Ông Vũ Minh Hoàng được tuyển dụng vào Phòng Nghiên cứu –Tổng hợp thuộc Văn phòng Ban Chỉ đạo Tây Nam bộ từ ngày 1/8/2014, theo quyết định ký ngày 4/6/2014. Thời gian tập sự 12 tháng.
Đến 24/7/2015, ông Hoàng có quyết định “về việc công nhận hết thời gian tập sự công chức”, để từ 1/8/2015 trở thành “chuyên viên Phòng Nghiên cứu- Tổng hợp, Văn phòng Ban Chỉ đạo Tây Nam bộ”.
Hai quyết định này do Chánh văn phòng lúc đó là ông Nguyễn Thanh Hải ký. Sau khi trở thành chuyên viên, ông Hoàng được bổ nhiệm Phó vụ trưởng Vụ Kinh tế thuộc Ban Chỉ đạo Tây Nam bộ và chuyển công tác sang thành phố Cần Thơ.
Trong thời gian trên, ngày 21/8/2015, Ban Chỉ đạo Tây Nam bộ đã đăng ký con dấu mới, con dấu cũ được công an thu hồi. Thế nhưng, quyết định công nhận ông Hoàng hết thời gian tập sự, ký ngày 24/7/2015, lại đóng con dấu mới, chỉ được sử dụng từ ngày 21/8/2015 về sau.
Phóng viên hỏi ông Nguyễn Phong Quang, nguyên Phó trưởng ban Thường trực Ban Chỉ đạo, về sự mâu thuẫn trong ngày ký quyết định và việc sử dụng con dấu như trên, ông trả lời có thể sai sót thế nào đó trong hành chính văn phòng. Còn theo ông Nguyễn Thanh Hải, nguyên Chánh văn phòng, người ký quyết định thì trả lời, thời gian đã lâu nên không nhớ chi tiết.
Luật sư Nguyễn Trường Thành, Trưởng văn phòng Luật sư Vạn Lý ở Cần Thơ nói: Nếu đúng như các văn bản, tài liệu thể hiện thì việc sử dụng con dấu ở Ban Chỉ đạo Tây Nam bộ đối với trường hợp của ông Vũ Minh Hoàng là sai quy định của pháp luật.
Cụ thể, thời điểm sử dụng con dấu ở Ban Chỉ đạo Tây Nam bộ bắt buộc tuân thủ quy định của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP, ngày 1/4/2009 sửa đổi bổ sung Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ chức.
Điều 6, khoản 2, Nghị định 58/2001/NĐ-CP quy định “Chỉ được sử dụng con dấu khi đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu”. Ngày 21/8/2015, Ban Chỉ đạo mới được Cục Cảnh sát Quản lý hành chính Bộ Công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu nhưng trước đó, Ban Chỉ đạo đã sử dụng con dấu này để ban hành quyết định chấm dứt thời hạn tập sự đối với ông Vũ Minh Hoàng là vi phạm quy định nêu trên.
Việc xử lý vi phạm trong việc quản lý sử dụng con dấu được quy định tại Điều 13, Nghị định 58/ 2001/NĐ-CP cụ thể như sau: “Người nào có hành vi vi phạm trong việc quản lý sử dụng con dấu tùy theo mức độ bị xử lý kỷ luật, phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự”.
