"Phím sa gà chết”

(Zing) - Một ngày, sau khi ấn nút “Send”, bạn hét toáng lên vì đã mắc một lỗi khó tha thứ trong email vừa gửi đi. Không muốn việc đó xảy ra ư? Cẩn thận check lại những lỗi này nhé.

Đôi khi một cú nhấp chuột sẽ khiến sự nghiệp của bạn "tiêu tùng"

Tiêu đề không rõ ràng

Tiêu đề (hay Subject) không chỉ để báo cho người nhận là họ có email mới, mà còn cho họ khái niệm về nội dung email, và sao họ phải đọc nó. Tưởng tượng một vị lãnh đạo hàng ngày nhận hàng trăm email, vì thế đương nhiên họ sẽ ưu tiên những việc quan trọng trước, và rõ ràng việc quan trọng sẽ hiện lên trong tiêu đề email. Vì vậy bạn nên viết ngắn gọn trong phạm vi tối đa 10 chữ để nói rằng email của bạn là về công việc gì. Nếu cần người nhận trả lời sớm, hãy thêm chữ “Khẩn” hoặc “Urgent” vào trước tiêu đề thư.

Không có chữ ký

Người ta đánh giá rằng một chữ ký không đúng tiêu chuẩn cũng tương đương một cái bắt tay lỏng lẻo. Hay nói chính xác hơn, đây là sự không chuyên nghiệp. Một chữ ký dưới nội dung email ít nhất phải bao gồm địa chỉ email của bạn (dù người ta có thể thấy rõ rằng bạn gửi thư đi từ địa chỉ đó), địa chỉ cơ quan và số điện thoại. Đây là những thông tin cơ bản để đối tác có thể liên hệ lại với bạn, đặc biệt là khi email của bạn được chuyển tiếp (forward) sang cho nhiều người khác.

"Họp lúc 3h @ tầng 2"

Nhiều người có thói quen giữ văn nói hoặc ngôn ngữ xì tin trong email. Nhưng đối với nhiều người khác, cách bạn viết thể hiện chính năng lực làm việc của bạn, vì thế đừng vì tiết kiệm 1, 2 phút mà viết tắt hoặc dùng ký tự (nếu viết cho cô bạn thân trong phòng thì có thể có ngoại lệ). Câu nên đầy đủ ngữ pháp và đúng chính tả. Trước khi gửi nhớ đọc lại một lần.

Tràng giang đại hải

Trừ khi giám đốc yêu cầu bạn viết một bài cảm tưởng về thời gian làm việc vừa qua tại công ty, nếu không hãy soạn email càng ngắn gọn càng tốt. Người đọc sẽ không có nhiều thời gian “nhặt” các ý của bạn trong một email dài 4 trang đâu. Cần thiết hãy gạch đầu dòng hoặc in đậm những chỗ quan trọng. Và nên nhớ, ngắn gọn nhưng phải đủ ý, chứ bạn chỉ liệt kê một số ý tưởng mà không giải thích tại sao thì lại mất công viết 1 mail khác trả lời cho câu hỏi của sếp đấy.

Bật phím Capslock

Một số người lại cứ thích đánh chữ in hoa. Có thể họ không nhận thấy có một “luật bất thành văn” trên mạng rằng đó là thể hiện sự la lối, tức giận. Vì thế làm ơn kiểm tra phím Capslock trước khi gõ nhé.

Hài hước không đúng chỗ

Nên nhớ rằng trên giấy hoặc trong văn bản, người ta không đọc được nét mặt hay giọng điệu của bạn, vì thế đôi khi một câu bông đùa lại bị hiểu thành xúc phạm hay cợt nhả. Nếu không phải là người biết sử dụng “ngòi bút” một cách tinh tế, đừng cố thể hiện sự hóm hỉnh của mình.

Tệp đính kèm thuộc loại “bom tấn”

Bạn từng khó chịu vì cứ phải xóa bớt email do nhận được quá nhiều thư nặng, trong khi dung lượng hòm thư có hạn? Vậy hãy bớt phiền toái cho người khác bằng cách gửi những tệp nhẹ, nếu có nhiều văn bản thì “đóng gói” chúng lại chứ đừng attach 10 tệp rời rạc trong một  mail. Với những tài liệu quá nặng (trên 1MB), bạn có thể dùng một trang khác để up dữ liệu lên và gửi link cho người nhận. Cố gắng tránh lỗi khó chịu nhất trong email này nhé.

Gửi nhầm thư

Trước khi gửi, luôn kiểm tra kỹ lại danh sách người nhận. Một số chương trình như Outlook, hoặc nhiều webmail có chế độ tự động tìm những người có tên tương tự, vì thế cần xem lại xem anh Hùng mà mình muốn gửi có đúng là anh Hùng không, hay lại là anh Hưng nào đó. Trường hợp nói gì có tính chất nội bộ mà lại nhầm sang đối tác thì có lẽ bạn sẽ phải sớm thu dọn đồ chuyển công tác thôi.

Nội dung có tính chất riêng tư

Cần tâm niệm rằng khi dùng hòm thư của công ty, thì toàn bộ email bạn gửi đi phải có tính chất công việc. Đừng dùng nó để nhắc anh người yêu đi ăn trưa, chúc mừng sinh nhật bạn bè (trừ khi người đó làm cùng với bạn), hoặc tệ hơn là gửi tài liệu công ty ra ngoài. Dù đây là hòm thư riêng, nhưng công ty có quyền kiểm tra nội dung bạn gửi. Nên hỏi kỹ chính sách về bảo mật thông tin cả nhân ở công ty bạn, và dặn bạn bè gửi mail vào hòm thư riêng chứ đừng vào địa chỉ công ty.

Điều chỉ hai người biết với nhau

Bạn đã bao giờ hao công tổn sức để soạn email dài giải thích cho người nhận để tránh hiểu nhầm chưa? Hay đã bao giờ bạn sợ rằng email mình sắp gửi đi sẽ được forward sang những người không nên đọc nó không? Thật sự email là công cụ liên lạc nhanh và tiện ích, chính vì thế nó cũng có mặt trái rất kinh khủng. Chỉ một cú nhắp chuột là toàn bộ những gì bạn chỉ muốn “tâm sự” cho một người sẽ được chuyển cho 100 người khác. Vì thế nếu muốn nói chuyện riêng, hãy gặp riêng hoặc gọi điện trực tiếp cho người bạn muốn nói.

Thanh Hiền

(Theo All Business)