Để doanh nghiệp vận hành đúng cách trên Zalo

Trong khuôn khổ sự kiện "InnoEx: The Innovation Insiders #3", diễn ra ngày 22/4 tại TP HCM, hơn 500 nhà lãnh đạo cùng chuyên gia đã tham dự và thảo luận về cách doanh nghiệp vận hành hiệu quả, bền vững, trong bối cảnh “áp lực kép” từ chi phí vận hành leo thang và biến động kinh tế toàn cầu.

Đại diện Trung tâm giải pháp cho doanh nghiệp trên Zalo - Zalo Business Solutions (ZBS) - đã chia sẻ về ShadowIT - một thực trạng đang tồn tại trong rất nhiều quy trình vận hành của doanh nghiệp Việt. “Rất nhiều doanh nghiệp chưa vận dụng đúng cách kênh tương tác hàng đầu Việt Nam vào quy trình vận hành chuyên nghiệp", vị đại diện này cho hay.

Từ hành vi số đông tới chuẩn hóa vận hành

Tại Việt Nam, Zalo đang là công cụ tương tác phổ biến của hơn 80 triệu người dùng. Theo báo cáo của Q&Me, 92% người dùng xác nhận sử dụng ứng dụng cho mục đích công việc, và có đến 51% người dùng độ tuổi 30-49 chia sẻ “không thể sống thiếu” Zalo.

Tuy nhiên, vai trò của Zalo trong luồng vận hành nội bộ vẫn đang bị bỏ ngỏ, khi chưa nhiều đơn vị thực sự tận dụng được lợi thế của nền tảng để tích hợp vào quy trình quản trị.

Việc thiếu đi sự hợp thức hóa trong quản lý đã khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào hiện tượng "Shadow IT" (tạm dịch: công nghệ thông tin trong bóng tối). Đây là tình trạng nhân viên hoặc các phòng ban tự ý sử dụng phần mềm, ứng dụng bên ngoài cho công việc mà không thông qua sự phê duyệt hay quản lý của bộ phận CNTT chính thức.

Lý do chính dẫn đến tình trạng này là 91% đội ngũ nhân sự ưu tiên hiệu quả vận hành kinh doanh hơn là các yếu tố về quy trình tuân thủ bảo mật. Tuy nhiên, Shadow IT có thể gây ra sự lãng phí tài chính, rủi ro về bảo mật, an ninh mạng, đồng thời, doanh nghiệp phải đối mặt nguy cơ thất thoát dữ liệu mỗi khi có sự nhiễu động về nhân sự.

Trong khi các CIO vẫn nỗ lực tối ưu hệ thống nội bộ để "vượt mặt" công cụ Shadow IT và đáp ứng kỳ vọng của nhân sự, có đến 77% nhân sự chuyên môn cho rằng doanh nghiệp sẽ vận hành hiệu quả hơn nếu "đón nhận" các ứng dụng này như một phần tất yếu của hệ thống.

Tại sự kiện, đại diện ZBS đề xuất một giải pháp: Tận dụng những công cụ đã gắn liền với hành vi nhân sự, đồng thời ứng dụng tư duy “orchestration framework” (Khung điều phối vận hành) để chuẩn hóa quy trình tích hợp và đồng bộ các công cụ này. Cách tiếp cận này không chỉ đảm bảo tính tuân thủ, bảo mật mà còn mang lại hiệu suất vận hành tối ưu cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.

Bà Trang Nguyễn - Trưởng phòng Marketing của ZBS - đề xuất giải pháp tại sự kiện.

Bà Trang Nguyễn - Trưởng phòng Marketing của ZBS - nhận định: “Đây chính là chiến thuật 'Access what others do better' (tạm dịch: Tận dụng những gì người khác làm tốt hơn) - một mảnh ghép quan trọng trong công thức thành công mà bà Trương Lý Hoàng Phi – Chủ tịch InnoEx & IBP - đã chia sẻ tại phiên khai mạc sự kiện".

Tham gia với vai trò Đối tác Bạc tại diễn đàn “The Innovation Insiders #3: Đổi mới cách doanh nghiệp thực sự vận hành”, Zalo Business Solutions (ZBS) đã trực tiếp giải đáp câu hỏi: Làm sao để ứng dụng Zalo vào vận hành doanh nghiệp một cách đúng cách, hiệu quả và an toàn?

Thay đổi góc nhìn, thay đổi cuộc chơi

Từ lâu, hệ sinh thái giải pháp Zalo Business Solutions (ZBS) đã khẳng định vị thế trong lĩnh vực “hội thoại doanh nghiệp”, thông qua việc cung cấp các công cụ tương tác đa tầng. Từ hệ thống tài khoản Zalo OA xác thực chính danh đến loạt tiện ích tư vấn 1:1, quản lý nhóm khách hàng qua GMF, hay các chiến dịch tin nhắn Broadcast diện rộng và ZBS Template được cá nhân hóa chuyên nghiệp cho từng định danh người dùng.

Theo bà Trang Nguyễn, chỉ cần dịch chuyển tư duy để xem “nhân sự nội bộ” như một tệp khách hàng đặc thù cần được chăm sóc, các nhà lãnh đạo sẽ khai thác được sức mạnh tương đương của bộ công cụ này trong việc tối ưu hóa bài toán vận hành.

Ứng dụng Zalo vào quy trình vận hành hứa hẹn mang lại hiệu quả kinh doanh tốt hơn cho doanh nghiệp.

Đặc biệt, việc đưa Zalo vào luồng vận hành chính thức không đòi hỏi sự thay đổi phức tạp về hạ tầng CNTT hay quy trình đào tạo rắc rối. Doanh nghiệp có thể linh hoạt triển khai theo lộ trình hai cấp độ để đạt hiệu quả tối ưu:

Ở cấp độ 1 - vận hành cơ bản, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự vận hành và khai thác triệt để các tính năng sẵn có trên OA Manager (OAM) để giải quyết những quy trình quy mô nhỏ của một số phòng ban. Mỗi phòng ban có thể thiết lập OA xác thực riêng dưới sự quản lý của trưởng bộ phận, sử dụng nhóm chat GMF cho các đội nhóm trao đổi thường nhật và tin nhắn Broadcast để gửi đồng loạt thông tin quan trọng đến toàn bộ đội ngũ.

Ở cấp độ 2 - tự động hóa nâng cao, doanh nghiệp tiến tới tích hợp sâu Zalo OA với hệ thống nội bộ thông qua OpenAPI. Cấp độ này cho phép tự động hóa hoàn toàn việc gửi tin nhắn hàng loạt, chính xác đến từng cá nhân, giúp tối ưu hóa hiệu suất vận hành và đảm bảo tính kịp thời, chuyên nghiệp của thông tin trong toàn tổ chức.

Nhờ khả năng tích hợp, tùy biến linh hoạt, ZBS đáp ứng trọn vẹn mọi kịch bản vận hành, từ truyền thông nội bộ (sự kiện, chia sẻ từ lãnh đạo), nhân sự tuyển dụng (thông báo kết quả, onboarding), đến quản lý mạng lưới chi nhánh (đối soát, thanh toán) và thậm chí là hỗ trợ bộ phận IT trong việc tự động hóa cảnh báo hệ thống 24/7.

Số hóa để trao quyền: Bước chuẩn bị cho "cuộc chơi" kế tiếp

Số hóa không phải để kiểm soát, mà để trao quyền - thông điệp khép lại diễn đàn từ phía Zalo Business Solutions - đã tạo ra sự đồng cảm mạnh mẽ với hơn 500 nhà lãnh đạo và chuyên gia tham dự.

Khi doanh nghiệp tận dụng được sự thuận tiện và quen thuộc của Zalo nhưng vận hành trên một nền tảng giải pháp chính quy, nhân viên sẽ có trải nghiệm làm việc tốt hơn, dữ liệu được bảo vệ và năng suất lao động được giải phóng. Với mạng lưới hơn 50 đối tác công nghệ đang hợp tác triển khai, ZBS đang hiện thực hóa cam kết giúp doanh nghiệp Việt nâng cao hiệu quả vận hành và mở rộng cơ hội tăng trưởng bền vững trong kỷ nguyên số.

The Innovation Insiders #3 đã kết thúc, nhưng những lời giải từ Zalo Business Solutions đã mở ra một hành trình mới cho các nhà lãnh đạo: Hành trình biến những tương tác hàng ngày thành "động cơ" thúc đẩy doanh nghiệp bứt phá.