FPT Software và tầm nhìn nhạy bén về truyền thông nội bộ qua 20 năm

Một trong những yếu tố sớm thu hút độc giả tại thời điểm đó chính là bầu không khí dân chủ của tờ báo nội bộ. Không chỉ đưa những thông tin chính sách của công ty hay tôn vinh lãnh đạo, Cucumber đi sâu vào đời sống của nhân viên, khích lệ họ làm việc năng suất và chơi vui tới bến. Đặc biệt, tờ báo tạo sân chơi để người “FSoft” thoải mái đưa ra tiếng nói của mình, “chỉnh đốn” ban lãnh đạo mà không cần phải nể hay sợ bị ghét.

Điều kỳ diệu của tờ báo khổ A4

Những năm đầu thập niên 2000, kinh tế Việt Nam khởi sắc, doanh nghiệp trong nước bứt phá và mở rộng quy mô khắp mọi miền Tổ quốc. Tuy nhiên trong bối cảnh đó, có rất ít công ty quan tâm tới truyền thông đối nội. Mối quan hệ giữa doanh nghiệp và nhân viên chỉ đơn thuần kiếm tiền, thiếu sự gắn kết về văn hóa hay tình cảm.

FPT Software là một trong những công ty đầu tiên ý thức được tầm quan trọng của việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Ban lãnh đạo hiểu rằng để thu hút và giữ chân nhân tài, công ty cần tạo nên một môi trường làm việc cởi mở, nhân viên và sếp có thể đối thoại ngang hàng. Từ đó họ sẽ cảm thấy văn phòng thoải mái như ở nhà, đồng nghiệp thân thiết như bạn bè, những chuyến team building trở thành kỳ nghỉ đại gia đình.

Một góc triển lãm kỷ niệm 10 năm ra mắt CCB.

Để làm được điều đó cần có một kênh thông tin hiệu quả, giúp việc kết nối hàng nghìn con người được thông suốt.

Cucumber (CCB) được ấp ủ đến năm 2002 thì chính thức ra đời. Đây là tờ báo nội bộ được dàn và in một cách thủ công trên khổ A4, trao tận tay từng người “FSoft” mỗi tháng một lần. Sau 20 năm tồn tại, phát triển từ báo giấy sang hệ sinh thái truyền thông chủ động, CCB trở thành một biểu tượng đáng tự hào của FPT Software, đóng góp rất lớn vào việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp đậm nét.

Ngay từ đầu, CCB được xác định là sân chơi của tất cả người “FSoft”. Ai cũng có thể tham gia xây dựng nội dung và viết bài, không có chủ đề nào là “vùng cấm”, không viết theo chỉ đạo. Nhờ đó, ngay cả nhân viên không cùng bộ phận cũng có dịp làm việc cùng nhau, tìm hiểu lĩnh vực của nhau, cùng khóc cùng cười với những bài viết ký tên nhiều người.

Đa số nhân sự là dân kỹ thuật khô khan, nhưng khi được “tòa soạn” nhờ múa bút cho CCB đều hào hứng gật đầu. Hóa ra dù bận chạy deadline, họ cũng có rất nhiều tâm tư, tình cảm dành cho đồng nghiệp, cho công việc muốn được bày tỏ trên tờ báo công ty. Dù là một bản tin ngắn ngủi vài trăm chữ hay một bài viết chân dung đồng nghiệp kín hai trang A4, các cây viết đều dồn hết nội lực và tâm trí như thể đây mới là công việc chính của họ. Nhờ vậy, bài viết trên CCB luôn sinh động và nhiều chiều, vừa có sự hồn nhiên nhưng vẫn cá tính.

Báo có tính chiến đấu cao, dám phê phán và châm biếm lãnh đạo. Đây là điều độc đáo không ở đâu làm được.

Không chỉ để nhân viên được thoả mãn cất lên tiếng lòng, CCB còn là cái nhìn đa chiều về chính sách của công ty, về năng lực quản lý và đối nhân xử thế của lãnh đạo. Cách đây 20 năm, việc nhân viên công khai phê phán sếp là chuyện “động trời” ở các doanh nghiệp khác, nhưng FPT Software đã tiên phong xây dựng nền văn hóa dân chủ để mỗi cá nhân “được là chính mình”. Tinh thần đó vẫn được công ty duy trì cho đến ngày nay, trở thành kim chỉ nam cho các hoạt động xây dựng văn hoá nội bộ.

CCB dần trở thành át chủ bài cho văn hoá doanh nghiệp của “FSoft”, đến mức độc giả bên ngoài như phụ huynh của nhân viên, sinh viên… vì thích thú nên cũng gửi nội dung đóng góp. Anh Phan Phương Đạt - Chủ nhiệm và viết nội dung cho CCB từ những ngày đầu tiên vẫn nhớ mãi một nhận xét mà độc giả gửi đến: “Báo có tính chiến đấu cao, dám phê phán và châm biếm lãnh đạo. Đây là điều độc đáo không ở đâu làm được”.

Năm 2015 khi được lưu hành trên Internet và qua email, CCB mở thêm chuyên mục “hot” mang tên Lề Giữa - nơi tất cả người “FSoft” cởi mở bày tỏ suy nghĩ về những vấn đề cảm thấy cần thay đổi. Đây là ý tưởng của nguyên TGĐ Nguyễn Thành Lâm bởi muốn lắng nghe ý kiến của CBNV một cách trực diện, không “kiểm duyệt”, không nể nang.

Giao diện CCB giai đoạn 2015.

Chị Nguyễn Thanh Nga - người từng có thời gian dài tham gia xây dựng nội dung cho CCB - cho biết Lề Giữa khi vừa mở ra đã lập tức nhận về hàng trăm chủ đề nhạy cảm, được anh chị em thảo luận sôi nổi nhất trên Intranet, mở ra một thời kỳ mới rực rỡ cho nền dân chủ của doanh nghiệp này.

Nhờ tinh thần cởi mở, CCB ngày càng phát triển lớn mạnh. Nhiều nhân sự thú nhận vào FPT Software chủ yếu để được tự do bày tỏ quan điểm. “Rời công ty, bạn có thể quên sếp hay đồng nghiệp, nhưng không thể quên những gì từng đọc trên CCB”, một cựu nhân viên hài hước tuyên bố.

Chuyển đổi số để trở thành hệ sinh thái truyền thông chủ động

Kể từ năm 2002 đến 2010, CCB nhiều lần “tiến hóa” để bắt nhịp thời đại. Từ những bản thảo dàn thô sơ trên phần mềm văn bản, tờ báo được thiết kế bắt mắt hơn bằng phần mềm chuyên nghiệp, có giám đốc sáng tạo riêng, được in số lượng hàng nghìn bản, thay đổi màu mực, đính kèm nhiều phụ san đặc biệt,… Kể từ năm 2011 đến nay, tờ báo chính thức chuyển đổi số xuất hiện đa kênh trực tuyến, trở thành hệ sinh thái truyền thông chủ động cho hơn 22.000 nhân sự của “FSoft”.

Chị Nga cho rằng lợi thế sinh ra trong một công ty công nghệ đã giúp CCB đón đầu các xu hướng phát triển của truyền thông thế giới. Bằng chứng là suốt 20 năm qua, CCB không ngừng trải qua những lần thay đổi lớn như phát triển phiên bản web năm 2015, đưa lên Workplace năm 2016, tái cơ cấu format năm 2018, cùng việc ra đời nhiều hình thức truyền tải mới như longform, newsletter ngay trên hệ thống quản trị nội dung CMS,…

Đội ngũ CCB xuất bản nhiều nội dung chuyên nghiệp không kém các công ty truyền thông bài bản.

Đặc biệt, Workplace là nền tảng hỗ trợ tương tác hai chiều giữa nhân viên và lãnh đạo, nơi mọi người có thể trình bày quan điểm trên bất kỳ nội dung nào. Ngay cả nhân viên mới cũng có phương tiện để trao đổi thẳng với BOD qua các bài nói chuyện. Workplace được đội ngũ nội bộ phát triển các hình thức nội dung đa dạng như bài post, bài chia sẻ, video đánh giá ngắn, video trải nghiệm, bản tin hình, video training... và phát trên nhiều kênh như group chung toàn công ty, group các đơn vị, group chi nhánh nước ngoài…

Với đặc thù nhân lực đông đảo, mỗi đơn vị sở hữu số nhân sự có thể bằng một công ty nhỏ bên ngoài (trên dưới 100 người), Workplace trở thành nơi lý tưởng để các đơn vị và cá nhân chủ động đăng tải thông tin nội bộ. CCB có trách nhiệm tiếp nhận và đưa các tin này đến với toàn công ty. Nhờ đó, mỗi nhân viên tạo thói quen trao đổi qua CCB và hệ sinh thái truyền thông chủ động. Mọi người kịp thời cập nhật tình hình, bàn luận các chủ đề, rủ rê nhau tham gia sự kiện, tranh luận nhiều chiều về các chính sách của công ty…

Giao diện Workplace dịp kỷ niệm 20 năm ra đời CCB.

Để CCB trở thành cụm từ quen thuộc khi nhắc đến kênh truyền thông nội bộ của “FSoft”, đội ngũ kỹ thuật phải tiến hành đo đạc và theo dõi tiếp nhận của độc giả thường xuyên, từ đó điều chỉnh nội dung, văn phong, cấu trúc phân chia trục nội dung, kênh/group phù hợp, nhằm cá nhân hóa đến từng đối tượng người dùng. Điển hình có website được tích hợp công cụ đo lường hiệu quả tiếp cận, xu hướng quan tâm để thay đổi nội dung theo nhu cầu. Botchat Workplace được dùng để đẩy nội dung quan trọng. Tính năng thông báo và bản tin trong myFPT - ứng dụng nội bộ cho 22.000 nhân viên “FSoft” - góp phần đẩy các nội dung thiết yếu về kinh doanh, con người.

“Về cơ bản, đội ngũ quản trị CCB khá thức thời trong việc quan tâm đến trải nghiệm của độc giả”, chị Thanh Nga nhận xét.

Đến nay, CCB xuất bản nhiều định dạng như tin video, newsletter, chatbot hàng ngày, hàng tuần. Đội ngũ sản xuất nội dung của hệ sinh thái này chuyên nghiệp không kém bất kỳ cơ quan truyền thông nào.

Sau 20 năm phát triển, “CCB” trở thành cụm từ đầu tiên mà người “FSoft” nghĩ đến khi nhắc tới truyền thông nội bộ. Nhờ hệ sinh thái truyền thông chủ động, nhân viên gắn kết với công ty và với nhau một cách tự nhiên. Mọi người hình thành thói quen xem CCB, cập nhật thông tin và bàn luận, rủ nhau cùng tham gia sự kiện, đặt câu hỏi trao đổi nhiều chiều về các chính sách công ty,… Đây là tài sản vô giá không gì có thể đong đếm trong nội tại của FPT Software.