Từ đồi chè xanh mướt, sản phẩm chè truyền thống của Thái Nguyên tiếp cận rộng rãi người tiêu dùng cả nước qua kênh bán hàng trực tuyến. Bên cạnh cơ hội mở rộng thị trường, hộ kinh doanh quy mô vừa và nhỏ tại địa phương đối mặt không ít thách thức trong khâu vận chuyển và quản lý đơn hàng.
Từ cánh chè mỏng manh đến bài toán quản lý đơn hàng
Với đặc thù của chè hút chân không, dù gọn nhẹ, cánh chè vẫn có thể vỡ vụn nếu chịu tác động mạnh trong quá trình vận chuyển. Bên cạnh yêu cầu đóng gói cẩn thận, nhiều cơ sở kinh doanh chè tại địa phương còn gặp khó khăn về nhân sự khi chủ yếu hoạt động theo mô hình gia đình hoặc sử dụng lao động kiêm nhiệm. Khi lượng đơn tăng, người bán dễ rơi vào thế quá tải vì phải tự thực hiện từ lên đơn, đóng gói, in vận đơn, theo dõi hành trình bưu kiện đến xử lý vấn đề phát sinh trong quá trình chuyển phát. Thiếu nhân sự am hiểu nghiệp vụ chuyển phát vô hình trung biến công tác quản lý đơn hàng thành áp lực với cơ sở có nguồn lực hạn chế.
Đây cũng là khó khăn cơ sở kinh doanh chè của gia đình anh T.Tú tại Thái Nguyên từng gặp phải. Qua quá trình trao đổi và tìm hiểu nhu cầu thực tế, chị Nguyễn Thị Hương Giang, bưu cục trưởng J&T Express Thái Nguyên, chủ động đề xuất phương án hỗ trợ phù hợp hoạt động kinh doanh của khách hàng.
 |
| J&T Express đồng hành cơ sở kinh doanh chè trong nhiều khâu, góp phần giảm áp lực vận hành cho người bán. |
Để giải bài toán nhân sự quản lý vận đơn, chị Giang giới thiệu một người từng làm cộng tác viên tại bưu cục, am hiểu quy trình chuyển phát. Nhân sự này hiện làm việc toàn thời gian tại cơ sở chè của anh T.Tú, phụ trách theo dõi và phối hợp xử lý đơn hàng, giúp chủ cơ sở giảm bớt công việc quản lý hàng ngày.
Ngoài ra, bưu cục còn hỗ trợ giấy in vận đơn và vật tư như băng dính, màng bọc chống sốc khi cần thiết, giúp khách hàng thuận tiện hơn trong khâu đóng gói và hạn chế tác động đến sản phẩm trong quá trình vận chuyển.
Linh hoạt từ khâu lấy hàng đến giao nhận cuối cùng
Nhịp vận chuyển sau đó tiếp nối bằng sự linh hoạt của đội ngũ giao nhận. Thay vì phân công một shipper phụ trách riêng từng cơ sở, chị Giang tổ chức shipper thành nhóm 3 người, mỗi nhóm phụ trách khoảng 3-4 cơ sở kinh doanh trong khu vực. Thành viên trong nhóm trực tiếp trao đổi với người bán, nắm nhu cầu gửi hàng và hỗ trợ lẫn nhau khi có người bận việc. Vào thời điểm lượng đơn tăng cao, shipper còn trực tiếp hỗ trợ đóng gói, giúp khách hàng chuẩn bị và bàn giao hàng kịp thời.
 |
| Shipper J&T Express theo sát nhu cầu từng cơ sở kinh doanh, phối hợp lấy hàng và hỗ trợ kịp thời khi khách hàng cần. |
Bưu cục cũng tổ chức 2 lượt lấy hàng mỗi ngày, lượt đầu trước 12h và lượt thứ 2 muộn nhất lúc 19h. Tiếp nhận theo nhiều khung giờ giúp đơn hàng sớm đưa vào quá trình vận chuyển, thay vì phải chờ tập hợp vào một lượt.
Anh Tuấn, trưởng nhóm shipper phụ trách cơ sở kinh doanh chè của anh T.Tú, chia sẻ: “Sau khung giờ lấy hàng, nếu khách tiếp tục có đơn thì mình hoặc anh em vẫn sẵn sàng quay lại lấy thêm, một đơn cũng sẽ lấy”.
Theo anh T.Tú, cách làm này giúp cơ sở vẫn có thể bàn giao thêm đơn, rút ngắn thời gian để bưu kiện nhanh chóng đến tay người nhận, đặc biệt vào giai đoạn cao điểm có nhiều đơn cần xử lý.
Ở khâu cuối, sau khi hàng hóa được tiếp nhận tại bưu cục phát, việc theo dõi và xử lý yêu cầu phát sinh tiếp tục có sự phối hợp giữa shipper và nhóm chăm sóc đơn tại bưu cục. Nhóm này hỗ trợ kiểm tra tình trạng vận đơn, tiếp nhận yêu cầu điều chỉnh tiền thu hộ (COD) theo quy trình và giải quyết vấn đề trong quá trình giao hàng.
Với mặt hàng đặc thù như chè, người mua thường có nhu cầu pha thử gói chè mẫu trước khi quyết định nhận hàng. Để shipper không bị gián đoạn tiến độ giao đơn khác trên tuyến, yêu cầu thử chè được ghi chú rõ ngay từ khi tạo đơn. Trường hợp shipper không thể chờ tại chỗ, nhóm chăm sóc đơn sẽ tiếp nhận để thống nhất khung thời gian giao nhận phù hợp, vừa bảo đảm thời gian trải nghiệm cho người mua, vừa duy trì tiến độ giao hàng.
 |
| Sự phối hợp chặt chẽ trong từng khâu giao nhận góp phần mang đến trải nghiệm tốt hơn cho người mua. |
Từ thấu hiểu khó khăn của khách hàng đến hỗ trợ trọn quy trình, từ đóng gói đến khi hàng đến tay người tiêu dùng, cách làm của bưu cục Thái Nguyên cho thấy hiệu quả chuyển phát không chỉ đến từ hạ tầng hay công nghệ, mà còn từ sự phối hợp linh hoạt trong từng tình huống thực tế. J&T Express từng bước đồng hành hộ kinh doanh địa phương, giúp họ yên tâm đưa nông sản Việt vươn xa.
