Chiếc đĩa của bạn chỉ chứa được một lượng đồ ăn nhất định nếu cố chất đầy đĩa, đồ ăn sẽ rơi ra.

Ngày nay, việc đo lường khả năng sản xuất của một doanh nghiệp là không khó. Nhờ có công nghệ, chúng ta có thể dễ dàng đánh giá quy trình, hệ thống của các phòng ban, bộ phận để biết được hiệu suất tổng thể. Có thể dựa vào những tiêu chí như:

• Số lượng sản phẩm được làm ra mỗi ngày.

• Tốc độ xử lý lưu kho trên từng giờ.

• Số lượng báo cáo hoàn thành mỗi tuần.

• Thời gian cần thiết để tiến hành một buổi kiểm toán, thử nghiệm nào đó.

Biết năng lực của mình sẽ hiểu được cách tỏa sáng. Ảnh: Depositphotos.

Người làm việc hiệu quả cũng thường áp dụng cách tương tự để đo lường, giám sát hiệu suất làm việc cá nhân. Bạn cần biết rõ khả năng của mình đến đâu để lập kế hoạch và đưa ra các mục tiêu thực tế. Điều này rất khó vì chúng ta không thể ước tính sản lượng đầu ra của con người như máy móc.

Chúng ta cũng chẳng thể làm việc với tốc độ ổn định như dây chuyền sản xuất hay quy trình máy tính. Hiệu suất làm việc sẽ càng khó đo lường hơn nếu công việc của bạn gồm các hoạt động như tự đánh giá, suy nghĩ, phân tích, tư duy và đưa ra quyết định.

Ngoài ra, vì mỗi người đều khác nhau, ta cũng không thể ước định khả năng của mình bằng cách so sánh với người khác. Sự khác biệt về năng lực, kinh nghiệm, hay kỹ năng cho thấy thời gian, công sức mỗi người dành ra cho cùng một việc là không giống nhau.

Ngoài việc hiểu rõ giới hạn của bản thân, người làm việc hiệu quả cũng thường xuyên cố gắng nâng cao, phát triển khả năng của mình. Cũng giống như tập thể hình vậy, cứ mỗi tuần, bạn lại cố nâng tạ nặng hơn, hoặc tăng tần suất các bài tập luyện.

Thực hành

Biết rõ "chiếc đĩa" của mình lớn thế nào

Các bước sau sẽ giúp bạn xác định khả năng làm việc tối ưu của mình:

1. Tự hỏi bản thân có thể làm việc bao lâu một ngày, một tuần, hay một tháng để ước tính ngưỡng thời gian làm việc tối đa. Câu trả lời có thể đơn giản như 9 giờ/ngày, 5 ngày/tuần.

2. Ước tính kết quả đầu ra bạn có thể đạt được trong khoảng thời gian này. Việc tính toán có thể khó khăn hơn với một số công việc nhất định. Hãy bắt đầu bằng cách quan sát thành quả trong vài ngày hoặc vài tuần, sau đó tự hỏi liệu bạn có đang quá bận hay vẫn chưa phát huy hết tiềm lực của nhóm?

Xác định xem bạn có duy trì ổn định được mức hiệu suất hiện tại hay không. Không có lý do gì để làm việc hơn 15 giờ/ngày trong tuần (cho một dự án khẩn cấp) và vẫn cam đoan với sếp mình sẽ giữ vững mức hiệu suất này trong thời gian tới.

Có thể sẽ rất khó để biết chính xác khả năng làm việc tối ưu, nhưng hãy cứ cố gắng cho đến khi bạn xác định được:

• Liệu bản thân có còn đủ khả năng để tiếp nhận thêm công việc.

• Hay bạn đã đạt đến giới hạn, cần chậm lại, thay đổi kế hoạch làm việc và các thời hạn phải hoàn thành.

Khi thường xuyên quan sát và đánh giá bản thân, bạn sẽ dần hiểu rõ hơn giới hạn của mình.

Mở rộng khả năng của bản thân

Khi tìm cách tăng cường năng suất làm việc, bạn hãy hướng đến hiệu quả lâu dài bằng cách kết hợp các yếu tố sau:

• Tích lũy kiến thức và nâng cao kỹ năng.

• Thử đảm nhiệm các công việc mới.

• Làm việc sáng tạo và thông minh hơn.

• Tối ưu sức khỏe, giấc ngủ và môi trường làm việc.

• Bỏ bớt những việc không cần thiết, vô bổ và phí thời gian.