Vào mồng 1/1 hàng năm, theo truyền thống, chúng tôi lên danh sách những việc cần làm cho năm mới. Một vài người thậm chí còn viết hẳn những dự định của mình ra, trong khi những người khác chỉ nghĩ trong đầu. Sau đó, một số người lại trì hoãn vô thời hạn việc hiện thực hóa những dự định mặc cho chúng có tốt đẹp đến đâu chăng nữa.

Nhưng rõ ràng là ít nhất chúng ta cũng nghĩ về danh sách mục tiêu mà chúng ta mong muốn đạt được trong năm mới. Danh sách muôn thuở bao gồm: Giảm cân, kiếm nhiều tiền hơn, có một công việc khác, có nhiều bạn mới, cân bằng giữa công việc và cuộc sống, lưu giữ những bức ảnh cũ vào album, ăn những đồ ăn có lợi cho sức khỏe, có kỳ nghỉ dài hơn, tập thể dục nhiều hơn và trì hoãn ít hơn.

Vấn đề tất yếu đối với hầu hết danh sách “những việc phải làm” là chúng ta đã đề ra quá nhiều thứ phải làm. Chẳng cần đợi lâu để biết rằng chúng ta sẽ chẳng bao giờ hoàn thành được hết những việc đó.

Điều này có thể là quá sức và cuối cùng sẽ khiến chúng ta cảm thấy hối tiếc nếu như không hoàn thành hết toàn bộ danh sách hoặc nếu như chúng ta không cố gắng bởi vì chúng ta đang làm quá nhiều việc cùng một lúc. Nếu như chúng ta dành quá nhiều thời gian phân tích việc làm thế nào để hoàn thành tất cả trong khi thực tế chúng ta mới chỉ làm được rất ít hoặc chưa làm được gì, hối tiếc là tất yếu.

Vậy thì chúng ta phải bắt đầu từ đâu? Cách đây vài năm, một người đàn ông tên là Lee Staggert đã gọi cho tôi để hỏi làm thế nào để cân bằng cuộc sống tốt hơn. Đặc biệt là anh ấy muốn hoàn thành công việc hàng ngày hiệu quả hơn để anh ấy có thể tập trung hơn vào mục tiêu đề ra cho tương lai.

Để công việc hiệu quả, bạn hãy chọn một việc quan trọng nhất trong danh sách những việc phải làm. Ảnh: Tirachardz/freepik.

Lee thuộc tuýp người quen với cảm giác có thể hoàn thành bất cứ việc gì đã đề ra nhưng gần đây anh ấy không thể đuổi kịp công việc. Một ví dụ điển hình là anh ấy nhận được hơn 100 email mỗi ngày nhưng chỉ giải quyết được khoảng 10 cái quan trọng hơn cả. Số thư còn lại vẫn nằm trong inbox và cứ thế chồng chất qua ngày. Vào ngày đầu tiên của tháng tiếp theo, việc đầu tiên anh ấy làm là xóa bỏ hàng nghìn email chưa đọc để bắt đầu một tháng mới.

Rõ ràng làm như vậy không thể giải quyết được vấn đề, mà thậm chí còn làm cho tình hình càng tồi tệ hơn.Chưa kể Lee còn phải kiêm luôn hai vị trí đang còn trống ở văn phòng trong khi vẫn đang nỗ lực phát triển lĩnh vực kinh doanh mới.

Anh ấy còn buộc phải tham dự những cuộc họp dồn dập hàng ngày vốn mất rất nhiều thời gian. Cuối cùng, anh ấy chẳng còn đâu thời gian dành cho gia đình vì mỗi tối vẫn phải mang việc về nhà làm. Chẳng có gì là ngạc nhiên khi Lee cảm thấy căng thẳng, quá sức và chán nản.

Lời tư vấn của tôi dành cho Lee đơn giản chỉ là: “Chọn một điểm để bắt đầu”. Tôi đã nói rằng “Hãy chọn một việc quan trọng nhất trong danh sách những việc phải làm”.

Lee hỏi lại: “Thế còn tất cả những việc còn lại thì sao?” Tôi trấn an anh ấy: “Nó không có nghĩa là anh sẽ bỏ qua những việc khác. Chỉ là anh sẽ phải tìm một điểm để bắt đầu, để dồn toàn bộ sự tập trung vào đó. Vấn đề ở đây là anh có quá nhiều thứ phải làm, mà anh lại không biết phải bắt đầu từ đâu”.

Trong khi vẫn hồ nghi lời khuyên của tôi, Lee nói anh sẽ thử và bắt đầu với việc xử lý những email. Mục tiêu đầu tiên của anh ấy là cắt giảm số email chưa đọc đến cuối tháng xuống còn một nửa. Để làm được điều đó, anh dành ra hai lần 1 tuần, mỗi lần 1 tiếng nhanh gọn mà anh ấy gọi là “thời gian loại bỏ email”. Chỉ trong vòng 4 tuần, Lee đã xử lý được 70% số email, đến cuối tháng tiếp theo, anh xử lý được 85%.

Công việc giải quyết email trở nên hiệu quả hơn, đồng nghĩa với việc anh ấy có nhiều thời gian hơn cho những công việc tiếp theo. Chẳng bao lâu sau, anh ấy đã thoát khỏi cảm giác hối tiếc khi làm việc không hiệu quả hay quá sức.

Thà làm tốt một việc còn hơn làm nhiều việc nhưng không hiệu quả. Khi phải giải quyết danh sách những-việc-phải-làm, đừng cố làm tất cả cùng một lúc. Thay vào đó, hãy xem bạn thích làm việc nào nhất và dành thời gian tập trung cho nó. Sau đó, chọn một điểm để bắt đầu và bạn có thể làm việc hướng tới thành công.

Điều này sẽ giúp bạn cảm thấy đầy nhiệt huyết vì đã có một chiến lược để tiến lên. Chọn một điểm để bắt đầu và bạn sẽ không còn cảm thấy bế tắc.