Những lưu ý khi làm việc với đối tác nước ngoài

Dưới đây là một số lưu ý cho doanh nghiệp Việt khi làm việc với đối tác nước ngoài.

Khác biệt ngôn ngữ

Rào cản ngôn ngữ luôn là vấn đề cần lưu tâm khi làm việc trong môi trường quốc tế. Nếu hai bên sử dụng ngôn ngữ khác nhau và cần nhờ đến phiên dịch viên, khả năng xảy ra hiểu nhầm là rất lớn. Không hiểu bối cảnh văn hóa, hàm ý trong ngôn từ cũng có thể dẫn đến mâu thuẫn.

Hướng giải quyết trong tình huống này là nói chậm, rõ ràng; ưu tiên sử dụng những từ ngữ đơn giản, thông dụng để diễn đạt vấn đề muốn trình bày.

Cách giao tiếp

Trưởng thành trong những nền văn hóa khác nhau sẽ có được cách hành xử khác nhau. Việc đơn giản nhất là chào hỏi cũng có rất nhiều “phiên bản”.

Làm việc với đối tác Nhật Bản nên cúi chào thay vì bắt tay. Nhận danh thiếp bằng hai tay là điều nên làm đối với khách hàng người Nhật Bản, Trung Quốc. Trong khi đó, chỉ nên nhận danh thiếp bằng tay phải khi đối tác ở các nước Ả Rập.

Tìm hiểu kỹ văn hóa địa phương của đối tác giúp hai bên làm việc thuận lợi.   Ảnh: Anisyahsurya (Blogspot).

Để tạo cảm giác thoải mái, tôn trọng cho đối tác nước ngoài, doanh nghiệp Việt nên tìm hiểu kỹ văn hóa địa phương của đối tác. Điều này không chỉ giúp hai bên tin tưởng, đồng hành cùng nhau mà còn thúc đẩy công việc tiến triển thuận lợi.

Nhập gia tùy tục

Một số quốc gia có những quy định nghiêm ngặt về ăn mặc. Ví dụ như phụ nữ theo đạo Islam không được mặc áo cộc tay, cổ trễ hay váy ngắn. Khi vừa bắt đầu làm việc với đối tác, bạn có thể chọn trang phục công sở lịch sự, tông màu trung tính như đen, xám, trắng… Sau đó, quan sát đối tác để có lựa chọn quần áo phù hợp.

Một lưu ý khác là khi đi họp, cách thể hiện của mỗi người rất quan trọng, thể hiện nhiều tầng ý nghĩa bên trong. Với người Nhật, chỉ có nhân sự cấp cao nhất nói chuyện trong khi những người khác giữ im lặng. Còn đối tác Trung Quốc uống bia rượu khá nhiều trong các bữa ăn công việc.

Giữ liên lạc

Khi làm việc với đối tác nước ngoài, cách biệt địa lý, chênh lệch múi giờ là điều không thể tránh khỏi. Để đảm bảo hiệu quả công việc và sức khỏe cho cả hai bên, cần chọn thời điểm trao đổi, họp online hợp lý.

Ngoài ra, do hình thức liên lạc chủ yếu giữa các bên là qua Internet nên cần đảm bảo đường truyền ổn định, không bị gián đoạn. Nếu có việc quan trọng nhưng đối tác không online, doanh nhân Việt cần có phương án dự phòng. Trong đó, chủ động giữ liên lạc bằng điện thoại là rất quan trọng.

Giữ liên lạc với khách hàng nước ngoài qua điện thoại di động là điều quan trọng.