8 giai đoạn cơ bản của quá trình mua sắm tư liệu sản xuất

Quy trình mua sắm tư liệu sản xuất lần đầu tiên gồm 8 bước dưới đây. Ở các tình huống mua sắm khác, một số giai đoạn có thể bỏ qua.

Giai đoạn 1: Ý thức vấn đề

Quá trình mua sắm bắt đầu khi có vấn đề hoặc nhu cầu nảy sinh trong công ty, cần được giải quyết bằng cách mua sắm hàng hóa, dịch vụ. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc ý thức vấn đề như doanh nghiệp phát triển một sản phẩm mới, cần mua thêm vật tư để sản xuất; trong quá trình sản xuất, một cỗ máy gặp trục trặc cần thay phụ tùng mới; doanh nghiệp cần thay đổi quần áo bảo hộ lao động để đạt được tiêu chuẩn sản xuất mới hay lãnh đạo xem quảng cáo về một giải pháp phần mềm và quyết định áp dụng cho doanh nghiệp.

Giai đoạn 2: Mô tả khái quát nhu cầu

Sau khi ý thức được nhu cầu, người mua hàng tiến hành xác định những đặc điểm cơ bản và số lượng cần mua. Nếu mặt hàng có tính chất phức tạp, người mua cần phối hợp với các bộ phận khác như kỹ sư, người sử dụng để đặt ra những tiêu chuẩn cho hàng hóa cần mua, như độ tin cậy, độ bền, giá cả…

Giai đoạn 3: Xác định quy cách sản phẩm

Ở giai đoạn này, tổ kỹ thuật phân tích giá trị sản phẩm, xây dựng quy cách kỹ thuật chặt chẽ, cho phép người mua hàng từ chối những sản phẩm không đáp ứng được tiêu chuẩn đã định. Nếu có thể biết sớm và tham gia vào quá trình xây dựng quy cách kỹ thuật của người mua, nhà cung ứng có nhiều khả năng được lựa chọn.

Giai đoạn 4: Tìm kiếm người cung ứng

Sau khi xây dựng được hệ thống quy cách, người mua hàng cần tìm kiếm những nhà cung ứng phù hợp. Các phương pháp tìm kiếm được sử dụng phổ biến gồm tra cứu danh bạ thương mại, tìm kiếm trên Internet, gọi điện cho các công ty khác để hỏi ý kiến, xem quảng cáo hay dự triển lãm thương mại.

Từ kết quả tìm được, người mua hàng đánh giá và lọc ra danh sách những nhà cung ứng đáp ứng tốt các tiêu chuẩn đã đặt ra.

Người mua hàng cần tìm kiếm những nhà cung ứng phù hợp.

Giai đoạn 5: Yêu cầu chào hàng

Đây là lúc người mua hàng mời những nhà cung ứng đã chọn gửi bản chào hàng. Tùy theo mặt hàng, nhà cung ứng có thể gửi catalogue, cử đại diện bán hàng đến hoặc gửi văn bản chào hàng chi tiết và tổ chức thuyết trình bán hàng.

Các văn bản chào hàng viết theo hướng marketing, tập trung vào thế mạnh của sản phẩm, trình bày hấp dẫn sẽ hiệu quả hơn văn bản kỹ thuật đơn thuần.

Giai đoạn 6: Lựa chọn nhà cung ứng

Trung tâm mua sắm giúp xác định những tính chất mong muốn ở người cung ứng, đưa ra trọng số tương ứng, từ đó xếp hạng và chọn ra những người cung ứng tốt nhất. Tùy theo tình huống mua sắm mà mức quan trọng của từng tính chất có thể thay đổi tương ứng.

Trung tâm mua sắm có thể thương lượng với những nhà cung ứng được ưa thích để có được giá và các điều kiện mua hàng tốt hơn trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng.

Giai đoạn 7: Làm thủ tục đặt hàng

Sau khi lựa chọn được nhà cung ứng, người mua tiến hành thương lượng về đơn đặt hàng với các yếu tố như quy cách kỹ thuật, số lượng, thời gian giao hàng dự kiến, chính sách hậu mãi…

Bên cạnh đó, nhà cung ứng nên hướng đến hợp đồng đặt hàng định kỳ để tránh việc phải ký kết hợp đồng mới cho mỗi đơn hàng. Điều này giúp nhà cung ứng liên kết chặt chẽ hơn với người mua, khiến các nhà cung ứng khác hầu như không thể xen vào, trừ khi người mua không hài lòng với giá, chất lượng hoặc dịch vụ được cung cấp.

Nhà cung ứng nên hướng đến hợp đồng đặt hàng định kỳ.

Giai đoạn 8: Đánh giá kết quả thực hiện

Tại giai đoạn này, người mua xem xét lại kết quả cung cấp sản phẩm, dịch vụ của nhà cung ứng. Việc đánh giá kết quả có thể ảnh hưởng đến khoản thanh toán mà nhà cung ứng nhận được, đồng thời quyết định việc người mua có tiếp tục hợp tác với nhà cung ứng hay không. Khi nắm được các giai đoạn trong quá trình mua sắm của khách hàng, doanh nghiệp B2B có thể lên kế hoạch để gây ảnh hưởng đến quyết định của khách hàng.