Chatwork - hệ thống giao tiếp, điều hành công việc từ xa của Nhật

Khi làm việc từ xa qua phần mềm, yếu tố bảo mật dữ liệu, hệ thống giao việc hiệu quả luôn được doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu. Một yêu cầu khác cũng không kém phần bức thiết là làm thế nào quản lý cả trăm group công việc cùng lúc mà không bỏ sót.

Thời gian gần đây, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã sử dụng Chatwork - hệ thống chat bảo mật từ Nhật Bản, được hơn 300.000 doanh nghiệp tại nhiều quốc gia tin dùng. Đây là nền tảng công nghệ của công ty cùng tên, chuyên về hệ thống giao tiếp, hỗ trợ doanh nghiệp quản trị nội bộ, giao việc hiệu quả nhằm nâng cao năng suất.

Chatwork ra đời năm 2011 trong thời điểm các ứng dụng OTT đang thống lĩnh thị trường, và nhanh chóng trở thành giải pháp chat cho doanh nghiệp được ưa chuộng.

Ngoài yếu tố bảo mật theo tiêu chuẩn ngân hàng ISO 27018 tại Nhật, Chatwork còn nâng cao vai trò của các CEO trong quản lý, điều phối thông tin toàn công ty, thay vì chỉ tham gia như một thành viên nhóm chat theo cách cũ.

Cụ thể, CEO chỉ mất 30 giây để giao việc cho các quản lý chức năng, trích xuất tài liệu cũ trong nhiều năm, thậm chí cả đoạn chat về cùng vấn đề. Nếu thay đổi nhân sự, người mới chỉ mất tối đa 2 giờ để gia nhập, nắm bắt dòng chảy công việc, thay vì phải làm quen, nắm bắt mọi thứ như cách vận hành cũ.

Anh Nguyễn Văn Thức - Chủ tịch HĐTV Công ty TNHH Đại lý Thuế BCTC.

Chatwork không chỉ nâng cao tính tương tác hệ thống, thúc đẩy doanh nghiệp áp dụng phương cách liên lạc nhanh gọn và tức thời, quản lý truyền thông nội bộ; mà còn gửi tin nhắn, chia sẻ tập tin xuyên biên giới ở mọi định dạng, và cả khi người nhận ở trạng thái ngoại mạng. Công cụ này có thể thực hiện gọi video nhóm tối đa 14 thành viên và gọi thoại tối đa 100 thành viên.

Anh Nguyễn Văn Thức - Chủ tịch HĐTV Công ty TNHH Đại lý Thuế BCTC, đồng thời là nhà sáng lập "Cộng đồng kế toán Việt nam" với gần 300.000 thành viên - chia sẻ: “Đặc điểm của những công ty dịch vụ tư vấn kế toán như chúng tôi thường phải xử lý khối lượng e-mail khổng lồ. Ngoài ra, tương tác nội bộ và khách hàng khiến chúng tôi thường xuyên rơi vào trạng thái quá tải về xử lý thông tin".

Anh Thức cho biết việc sử dụng Chatwork cũng như áp dụng văn hoá làm việc ho-ren-so của doanh nghiệp Nhật Bản giúp công ty anh hệ thống hoá được thông tin hàng ngày. "Các tính năng của Chatwork như Video Conference giúp chúng tôi thường xuyên họp online với khách hàng trôi chảy. Lưu trữ dữ liệu cũng được bảo mật với dung lượng lớn, tránh thất thoát bí mật kinh doanh" - anh đánh giá.

Còn ông Nguyễn Hải Tâm - Tổng giám đốc kiêm người sáng lập cộng đồng Webketoan - cho biết: “Xử lý e-mail nội bộ là một trong những vấn đề công ty tôi đang gặp khó khăn, việc bỏ lỡ email diễn ra rất thường xuyên. Sau khi sử dụng Chatwork, khối lượng emai giảm hơn 40%, thời gian họp cũng giảm 1/3 so với trước đây, giúp tôi có nhiều thời gian cho các công việc khác".

Ông Nguyễn Hải Tâm hài lòng khi sử dụng Chatwork.

Ông Yutaka Horie - đại diện của Chatwork Việt Nam - cho biết điều công ty quan tâm nhất là làm sao để doanh nghiệp Việt ứng dụng Chatwork vào công việc hàng ngày, nhằm tối ưu năng suất nội bộ.

"Một khảo sát của chúng tôi cho thấy các doanh nghiệp sẽ không gặp nhiều vấn đề khi quản lý 10-20 nhóm chat cả nội bộ lẫn với khách hàng. Tuy nhiên, khi số lượng nhóm chat vượt quá 30, họ sẽ mất khả năng kiểm soát và việc bảo mật thông tin trở nên rủi ro hơn, cũng như việc bỏ lỡ các thông tin quan trọng sẽ xảy ra thường xuyên. Với việc sắp xếp các nhóm làm việc hợp lý, Chatwork có thể gia tăng quyền lực kiểm soát cho các CEO" - ông Yutaka Horie nói thêm.

Ông Yutaka Horie (ngoài cùng bên phải) cùng ban lãnh đạo Chatwork Japan trong chuyến thăm thị trường Việt Nam.

Bên cạnh cung cấp dịch vụ, kỹ thuật cũng như bảo trì, Chatwork Vietnam còn hỗ trợ doanh nghiệp Việt kết nối giao thương với doanh nghiệp Nhật thông qua chương trình “Business Chatting Program". Từ năm 2019 đến nay, chương trình thu hút 1.263 doanh nghiệp tham gia và hơn 1.063 thương vụ thành công.