Làm sao để họp trực tuyến nhiều mà không mất hứng

Mệt mỏi, kiệt quệ là cảm giác thường thấy khi phải họp trực tuyến nhiều. Ảnh: Olivia Treynor.

Một nghiên cứu mới đây đăng trên tạp chí Journal of Occupational Health Psychology đã chỉ ra không ít người ngủ gật hoặc lơ đãng trong các cuộc họp trực tuyến, vì chúng không đủ sức thu hút khiến họ tập trung.

Người tham gia họp thì đông mà thời gian lại quá dài. Các lượt thuyết trình cứ liên tiếp nhau, trong khi tương tác, thảo luận quá ít. Hệ quả tất nhiên là mọi người nhanh chìm vào buồn ngủ và làm việc kém hiệu quả. Nghiên cứu cũng cho thấy mức độ buồn ngủ trong các cuộc họp online cao hơn 28% so với các kiểu họp truyền thống.

Hiện tượng này được gọi là "Zoom fatigue" - cảm giác kiệt quệ, mệt mỏi thường xảy ra sau khi tham dự một loạt cuộc họp online. Một số dấu hiệu cho thấy một người gặp phải Zoom fatigue như hay quên, khó tập trung, khó duy trì tương tác, cáu kỉnh, khó chịu, căng cơ mất ngủ...

Vậy làm thế nào các cuộc họp online hấp dẫn hơn và bớt kiệt sức sau khi những chuỗi họp liên tiếp?

“Phím” nhau trước khi họp

Ở nhiều công ty, họp từ xa phổ biến đến mức nó được tổ chức thường xuyên, chỉ để chia sẻ thông tin, thay vì là nơi đưa ra quyết định quan trọng hoặc ý tưởng mới. Kết quả là chúng quá tẻ nhạt.

Theo Wall Street Journal, khi một người phải tham gia thụ động vào cuộc họp không mong muốn, họ sẽ nhanh chóng cảm thấy buồn ngủ, nhàm chán, dẫn đến giảm 21% hiệu suất làm việc.

Do đó, cách đầu tiên để tránh khiến cuộc họp online tràn ngập thông tin nhàm chán là chia sẻ trước tài liệu, nội dung chính trước khi vào họp. Điều này giúp mỗi người có thể xem trước và nghiên cứu theo tốc độ của riêng họ, chứ không chỉ nghe mỗi phần thuyết trình.

Các cuộc họp trực tuyến thường không đủ để thu hút mọi người chú ý. Ảnh: Pexels.

Khi đó, cuộc họp sẽ có nhiều cuộc thảo luận tương tác với nhau hơn thay vì trình chiếu và giải thích tốn thời gian. Gửi trước nội dung cũng giúp nhân viên suy nghĩ trước về tài liệu, dẫn đến các cuộc thảo luận sâu sắc và mang tính xây dựng hơn.

Họp càng nhỏ, càng ít người càng tốt

Nếu cảm thấy cuộc họp không liên quan đến mình, mọi người có thể bắt đầu kiểm tra email hoặc làm việc riêng, đặc biệt là khi tắt camera. Hoặc khi cuộc họp đông người, không buộc họ phải đóng góp quá nhiều, tỷ lệ làm việc riêng có thể cao hơn 43%.

Trong khi đó, một nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng làm nhiều việc cùng một lúc khi online sẽ gia tăng tình trạng mất tập trung và các vấn đề về trí nhớ. Vì vậy, làm việc riêng trong khi họp khiến những người tham gia ít đóng góp xây dựng cho cuộc họp và khiến họ kém hiệu quả hơn trong mọi công việc đang làm dở.

Tất nhiên, cách đơn giản nhất để tránh điều này là yêu cầu mọi người không làm nhiều việc cùng một lúc. Để làm được điều này, hãy thử mở các cuộc họp nhỏ, cần nhiều tương tác với nhau hơn như trò chuyện, thảo luận trong phòng họp nhóm, từ đó khuyến khích mọi người cùng tham gia và duy trì sự tập trung.

Bật camera

Biểu cảm khuôn mặt và các tín hiệu phi ngôn ngữ khác đóng vai trò quan trọng để đối phương phản hồi và duy trì đối thoại trong các cuộc trò chuyện trực tiếp. Chúng cho thấy người khi đang chú ý và tích cực lắng nghe, đồng thời giúp bạn đọc được suy nghĩ, phản ứng và ý định của người khác. Nếu không có những tín hiệu đó, mọi người sẽ cảm thấy bị cô lập và mất đi cảm giác muốn chia sẻ.

Bật camera sẽ giúp những người tham gia tương tác, trò chuyện với nhau nhiều hơn. Ảnh: Zapnito.

Vì vậy, các cuộc họp online sẽ trở thành thảm họa nếu mọi người phải đối mặt với một màn hình đen xì, chỉ hiển thị tên. Nghiên cứu chỉ ra mức độ tương tác và tập trung trong cuộc họp giảm 23% khi tắt camera.

Vì vậy, lời khuyên là bật camera trong các cuộc họp trực tuyến để người tham gia nhận được tín hiệu phi ngôn ngữ của nhau. Bên cạnh đó, gửi emoji cũng có thể bày tỏ cảm xúc một cách nhanh chóng mà không cần nói. Chúng giúp bù đắp những tiếp xúc chúng ta thiếu so với khi gặp mặt trực tiếp. Tính năng “giơ tay” cũng hữu ích khi họp online vì nó báo hiệu có người muốn phát biểu mà không làm gián đoạn người đang nói.

Ẩn khung hình bản thân

Nhìn chằm chằm vào hình ảnh của chính mình, bạn sẽ bận chú ý quá nhiều đến bản thân. Khi để ý đến ngoại hình, hành động của mình xuất hiện trong cuộc họp, bạn sẽ lo lắng và xao nhãng. Đây là nguyên nhân phá hỏng các cuộc họp trực tuyến vì sự chú ý không còn nằm ở cuộc họp, làm giảm hiệu quả làm việc.

Song, đừng vì thế mà tắt camera. Tắt camera có thể hữu ích với bạn, nhưng những người khác trong cuộc họp sẽ cảm thấy tương tác khi bạn nói. Giải pháp tốt nhất là ẩn khung hình của bản thân để những người khác vẫn nhìn thấy mình, nhưng không bị phân tâm hoặc lo lắng vì ngoại hình.