Đừng lưu trữ tất cả mọi loại giấy tờ làm bạn tốn thời gian. Ảnh: Doceye.

Lawrence T. Wong là chủ tịch câu lạc bộ Jockey Hong Kong (Trung Quốc), đồng thời là cựu giám đốc hãng Ford Motor Đài Loan (Trung Quốc).

Trong một lần ghé thăm văn phòng của ông, tôi để ý là không hề có một mảnh giấy nào ở xung quanh. Tôi hỏi tại sao ông làm vậy. Ông trả lời: “Bạn không nên chạm vào một mảnh giấy nào đến hai lần. Một khi bạn đụng đến một tài liệu giấy bất kỳ, sẽ có ba việc phải làm với nó: đọc nó, lưu trữ nó, hoặc vứt nó đi”.

Đối với những thứ giấy tờ cứ toáng lên “giữ tôi lại, giữ tôi lại” và không muốn bị vứt đi thì Lawrence Wong có một phương pháp khác:

1. Làm ba ngăn kéo A, B, C

A– Tương đối quan trọng

B– Ít quan trọng hơn

C– Ít quan trọng nhất

2. Mỗi 7-10 ngày, vứt toàn bộ giấy tờ trong ngăn C

3. Sau đó dời giấy tờ từ ngăn B xuống C, từ A xuống B. Khi cần thiết, tất cả giấy tờ sẽ được sử dụng mà không cần phải nhọc công quản lý chúng.

Khi tôi hỏi từ đâu mà ông có phương pháp này, ông đã kể cho tôi nghe câu chuyện sau đây:

Ông từng làm việc cho một cấp trên cứ giữ lại hàng chồng giấy tờ trên bàn làm việc của mình. Vì hiếu kỳ muốn biết cấp trên sẽ phản ứng ra sao, ông đã giấu mất một chồng giấy tờ vào tủ tài liệu suốt cả tháng trời. Vị cấp trên ấy chả bao giờ nhớ tới chúng.

Sau đó, ông đem trả chồng giấy tờ đó về chỗ cũ rồi lại giấu đi một chồng khác. Một lần nữa, cấp trên của ông vẫn chẳng nhận ra được khác biệt. Ông kết luận rằng cấp trên đã sử dụng bàn làm việc của mình như một cái tủ trữ hồ sơ.

Phần đông trong chúng ta cũng sử dụng bàn làm việc như một cái kho chứa đồ thay vì dùng một cái tủ đựng hồ sơ. Bằng cách đó, chúng ta tạo ra một đống hỗn độn, lộn xộn trong đầu óc mình. Chúng ta đang thầm bảo tâm trí của mình rằng chúng ta có nhiều việc để làm hơn số công việc thực tế.

Tâm trí ta bị rối ren bởi một khối lượng giấy tờ ngập ngụa trên bàn làm việc và, vì vậy mà nó không còn nhạy bén và tập trung chính xác vào công tác tức thời ngay trước mắt.

Câu trả lời là - Hãy dọn sạch sẽ!