Những khó khăn của chuyển đổi số nằm trong DNA của doanh nghiệp.

Loài người vốn thích sự tiện lợi. Tất cả công nghệ từng tồn tại hay sẽ tồn tại đều được tạo ra để giảm hoặc thay thế sức lao động cần bỏ ra để đạt được kết quả cuối - tất cả vì mục tiêu giảm nỗ lực phải bỏ ra và tạo ra thời gian rảnh cho những việc đáng kể hơn.

Song có một cái bẫy. Chúng ta tìm kiếm sự thuận tiện nhưng theo một cách tự nhiên, ta cũng né tránh các quy trình mới. Thay đổi mang lại rủi ro và đòi hỏi nỗ lực (kẻ thù tự nhiên của sự thuận tiện).

Bạn nói với nhân viên rằng họ phải học một kỹ năng mới để cải thiện hiệu quả công việc trong tương lai, huyết áp của họ chắc chắn sẽ tăng. Ngay cả các nhân viên thích học hỏi và tự nguyện tham gia các cơ hội huấn luyện cũng sẽ cảm nhận được sự gia tăng của adrenalin trong máu đi kèm với sự lo lắng khi nghĩ đến phải thay đổi một thói quen.

Ảnh minh họa: Concisesoftware.

Năm giai đoạn của chuyển đổi số ở mỗi cá nhân:

Giai đoạn 1: Chối bỏ.

Tôi không thật sự cần một chiếc điện thoại mới. Vậy nếu các mẫu điện thoại mới có thêm tính năng thì sao? Chúng rất đắt, khó sử dụng và dù sao tôi cũng chỉ dùng điện thoại cho vài việc thôi.

Giai đoạn 2: Sợ hãi.

Có quá nhiều lựa chọn và lựa chọn nào cũng đắt đỏ! Nếu ký hợp đồng hai năm, ta sẽ có mức giá rẻ hơn nhưng sẽ ra sao nếu sau một tháng tôi thấy không thích.

Giai đoạn 3: Giận dữ.

Cái nút này để làm gì nhỉ? Tất cả danh bạ và lịch làm việc của tôi đã biến đâu mất? Tôi biết ngay đổi điện thoại là sai lầm.

Giai đoạn 4: Thích thú.

Những bức ảnh này thật tuyệt! Tôi sẽ chia sẻ lên mạng bằng tính năng ra lệnh qua giọng nói! Tính năng này thật sự tiện khi đang lái xe.

Giai đoạn 5: Nghiện.

Tôi mở lại điện thoại cũ, thấy nó thật nặng và chạy quá chậm . với điện thoại mới. Thật không thể tin tôi lại chờ lâu đến vậy để mua điện thoại mới.

Các đặc điểm di truyền này khiến công nghệ mới được đón nhân chậm hơn ở giai đoạn đầu khi mà thay đổi là yếu tố nổi bật nhất có quá trình cải tiến. Một khi hệ thống mới thích ứng được thì chính đặc điểm di truyền đó lại khiến hệ thống khó bị bỏ lại vì nó đã trở nên thoải mái, quen thuộc và do đó làm cho quy trình trở nên thuận tiện.

Đó là lý do vì sao thay đổi để bắt kịp với công nghệ không phải là vấn đề. Vấn đề thật sự là thay đổi thái độ tiếp nhận thay đổi.

Để hiểu được phản ứng của nhân viên, quản lý và khách hàng trước những thay đổi mà bạn sẽ đề xướng, hãy nghĩ lại cách bạn thích ứng với những chuyển đổi số mà bạn đã trải qua.

Mỗi lần có điện thoại, máy tính xách tay hay xe hơi mới, chúng ta đều trải qua những phản ứng tự nhiên và con người nhất với sự thay đổi này.

Với sự phổ biến của trải nghiệm này, bạn có thể nghĩ chuyển đổi số là việc dẫn dắt doanh nghiệp và nhân sự trải qua quá trình nâng cấp lớn lao để quay lại làm việc như thường. Song tất cả điều này mới chỉ là tạo ra nền tảng cho một sự chuyển đổi mới trong hai năm tiếp theo khi những nâng cấp đã thực hiện sớm trở nên lỗi thời.

Đó là lý do vì sao thách thức của chuyển đổi số chính là tìm ra cách làm việc mới để đảm bảo hoạt động thay đổi và cải tiến liên tục trong doanh nghiệp sẽ là hoạt động cốt lõi.

“Là một phong trào, chuyển đổi số sẽ ảnh hưởng tới tất cả thế hệ con người. Ví như tôi 55 tuổi và tôi vẫn còn nhớ việc đi ra bưu điện với phong thư trên tay. Tôi có một dãy số và đó là số fax của nhà hát tại London. Tôi còn nhớ nhân viên bưu điện đưa lại cho tôi lá thư và nói: 'Giờ nó tới London rồi' khiến tôi kinh ngạc như thế nào. Đó là với máy fax từ năm 1984. Hai người con của tôi, một đứa 17 tuổi và một đứa hơn 20 tuổi, lớn lên cùng kỹ thuật số. Chúng không thể tưởng tượng cuộc sống không có Internet hay điện thoại di động.

Thế hệ tôi mới chỉ tạo ra thay đổi từ thế giới văn bản sang thế giới số và rồi thế giới số giờ thành thế giới (thiết bị) di động. Thiết bị di động cho phép bạn làm mọi việc cá nhân 24/7 từ hẹn hò, thanh toán hóa đơn hay theo dõi sức khỏe. Nếu bạn cởi mở với kỹ thuật số, cả một thế giới mới đang chờ bạn".

Trích phỏng vấn Wim Pijbes, Giám đốc, cựu Tổng Giám đốc Rijksmuseum (2008).