  |
Lập kế hoạch thiếu tính chính xác sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc nhưng không đạt được hiệu quả như mong muốn.
  |
Điểm chính:
- Hiện tượng planning fallacy là một dạng thiên kiến nhận thức.
- Thời gian làm việc thực tế thường sẽ nhiều hơn thời gian dự tính ban đầu.
- Khi lập kế hoạch, đừng quên đề phòng những tình huống xấu nhất.
Planning fallacy là gì?
Hiện tượng planning fallacy (tạm dịch: ngụy biện lập kế hoạch) được hai nhà tâm lý học Daniel Kahneman và Amos Tversky định nghĩa như sau: "Đây là xu hướng đánh giá thời gian hoàn thành công việc ít hơn so với thực tế."
Hiểu đơn giản, chúng ta thường khá chủ quan khi dự đoán về thời gian cần có để thực hiện công việc.
Ví dụ như, bạn tính toán mình sẽ mất khoảng 30 phút để đi từ nhà đến công ty nhưng do kẹt xe, bạn vẫn đến trễ hơn giờ làm việc 15 phút. Khoảng thời gian chênh lệch này không được bạn đưa vào kế hoạch ban đầu.
Tại sao hiện tượng này lại xảy ra?
Có rất nhiều lý do giải thích cho hiện tượng này. Hai nhà tâm lý học Kahneman và Tversky cho rằng, chúng ta đã quá lạc quan khi lập kế hoạch.
Bạn quá tập trung vào đích đến của sự thành công và tự tin có thể giải quyết chúng một cách dễ dàng. Từ đó, bản thân sẽ bỏ qua các rủi ro xung quanh khi thực hiện công việc.
Bên cạnh đó, khi lập kế hoạch, chúng ta thường cho rằng mình đã nắm được tất cả các bước thực hiện và phân chia quỹ thời gian hợp lý.
Trên thực tế, công việc không thể diễn ra đúng như ta mong muốn. Đôi lúc sẽ có những yếu tố khác xen ngang và làm lịch trình dự tính phải thay đổi, tạo ra sự chênh lệch thời gian so với ban đầu.
Cách giảm chênh lệch thời gian khi thực hiện kế hoạch
Việc tốn nhiều thời gian hơn so với dự tính có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc của bạn. Để khắc phục tình trạng này, bạn có thể thực hiện theo một vài gợi ý của BBC Worklife.
Nhìn nhận thực tế hơn
Theo định luật Murphy: “Bất cứ điều gì xảy ra cũng có thể có sai sót". Vậy nên, bạn không thể bỏ qua những rủi ro khi lập kế hoạch.
Bạn có thể xem lại các dữ liệu trước đây khi thực hiện công việc tương tự để dự đoán thời gian hoàn thành. Qua đó, bạn cũng có thể nhìn ra những sai lầm và rút ra bài học cho lần này.
Không nên quá tự tin vào khả năng kiểm soát của bản thân, tránh việc dự tính đi quá xa so với thực tế.
Chia nhỏ khối lượng công việc
Để đơn giản hóa khi thực hiện kế hoạch, bạn cũng có thể chia nhỏ các đầu mục công việc lớn. Việc hoàn thành từng nhiệm vụ nhỏ sẽ giúp bạn giảm bớt cảm giác quá tải và áp lực.
Bên cạnh đó, việc tính toán thời gian thực hiện cho những nhiệm vụ nhỏ cũng dễ dàng và có khả năng chính xác cao hơn.
Quản lý thời gian chặt chẽ
Ngoài những tác nhân bên ngoài làm ảnh hưởng đến tiến độ của kế hoạch, bản thân bạn cũng đóng vai trò quan trọng trong việc này.
Bạn cần giữ sự tập trung cao độ ngay từ khi bắt đầu kế hoạch. Để duy trì được nó, bạn có thể sử dụng một số phương pháp như: Pomodoro, ma trận Eisenhower,... lúc làm việc.
Các phương pháp này sẽ giúp bạn giải quyết công việc nhanh hơn nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng khi hoàn thành.
Đánh giá không thiên vị
Để tránh góc nhìn cá nhân khi nhìn nhận về bản kế hoạch của mình, bạn cũng có thể nhờ đồng nghiệp hoặc những người xung quanh đánh giá tính thực tế của chúng.
Nếu lập kế hoạch cho một chương trình của công ty, bạn cũng có thể tham khảo thêm từ các dự án liên quan. Từ đó rút ra những kinh nghiệm riêng và hoàn thiện kế hoạch của mình chuẩn xác hơn.
