Không mất phí triển khai tổng đài điện thoại
Lợi thế đầu tiên của tổng đài di động là không mất phí triển khai hạ tầng. Mỗi doanh nghiệp khi thành lập thường triển khai lắp đặt tổng đài cố định (tổng đài doanh nghiệp) để liên lạc với các đối tác, khách hàng bên ngoài, đồng thời là phương tiện trao đổi trong nội bộ doanh nghiệp. Khi triển khai tổng đài cố định, một doanh nghiệp nhỏ dưới 100 người thường mất trung bình khoảng từ 50 triệu đồng cho phần cứng như dây dẫn, đường truyền, ngoài ra chưa kể chi phí bảo trì, bảo dưỡng theo thời gian.
 |
| Tổng đài di động đang dần thay thế tổng đài cố định và trở thành phương tiện cần thiết cho các doanh nghiệp. |
Tuy nhiên, với tổng đài di động, doanh nghiệp chỉ cần đăng ký để được khai báo 01 số tổng đài di động (số Hotline), dùng sử dụng cho tất cả các liên lạc liên quan đến doanh nghiệp đó, bao gồm cả thoại và SMS. Với mạng MobiFone, mỗi số thuê bao di động của nhân viên sẽ được khai báo 01 số máy lẻ (ví dụ, thuê bao cá nhân có số di động 0903 868 XXX được khai báo số máy lẻ là 666) để có thể kết nối vào hệ thống tổng đài OneContact của doanh nghiệp. Và mỗi số di động sẽ trở thành một số máy lẻ của Tổng đài di động.
Đại diện MobiFone cho biết, OneContact hướng đến nhóm khách hàng mục tiêu là những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ, tài chính, bảo hiểm hay y tế vì những doanh nghiệp này có số lượng nhân viên bán hàng lớn, trải khắp trên nhiều địa bàn, tần suất di chuyển bên ngoài nhiều hơn có mặt tại văn phòng; hoặc những doanh nghiệp Startup tức là mới thành lập, quy mô nhỏ cần tối ưu hóa chi phí đầu tư.
Quản lý và giúp nhân viên hoạt động hiệu quả
Khác hoàn toàn với tổng đài cố định, do mỗi số di động là một số máy lẻ (với mã số máy lẻ) nên tất cả các cuộc gọi đi, gọi đến thông qua số máy lẻ đó đều được lưu trên hệ thống Tổng đài di động (có thể kiểm tra trên website của tổng đài).
Với tổng đài cố định, nhân viên gọi qua máy bàn, nên rất khó kiểm soát và thống kê xem việc liên hệ giao dịch với khách hàng của nhân viên có được hay không. Trong khi đó, có những doanh nghiệp, mỗi ngày, mỗi nhân viên phải thực hiện hàng chục cuộc điện thoại để giao dịch. Thông qua Tổng đài di động (nhờ mọi cuộc gọi máy lẻ đều được nhập vào dữ liệu của tổng đài) nên doanh nghiệp có thể kiểm soát được công việc thực tế và tính hiệu quả của từng nhân viên.
Ông Nguyễn Thành Trung, Giám đốc Công ty CP Viễn thông và Giải pháp công nghệ Việt Nam đã triển khai tổng đài di động còn cho biết, nhờ mỗi số di động cá nhân là một số máy lẻ nên doanh nghiệp dễ dàng giám sát và “hạn định” các cuội gọi ra bên ngoài của nhân viên, nhất là những cuộc gọi không phục vụ cho công việc, tránh những thất thoát chi phi cho doanh nghiệp.
Quản trị được tập khách hàng
Đây là một tính năng khá quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, vì mất khách hàng là có thể… mất tất cả. Ở tổng đài cố định, mỗi nhân viên (tương được một số máy lẻ) quản lý một cơ số khách hàng. Nếu nhân viên nghỉ việc, không làm cho doanh nghiệp đó nữa và không “bàn giao” lại mọi thông tin, địa chỉ về khách hàng (trong thực tế không hiếm trường hợp nhân viên nghỉ thường không bàn giao lại thông tin về khách hàng) nên doanh nghiệp coi như mất lớp khách hàng đó.
Đặc biệt, với những doanh nghiệp vừa thành lập, đang xây dựng lớp khách hàng trung thành cho mình thì việc có và giữ được khách hàng là vô cùng quan trọng.
Tuy nhiên, với Tổng đài di động OneContact, doanh nghiệp hoàn toàn không phải lo mất thông tin về khách hàng nhờ đã lưu toàn bộ thông tin của khách hàng vào hệ thống của tổng đài.
Giám đốc một doanh nghiệp trong ngành hàng bán lẻ cho biết một trong những lý do khiến doanh nghiệp của ông dùng Tổng đài di động, vì mỗi số thuê bao của khách hàng, đối tác khi nhân viên (số máy lẻ) trong doanh nghiệp gọi đến, thì mọi thông tin về khách hàng, đối tác đó đều được nhập vào dữ liệu của hệ thống tổng đài. Chính vì thế mà doanh nghiệp đã không còn phải lo bị mất khách hàng như những lần trước đây khi nhân viên nghỉ việc.
Giúp doanh nghiệp điện đàm hội nghị
Một trong những tính năng hữu ích khác, đồng thời đã và đang trở thành xu hướng trong hoạt động điều hành của doanh nghiệp là thực hiện điện đàm hội nghị.
Với tính năng này doanh nghiệp có thể cùng lúc gọi, trao đổi thông tin tới hàng chục, hàng trăm người ở nhiều vị trí, điểm điểm khác nhau, hoặc những cuộc họp nhanh “trên điện thoại” của một nhóm. Tính năng điện đàm hội nghị đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đòi hỏi trao đổi thông tin, chỉ đạo thường xuyên, tần suất di chuyển bên ngoài lớn, thậm chí nhiều lần trong ngày, như bán buôn bán lẻ, phân phối, môi giới, truyền thông…
Người quản lý có thể gọi điện đàm cùng lúc cho nhiều nhân viên và có quyền “chỉ định” cho từng số máy lẻ gọi để mọi người cùng nghe, hoặc cho ý kiến để có thể tạo nên một cuộc điện đàm hội nghị từ xa cho doanh nghiệp
