Ngăn cản những công việc hời hợt lẻn vào lịch biểu của bạn. Ảnh: Happiness On

Nếu bạn ở độ tuổi từ 25 đến 34 và sống tại Anh, bạn có thể đang xem tivi quá nhiều. Năm 2013, cơ quan cấp phép truyền hình của Anh đã khảo sát các khán giả truyền hình về thói quen của họ. Những người trong độ tuổi 25-34 tham gia cuộc khảo sát ước tính rằng họ dành khoảng 15-16 tiếng mỗi tuần để xem tivi. Con số này có vẻ nhiều, nhưng thực ra đánh giá đó vẫn còn chưa đúng.

Chúng tôi biết được điều này bởi khi nói đến thói quen xem tivi, chúng tôi đã biết được một sự thật. Ban Nghiên cứu Khán giả của các Đài truyền hình (tương đương với Công ty Nielsen của Mỹ) đã đặt các máy đo trong các hộ gia đình kiểu mẫu đại diện ghi lại chính xác thời gian xem tivi thực tế. Hóa ra, những người trong độ tuổi 25-34 nghĩ rằng họ xem 15 tiếng một tuần, nhưng thực tế, họ đã dành khoảng 28 tiếng ngồi trước màn hình tivi.

Không chỉ riêng người Anh mới đưa ra ước tính “không cân xứng” so với thực tế về số giờ xem tivi. Khi xem xét các nhóm khác nhau tự ước đoán các hành vi khác nhau, những khoảng cách này cũng không có gì khác. Trong một bài báo trên tờ Wall Street Journal với chủ đề này, tác giả chuyên viết sách kinh doanh Laura Vanderkam đã chỉ ra một vài ví dụ tương tự. Một cuộc khảo sát của Tổ chức Giấc ngủ Quốc gia cho biết người Mỹ nghĩ rằng họ đang ngủ trung bình khoảng bảy tiếng mỗi đêm. Nhưng Khảo sát Sử dụng Thời gian ở Mỹ đã yêu cầu mọi người đo giấc ngủ thực tế của mình và con số được đưa ra là 8,6 tiếng.

Một nghiên cứu khác lại phát hiện ra rằng những người tuyên bố phải làm việc từ 60-64 tiếng mỗi tuần thì thực sự chỉ đang làm việc khoảng hơn 44 tiếng mỗi tuần, trong khi những người tuyên bố làm việc hơn 75 tiếng mỗi tuần chỉ thực sự làm việc chưa đến 55 tiếng.

Những ví dụ này nhấn mạnh một điểm quan trọng rằng: Chúng ta thường dành phần lớn thời gian trong ngày ở chế độ mất kiểm soát - không chú tâm suy nghĩ đến việc đang làm trước mắt.

Đây là một vấn đề. Ngăn cản những công việc hời hợt lẻn vào lịch biểu của bạn là việc làm rất khó khăn nếu bạn không thẳng thắn đối mặt với cán cân làm việc sâu và làm việc hời hợt hiện tại của mình, sau đó tự hình thành thói quen tạm dừng trước khi hành động và tự hỏi: “Điều gì có ý nghĩa nhất với mình vào lúc này?” Chiến lược được mô tả trong các đoạn sau sẽ giúp bạn thực thi những hành vi này. Lúc đầu, đó có vẻ là một ý tưởng cực đoan, nhưng nó sẽ sớm chứng minh được giá trị trong việc giúp bạn tận dụng tối đa khả năng làm việc sâu để lập kế hoạch cho mỗi phút trong ngày.

Đây là gợi ý của tôi: Vào đầu ngày làm việc, hãy mở một trang mới trong cuốn sổ ghi chép để chuẩn bị lập kế hoạch. Ở phía bên trái trang, hãy đánh theo thứ tự từ trên xuống lần lượt các giờ trong ngày, bao gồm toàn bộ số giờ làm việc. Giờ đến phần quan trọng: Hãy chia giờ làm việc của bạn thành các khối và ghi chú hoạt động cho từng khối. Ví dụ: Bạn có thể có khối thời gian từ 9 giờ sáng đến 11 giờ trưa để viết thông cáo báo chí cho một khách hàng. Để làm vậy, hãy kẻ khung bao quanh các giờ này, sau đó viết “thông cáo báo chí” bên trong khung. Không phải khối nào cũng cần có một nhiệm vụ cụ thể.

Có thể có những khối thời gian để nghỉ trưa hoặc thư giãn. Để rõ ràng, độ dài tối thiểu của một khối nên là 30 phút. Điều này có nghĩa là, thay vì có một khung nhỏ dành riêng cho mọi hoạt động nhỏ trong ngày - trả lời email của sếp, gửi biểu mẫu bồi hoàn, hỏi Carl về báo cáo - bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ tương tự thành các khối công việc chung hơn. Trong trường hợp này, bạn có thể kẻ đường thẳng nối từ khung nhiệm vụ ra phía ngoài tay phải của trang giấy để liệt kê toàn bộ các tác vụ nhỏ mà bạn dự định thực hiện trong khối đó.

Khi lập kế hoạch theo ngày, bạn không được bỏ qua bất kỳ phút nào. Theo đó, mỗi phút trong ngày làm việc đều được dành cho nhiệm vụ nào đó. Giờ thì hãy để lịch trình này dẫn dắt bạn đi qua một ngày làm việc.

Dĩ nhiên, hầu hết mọi người sẽ bắt đầu gặp rắc rối lúc này. Có hai vấn đề có thể (và rất có khả năng) chệch hướng khỏi lịch trình của bạn khi ngày mới bắt đầu diễn ra. Vấn đề thứ nhất là bạn ước tính nhầm. Ví dụ, bạn có thể dành hai tiếng để viết một thông cáo báo chí, nhưng trên thực tế, bạn lại mất hai tiếng rưỡi. Vấn đề thứ hai là bạn sẽ bị gián đoạn và các nhiệm vụ mới sẽ bất ngờ xuất hiện. Những sự kiện này sẽ khiến lịch trình của bạn đổ bể.

Không sao cả. Nếu lịch trình của bạn bị gián đoạn, bạn nên dành vài phút ngay sau đó để sửa đổi quãng thời gian còn lại trong ngày. Bạn có thể chuyển sang một trang mới hay xóa và vẽ lại các khối.

Hoặc hãy làm như tôi: Bỏ qua các khối cho phần còn lại trong ngày và tạo các khối mới ở bên phải các khối cũ trên trang đó. (Tôi đã vẽ các khối khá hẹp để còn chỗ trống cho việc sửa đổi). Vào một số ngày, bạn có thể phải điều chỉnh lại lịch trình của mình 5-6 lần. Đừng nao núng nếu điều này xảy ra. Mục tiêu của bạn không phải là gắn chặt vào một lịch trình nhất định bằng mọi giá; mà là cẩn trọng hết mức có thể với những gì bạn đang làm với thời gian của mình - dù bạn có phải thực hiện nhiều lần quyết định này đi chăng nữa.

Nếu bạn thấy việc phải sửa đổi lịch trình quá nhiều khiến bạn quá tải, tôi sẽ đưa ra một vài chiến thuật giúp mang lại sự ổn định hơn. Trước hết, bạn nên nhận ra rằng gần như chắc chắn, bạn sẽ luôn đánh giá thấp khoảng thời gian cần thiết cho hầu hết mọi việc. Khi mới hình thành thói quen này, chúng ta có xu hướng sử dụng lịch trình của mình như là một bản mô phỏng những việc thích làm - kịch bản tối ưu cho một ngày. Qua thời gian, hãy cố gắng dự đoán một cách chính xác (nếu không cũng phải thận trọng một chút) thời gian cần thiết cho các nhiệm vụ.