Cảm giác căng thẳng sợ không hoàn thành được công việc khiến nhiều người nảy sinh thói quen trì hoãn. Ảnh: H.W.

Tôi đã định viết tiểu luận này từ mấy tháng nay rồi. Rốt cục thì điều gì đã khiến tôi chịu bắt tay vào làm? Bởi vì tôi đã nhận ra mình đang phung phí thời gian? Không phải. Tôi còn phải chấm bài, phải điền phiếu đăng ký sách, phải phản biện một đề tài từ hội Khoa học Quốc gia và phải đọc một vài đề cương nghiên cứu.

Đối với tôi, việc viết tiểu luận là cách để khỏi phải làm những việc kia. Đây là biểu hiện của một khái niệm mới mà tôi gọi là trì hoãn có tổ chức, một phương pháp tuyệt vời mà tôi đã phát hiện ra để biến những người trì hoãn thành những con người làm việc hiệu quả, có thể nhận được sự tôn trọng nhờ thành quả công việc và năng suất lao động của họ.

Nói theo một cách nào đó, tôi đã tái phát hiện ra điều này. Năm 1930, Robert Benchly đã viết một mục trên tờ Chicago Tribunes với tiêu đề “Cách để hoàn thành mọi việc”, trong đó ông chỉ ra rằng “ai cũng có thể hoàn thành bất cứ việc gì, miễn đó không phải là việc lẽ ra họ phải làm tại thời điểm đó”.

Khẳng định này cho thấy Benchly đã nhìn ra một quy luật cơ bản. Và tôi cho rằng những người có thói quen trì hoãn có tổ chức như ông, nếu nghĩ sâu sắc một chút, thì cũng phát hiện ra điều tương tự. Rồi một ngày nào đó, nhất định tôi sẽ làm nghiên cứu sâu hơn về vấn đề này.

Tất cả những người trì hoãn đều có thói quen để dành công việc. Trì hoãn có tổ chức chính là một nghệ thuật lợi dụng thói quen xấu đó. Điểm mấu chốt ở đây là trì hoãn không đồng nghĩa với “hoàn toàn không làm gì”.

Người trì hoãn hiếm khi ngồi không, họ chỉ làm những công việc ít cần thiết hơn, như là làm vườn, gọt bút chì hay thậm chí là vẽ sơ đồ sắp xếp tài liệu, mỗi khi họ có việc gì đó cần phải làm. Tại sao những người trì hoãn lại có thói quen đó? Bởi vì đó là cách để họ không phải làm những việc quan trọng hơn.

Nếu như việc duy nhất cần phải làm là gọt bút chì, thì chẳng có thế lực nào có thể bắt một người trì hoãn làm việc đó được. Người trì hoãn vẫn có động lực làm những việc khó khăn, quan trọng và hoàn thành đúng thời hạn, miễn là những việc đó giúp họ không phải làm những việc quan trọng hơn.

Trì hoãn có tổ chức là một cách sắp xếp công việc để tận dụng thói quen này. Bạn luôn luôn có một danh sách các việc cần làm sắp xếp theo độ quan trọng giảm dần (dù là nghĩ trong đầu hay liệt kê ra giấy). Bạn có thể gọi đó là danh sách công việc ưu tiên. Những nhiệm vụ cấp bách và quan trọng nhất sẽ nằm ở đầu danh sách.

Nhưng vẫn có những việc đáng làm nằm ở phía cuối danh sách và làm những việc đó chính là cách để tránh phải làm những nhiệm vụ quan trọng ở trên. Nếu biết sắp xếp danh sách công việc cần làm một cách hợp lí thì một người trì hoãn hoàn toàn có khả năng trở thành một “công dân gương mẫu”. Trên thực tế, những người trì hoãn giống như tôi đều có thể chứng tỏ là họ hoàn thành được rất nhiều việc.

Minh chứng hoàn hảo cho cách tôi áp dụng trì hoãn có tổ chức là khi vợ chồng tôi đảm nhiệm vai trò quản lí ký túc xá Soto House tại Đại học Stanford. Mỗi tối, khi phải chấm bài, soạn bài hay giải quyết công việc gì đó của trường, tôi sẽ sang ký túc xá (nhà tôi ở ngay gần đó) để chơi bóng bàn với sinh viên trong phòng sinh hoạt chung, có khi tôi vào phòng tán chuyện tào lao với sinh viên hay đơn giản tôi chỉ ngồi đó đọc báo.

Chính vì vậy mà tôi lại được tiếng là người quản lí sâu sát và là một trong số ít giảng viên dành thời gian tiếp xúc và hiểu rõ sinh viên. Thật là hãnh diện. Chơi bóng bàn, vốn chỉ là cách trốn việc, lại biến tôi thành người nổi tiếng.

Nói một cách chính xác, người trì hoãn là những người thường đi sai hướng. Họ cố gắng trốn tránh trách nhiệm, luôn tự bao biện rằng giá như họ có ít việc hơn thì họ đã không trì hoãn và hoàn thành tất cả mọi việc. Điều đó hoàn toàn đi ngược với bản chất của tính trì hoãn cũng như triệt tiêu động lực làm việc. Có ít việc hơn nghĩa là việc nào cũng trở thành quan trọng và như vậy người trì hoãn sẽ hoàn toàn không động tay làm việc gì. Họ sẽ trở thành những ông phỗng, thay vì tỏ ra hữu ích.

Đến đây bạn có thể thắc mắc rằng, “Vậy còn những việc quan trọng đứng đầu danh sách thì sao, không lẽ chúng sẽ chẳng bao giờ được hoàn thành?” Tôi hoàn toàn đồng ý đó là một nguy cơ tiềm ẩn.

Do đó bí quyết là phải biết cách chọn những công việc phù hợp để đưa lên đầu danh sách. Một cách lí tưởng, những việc đó phải thỏa mãn hai yếu tố. Thứ nhất, chúng dường như phải có thời hạn hoàn thành cụ thể (nhưng thực ra là không). Thứ hai chúng phải có vẻ là cực kỳ quan trọng (nhưng thực ra là không).

May thay, cuộc sống cho chúng ta đầy rẫy những công việc như vậy. Ở trường Đại học, tôi có thể liệt kê ra rất nhiều công việc kiểu như thế và tôi tin rằng các ngành nghề khác cũng vậy thôi. Lấy ngay nhiệm vụ đứng đầu danh sách của tôi làm ví dụ. Đó là một bài tiểu luận cho một tạp chí nghiên cứu ngôn ngữ học mà lẽ ra tôi đã phải hoàn thành từ mười một tháng trước. Nhưng tôi lại làm khá khá việc quan trọng khác để né tránh việc này.

Vài tháng trước, tôi cảm thấy ái ngại vì tiến độ chậm chạp của mình nên tôi đã viết một bức thư xin lỗi ban biên tập và hứa sẽ hoàn thành bài báo. Tất nhiên, việc viết thư cũng là một cách để tôi không phải viết bài. Nhưng hóa ra, so với những người khác, việc trễ hạn của tôi cũng chẳng đến nỗi tệ lắm.

Dù sao đi nữa, bài báo đó quan trọng tới mức nào? Thực sự cũng chẳng quan trọng lắm, nên khi nào không có công việc gì quan trọng thì tôi sẽ động đến nó.