp thành từng nhóm nhỏ với quy mô tối ưu và chọn ra nhóm trưởng để đại diện trao đổi với bạn. Hy vọng quy tắc này sẽ giúp các nhóm nhỏ tránh khỏi những vấn đề thường gặp ở những nhóm lớn.