Ảnh minh họa. Nguồn: iStock.

Để trích xuất được trí tuệ tập thể trong bất kỳ nhóm nào, phối hợp hiệu quả lệ thuộc vào việc ta có nhận được đóng góp đầu vào thẳng thắn và táo bạo từ mọi người. Điều này có thể khó khăn trong một nhóm lớn, thông thường chỉ có vài tiếng nói chiếm diễn đàn trong một số vấn đề cụ thể và nhiều tiếng nói khác bị lướt qua.

Vì vậy chúng ta cần tới một giải pháp mang tên CPS. Đây là quy trình phối hợp giải quyết vấn đề, một công cụ có thể được áp dụng liên tục trong quá trình phối hợp. Sau đây tôi sẽ trình bày chi tiết hơn về cách vận hành của nó.

Đầu tiên, hãy đặt lên bàn một câu hỏi. Câu hỏi này có thể từ một thành viên trong nhóm cần được tư vấn trong một lĩnh vực cụ thể, hay một câu hỏi rộng hơn nhằm mục đích khơi dậy tư duy lớn hay thậm chí là những quan điểm trái chiều. Sau đây là một số ví dụ về câu hỏi hay:

- Những ý tưởng nào đã bị chúng ta giết chết trong quá khứ mà đáng lẽ chúng ta không nên gạt bỏ?

- Điều gì có thể làm thay đổi toàn bộ cách ta phục vụ khách hàng?

- Một số tính năng của các ứng dụng hay công nghệ mà ta đang sử dụng trong cuộc sống, chúng sẽ làm thay đổi trải nghiệm của khách hàng như thế nào?

Mỗi câu hỏi cần có trọng tâm để có thể giải quyết trong thời gian hạn chế định trước từ 30 đến 60 phút. Cố gắng đặt câu hỏi đơn giản và đi đường thẳng. Câu hỏi có nhiều nhánh sẽ không ổn, vì sẽ có quá nhiều yếu tố phải xử lý trong thời gian tương đối ngắn.

Với câu hỏi đã đặt lên bàn, chia mọi người thành từng nhóm nhỏ từ 2 đến 3 thành viên để họ thật sự đào sâu vào chủ đề và chỉ định một khoảng thời gian phù hợp tùy theo mức độ phức tạp của câu hỏi.

Nhóm ba người sẽ có mức cảm giác an toàn cao nhất, vì trong một nhóm nhỏ như thế, từng thành viên đều phải làm việc hết mình và sáng tạo, trong tâm thế can đảm, chấp nhận rủi ro và thẳng thắn nhất.

Một nhóm như thế không có chỗ cho thành viên giữ kẽ, đồng thời tư duy cũng phải đa dạng. Mọi người đều được lắng nghe, nhóm nhỏ có thể phân tích và kết hợp tư duy cá nhân thành một vài ý tưởng thống nhất.

Thiết kế của CPS tối đa hóa lợi ích của nhóm lớn là hội nhập triệt để, trong khi vẫn giữ được lợi ích của nhóm nhỏ là cảm giác an toàn và sự công nhận xã hội. Đây cũng là một giải pháp được chúng tôi phát triển tại FG sau khi cân nhắc bản chất của con người, mà tôi gọi là "làm việc theo trọng lực".

Thảo luận theo nhóm nhỏ cũng là khoảng thời gian phân tích hữu ích, từ đó chỉ có những kết quả thú vị và hữu hiệu sau khi thảo luận được trình bày ngược lại cho nhóm lớn. Lúc này, một tương tác tâm lý quý giá khác xuất hiện: Báo cáo cho diễn đàn lớn do nhóm nhỏ thực hiện nhiều khả năng được trình bày một cách thẳng thắn và can đảm hơn so với khi cá nhân tự trình bày ý tưởng của mình trong cuộc họp lớn.

Tại sao? Vì người được giao nhiệm vụ báo cáo với nhóm lớn muốn nhận được sự ủng hộ của hai người còn lại trong nhóm nhỏ của họ. Người đại diện không muốn bị đánh giá là hèn nhát hay không thể hiện hết những chi tiết đóng góp thẳng thắn của cả nhóm.

CPS tạo ra nhiều khoảnh khắc rất hào hứng mà tôi từng chứng kiến trong các cuộc họp phối hợp. Các giải pháp thông minh, mới lạ, đột phá xuất hiện khi từng nhóm nhỏ, trong không gian an toàn tâm lý, có những góc nhìn mới đối với vấn đề. Các thành viên suy nghĩ tường tận dám đứng lên và trình bày ý tưởng táo bạo, khi được sự hỗ trợ của nhóm nhỏ sau lưng.

Trên hết bạn tránh được điểm yếu của nhóm lớn là mọi người thường chỉ chờ đợi người nào đó có chuyên môn nhất hay có tính cách nổi bật nhất phát biểu. CPS đã chứng minh nó có thể trích xuất những ý tưởng có lẽ chẳng bao giờ có cơ hội được lên tiếng được cân nhắc nếu chỉ thảo luận trong nhóm lớn.