Làm việc năng suất hơn với ma trận Eisenhower

Cách quản lý thời gian của cựu tổng thống Mỹ Eisenhower có thể dễ dàng áp dụng trong đời sống và công việc.

Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower là công cụ đơn giản giúp quản lý thời gian và công việc dựa trên mức độ ưu tiên. Nó được sáng tạo và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower.

Ngoài là một tổng thống Mỹ, Eisenhower còn đảm nhận vị trí Hiệu trưởng Đại học Columbia và Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO. Mặc dù rất bận rộn nhưng Eisenhower luôn biết sắp xếp thời gian, cân bằng cuộc sống của mình.

Bí quyết quản lý thời gian của ông được nhiều người biết đến và áp dụng.

Cách áp dụng ma trận Eisenhower

Liệt kê những nhiệm vụ bạn phải làm.

Sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng vào 4 phần:

• Phần 1: Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức)
• Phần 2: Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau)
• Phần 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác)
• Phần 4: Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ)

Cách xác định rõ từng phần trong ma trận Eisenhower

Phần 1:

Với những công việc thuộc mục này, chúng ta cần làm ngay vì chúng vừa quan trọng vừa khẩn cấp. Chúng thường bao gồm các loại sau:

• Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Cuộc họp khẩn, xung đột với khách hàng, hỏng xe…
• Đoán trước được thời điểm xảy ra: Kỷ niệm của công ty, ngày cưới, sinh nhật…
• Các công việc tồn đọng do thói quen trì hoãn: Lịch gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình…

Phần 2:

Đây là những hoạt động không có thời hạn cấp bách. Tuy nhiên, bạn cần phải hoàn thành những nhiệm vụ này vì chúng đóng vai trò quan trọng. Cụ thể là việc học ngoại ngữ, đọc sách, rèn luyện kỹ năng mới liên quan đến công việc…

Chúng ta thường trì hoãn những công việc ở phần 2 này. Tư duy thường thấy là: “Mình sẽ thực hiện chúng vào một ngày nào đó, sau khi giải quyết toàn bộ mấy chuyện khẩn cấp”. Cách để thay đổi là hãy chủ động hơn: “Tôi sẽ dành thời gian cho những việc này dù cho có chuyện gì xảy ra đi chăng nữa”.

Phần 3:

Những việc này chẳng có gì quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không thể kiểm soát được. Ví dụ: Bị đồng nghiệp nhờ vả, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn nói chuyện phiếm từ bạn bè.

Mọi người thường dành hầu hết thời gian cho những việc này vì nghĩ rằng chúng quan trọng. Trên thực tế, chúng ít mang lại giá trị, không giúp bạn tiến bộ và khiến công việc của bạn bị gián đoạn.

Cách tốt nhất để giải quyết công việc này là bàn giao chúng cho người thích hợp. Bạn cũng nên học cách nói “không”. Bạn có thể kết thúc cuộc trò chuyện và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các công việc quan trọng hơn.

Phần 4:

Lướt mạng xã hội, phim ảnh, chơi game, buôn chuyện… là những việc nằm trong nhóm việc không quan trọng và cũng không khẩn cấp.

Những thứ này giúp chúng ta giải trí. Vậy nên, không nhất thiết phải loại bỏ chúng hoàn toàn. Cách giải quyết là hãy cố gắng phân bổ thời gian cho những việc này ở mức tối thiểu nhất.

Cách phân bổ thời gian phù hợp với các cấp độ của ma trận Eisenhower:

• Phần 1: Từ 15% đến 20%
• Phần 2: Từ 60% đến 65%
• Phần 3: Từ 10% đến 15%
• Phần 4: Dưới 5%

Lưu ý

Hai câu hỏi hữu ích cho việc lập ma trận Eisenhower:

• 1. Tôi đang làm việc vì cái gì?
• 2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

Lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân. Sau đó, bạn có thể lập ma trận riêng cho từng giai đoạn, từng ngày/tuần/tháng/năm.

Cố gắng mỗi phần chỉ nên đặt tối đa 8 công việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước tiên.