Có câu châm ngôn: "Nếu bạn muốn việc gì đó được thực hiện, hãy giao nó cho một người bận rộn". Về lý thuyết, tất cả chúng ta đều biết thời gian là nguồn tài nguyên có hạn, nhưng tôi không cảm nhận được điều đó một cách sâu sắc cho đến khi tôi bắt đầu phải sắp xếp để thực hiện các yêu cầu của ba đứa con cùng với rất nhiều công việc khác.

Vậy bí quyết để tôi chủ động trước các yêu cầu cấp bách là gì? Tách khỏi công việc mỗi tuần một lần, chủ động hơn và ít phải đối phó hơn trong công việc, tiếp cận công việc với cách nhìn tổng thể nhờ sắp xếp hợp lý các quy trình.

Trong cuốn Overwhelmed (tạm dịch: Quá tải), Brigid Schulte viết: “Những người Hy Lạp gọi những lúc rảnh rỗi là skole. Giống trường học, họ coi đó là lúc để học hỏi, trau dồi bản thân và nuôi dưỡng niềm đam mê. Đó không chỉ là lúc để vui chơi, giải trí và kết nối với người khác, mà còn để thiền định, suy tư”.

Từ chiều thứ sáu đến tối thứ bảy, tôi cùng gia đình thực hiện lễ Shabbat [là ngày nghỉ và ngày thứ bảy trong Do Thái giáo]. Trong thời gian này, chúng tôi ngắt kết nối hoàn toàn - không e-mail, không tivi, không điện thoại, không Internet. Chúng tôi tận hưởng thời gian tuyệt vời này bên nhau.

Ngoài thời gian dành cho tôn giáo thiêng liêng, chúng tôi đang sống trong thế giới với nhịp độ nhanh đến nỗi việc dứt ra và dành thời gian cho nhau là quan trọng.

Chúng tôi cùng thưởng thức những bữa ăn bên nhau, cùng đọc, cùng tản bộ trong thành phố, cùng ngủ trưa và cùng nhau đi chơi. Nghỉ ngơi giúp tôi tràn đầy năng lượng trở lại với công việc vào sáng thứ hai - hay đúng ra là vào tối thứ bảy, khi tôi quay trở lại!

Mỗi tuần, tôi còn dành ra một ngày yên tĩnh để kiểm tra lại - xem xét các mục tiêu nghề nghiệp lớn hơn, các đổi mới chiến lược và lên kế hoạch cho tuần tới. Ngắt kết nối với những phiền nhiễu hàng ngày cho phép tôi nghĩ đến bức tranh tổng thể và ít phải đối phó với các tình huống bất ngờ xảy ra trong tuần.

Ivanka Trump cùng chồng Jared Kushner và các con. Nguồn: canel.

Được biết, Bill Gates đã làm như vậy trong “tuần lễ suy ngẫm” của ông, mỗi năm hai lần ông sống tách biệt với gia đình, bạn bè và nhân viên, mỗi lần đến một địa điểm không được tiết lộ và mang theo tài liệu quan trọng để đọc trong vài ngày. Mỗi ngày hai lần, có một người phục vụ mang súp và bánh mì kẹp đến - cùng với rất nhiều nước ép cam - trong khi Gates có lẽ đang suy nghĩ về tương lai của Microsoft.

Vào ngày đầu năm mới, chúng tôi thường ở Florida, tôi ngồi một mình với máy tính và tai nghe, suy nghĩ về một danh sách dài những mục tiêu lớn cho mỗi ngành kinh doanh mà tôi giám sát. Tôi chia nhỏ mục tiêu theo công ty và đặt ra các mục tiêu tổng thể cần hoàn thành vào cuối năm - không phải những việc nhỏ mà bạn có thể dễ dàng gạch bỏ trong danh sách những việc cần làm.

Tôi còn lập danh sách những việc riêng cần làm của bản thân: thiền nhiều hơn, tập thể dục ít nhất ba lần một tuần, cuối cùng là bài tập chạm ngón chân!

Và tôi lên danh mục kết nối với mỗi đứa con của mình; tôi thực sự suy nghĩ để có được ý tưởng cho những khoảnh khắc đáng nhớ có thể tạo ra với từng đứa.

Ngay lúc này, tôi chơi ôtô cùng Joseph trên sàn nhà, trong 20 phút mỗi ngày. Arabella thích sách, bởi vậy tôi chú ý thu xếp cùng con đọc ít nhất hai lần mỗi ngày và dự kiến “ngày hẹn” đến thư viện. Với Theodore, tôi đảm bảo việc cho bé ăn 2-3 bình sữa mỗi ngày và ru bé ngủ vào ban đêm.

Tôi còn thảo danh sách chung cho gia đình, bao gồm những việc như Jared và tôi sẽ có những buổi hẹn hò (2 tuần 1 lần!). Tôi biết như vậy nghe có vẻ rất công thức, nhưng việc cam kết thực hiện mục tiêu gắn kết với mỗi thành viên trong gia đình, khi không có những việc quá thúc bách khác, cho phép tôi thực hiện được kế hoạch trong năm.

Khi có nhiều biến động, tôi không phải suy nghĩ nhiều mà vẫn muốn giữ những ưu tiên này ở hàng đầu trong tâm trí. Tôi thấy nếu xác định được những mục tiêu cụ thể cho gia đình, tôi sẽ chủ động sắp xếp được thời gian thực hiện đúng cam kết và tôn trọng những ưu tiên của mình.

Chi tiết hơn, khi xác định các hoạt động cho tuần tới, tôi tuân theo cách quản lý thời gian bốn phần của Stephen Covey trong nhiều năm nay.

Trong cuốn 7 thói quen để thành đạt, Covey cho rằng các hoạt động làm việc bao gồm bốn phần, trong đó Phần 1 là các vấn đề vừa quan trọng vừa cấp bách, Phần 2 quan trọng nhưng không cấp bách, Phần 3 cấp bách nhưng không quan trọng, và Phần 4 không cấp bách hay quan trọng.

Nhiều người trong chúng ta dành phần lớn thời gian cho Phần 1 với những vấn đề nóng nhất: giải quyết các khủng hoảng, đàm phán những vấn đề cấp thiết, xử lý những vấn đề nước sôi lửa bỏng và làm việc với thời hạn khít khao. Phần 1 là những vấn đề nhạy cảm và rõ ràng về thời gian. Chúng thúc ép chúng ta, chiếm nhiều thời gian, và đòi hỏi phải hành động nhanh chóng và quyết đoán.