Thế mạnh ở văn phòng của người hướng nội

Nhân sự hướng ngoại dễ chiếm ưu thế nhờ khả năng ngôn ngữ, diễn đạt. Ảnh minh họa: Rodnae Productions/Pexels.

Chuyên gia thần kinh Juliette Han vốn là một người sống nội tâm. Khi nhận công việc đầu tiên sau khi tốt nghiệp tiến sĩ, cô đã rất lo lắng, sợ khó có thể giao tiếp tự nhiên với mọi người.

Tuy nhiên, cô nhanh chóng nhận ra không cần ép bản thân phải cư xử như những người hướng ngoại.

Thay vào đó, nữ chuyên gia lại dễ dàng đạt được nhiều thành tựu nhờ một số kỹ năng riêng của nhóm người hướng nội. Điển hình nhất trong số đó chính là khả năng viết và sử dụng ngôn từ khéo léo trong đa dạng tình huống.

“Không quan trọng bạn đang theo đuổi lĩnh vực nào. Chỉ cần biết cách viết tử tế và có chiến lược, bạn sẽ nhanh chóng được đánh giá cao khi trao đổi email hay thậm chí là gặp mặt trực tiếp”, cô nói với CNBC Make It.

Dưới đây là một số lời khuyên từ Juliette Han nhằm giúp những nhân sự hướng nội chiếm ưu thế tại môi trường công sở.

Bạn nên linh hoạt trong phương án trình bày các văn bản công việc. Ảnh minh họa: Yan Krukau/Pexels.

Chọn định dạng văn bản phù hợp

Trước khi truyền đạt ý tưởng hoặc yêu cầu nào đó, bạn nên cân nhắc và chọn phương án truyền tải phù hợp nhất cho từng dạng thông tin.

Chẳng hạn, nếu muốn chia sẻ nghiên cứu chứa nhiều dữ liệu, slides PowerPoint sẽ là trợ thủ đắc lực.

Đặc biệt, hệ thống biểu đồ, hình ảnh cũng được tối ưu khi bạn trình bày qua định dạng này.

Trong trường hợp cần công bố quyết định nào đó ở vị trí quản lý, hãy soạn một email thật chi tiết. Thay vì viết lan man, bạn nên linh hoạt sử dụng các gạch đầu dòng.

Nhờ đó, ý tứ bài viết sẽ được trình bày rõ ràng, khoa học, giúp người đọc tập trung và dễ dàng tiếp nhận thông tin.

Ngoài ra, trình bày nội dung theo phương pháp STAR (tình huống, nhiệm vụ, hành động và kết quả) cũng giúp ích trong trường hợp chia sẻ thông tin về chiến lược, hoặc báo cáo kết quả hoạt động.

Cuối cùng, một email ngắn hoặc gặp trực tiếp để công bố chung là đủ cho các cuộc thảo luận cập nhật tiến độ, thu thập phản hồi.

Theo chuyên gia, viết tắt, lạm dùng từ chuyên ngành dễ gây ra rắc rối ngoài ý muốn. Ảnh minh họa: Thirdman/Pexels.

Tránh viết tắt, dùng biệt ngữ

Trong môi trường công sở, nhiều nhân sự từ non trẻ đến dày dạn kinh nghiệm đều có thói quen sử dụng thuật ngữ, biệt ngữ hoặc từ viết tắt chuyên ngành trong email.

Họ nghĩ đây là thói quen vô hại, song chúng lại dễ gây ra hàng loạt hiểu lầm không đáng có.

“Tôi từng gặp vài trường hợp một từ viết tắt mà sếp và cấp dưới lại hiểu theo 2 nghĩa khác nhau. Thật chẳng đáng khi tiến độ công việc bị ảnh hưởng vì sự cố kiểu này”, Han nói.

Với cô, ngôn ngữ dễ hiểu, rõ ràng là cách hiệu quả nhất để diễn đạt các chủ đề phức tạp.

Đồng thời, đừng bao gồm các chi tiết ít liên quan, dễ khiến người đọc bị xao nhãng, lạc đề vào nội dung. Thay vào đó, hãy chuyển nó xuống cuối ghi chú của bạn.

Ngoài ra, bạn cần cân nhắc kỹ trước khi quyết định sử dụng hình ảnh minh họa trong email.

Trước đây, Han từng bất ngờ khi gặp một Giám đốc điều hành thiết kế báo cáo tài chính cuối năm theo phong cách sách trẻ em. Dù phong cách này khá sáng tạo, nữ chuyên gia vẫn không khuyến khích mọi người học theo nhằm hạn chế rủi ro.

Viết email mạch lạc, đúng trọng tâm sẽ giúp đồng nghiệp cảm thấy thoải mái khi tiếp nhận thông tin từ bạn. Ảnh minh họa: Taryn Elliott/Pexels.

Giúp mọi người tiếp cận thông tin dễ dàng

Suốt 8 tiếng ở văn phòng, quản lý, đồng nghiệp hay cấp dưới của bạn đã phải vất vả với lượng email, tài liệu được gửi đến dồn dập.

Vì thế, hãy lưu ý những điểm sau trước khi nhấn gửi bất kỳ văn bản, ghi chú nào:

• Nhắc họ lý do bạn liên hệ (ví dụ: “Liên quan đến cuộc họp ngày hôm qua…”).
• Định dạng email sao cho dễ đọc trên màn hình điện thoại (ví dụ: Viết câu ngắn, có dấu đầu dòng).
• Vạch ra các mục hành động (ví dụ: “Các bước tiếp theo là…”, “Deadline là…”).
• Tạo tài liệu đính kèm nếu phần text bạn gửi vượt quá một trang.
• Cung cấp thông tin cơ sở để đưa bất kỳ ai cũng hiểu vấn đề nhanh chóng. Đừng tự cho mình niềm tin rằng mọi người nhận đều nắm vấn đề như chính bạn.

Cung cấp thông tin về quá trình lên kế hoạch sẽ giúp đồng nghiệp nắm ý bạn nhanh hơn. Ảnh minh họa: Mart Production/Pexels.

Cung cấp thông tin quá trình

Nếu đang xử lý một chủ đề có khả năng gây tranh cãi (phân bổ ngân sách hoặc tái cấu trúc bộ phận nào đó của công ty), bạn nên cho đối phương một số thông tin về quá trình lên kế hoạch, định hướng hoạt động của mình trước đó.

Để làm được điều này, hãy lưu ý ghi chú cẩn thận mọi thứ ở bản nháp, sau đó trình bày lại sao cho dễ hiểu với số đông.

Đặc biệt, đừng quên mời mọi người đưa ra phản hồi, dù họ đồng tình với phương án của bạn hay không.

Nhờ vậy, quyết định cuối cùng của bạn sẽ xác đáng hơn nhờ kết hợp khéo léo đa dạng quan điểm.

Đừng chèn những câu đùa vào email vì không phải ai cũng hiểu được ngụ ý của bạn. Ảnh minh họa: Alena Darmel/Pexels.

Đảm bảo tính chính xác

Cuối cùng, bất kỳ nhân sự nào cũng muốn thể hiện năng lực và cá tính qua từng email, tin nhắn gửi đến người cùng văn phòng.

Theo Juliette Han, bạn cần đảm bảo những yếu tố sau để đạt được nguyện vọng này:

Đừng cẩu thả. Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và tính nhất quán trong các con số.

Tránh những trò đùa và sự hài hước không cần thiết. Trong đa số trường hợp, đối phương khó hiểu ý bạn khi chỉ đọc văn bản.

Điều này càng dễ nghiêm trọng hơn khi làm việc với người ít thân thiết, hoặc chưa gặp bao giờ.

Viết ngắn gọn, súc tích, đánh thẳng vào vấn đề thay vì cố khoe mẽ trình độ viết.

“Tóm lại, hãy dùng ngôn từ thật khéo léo như thể bạn đang xài tiền. Đó là cách giúp bạn giành lấy lợi thế ở nơi làm việc, dù là một người sống hướng nội, ít có nhu cầu làm ngôi sao của đám đông”, nữ tiến sĩ nói thêm.

Lên kế hoạch sự nghiệp để năm mới không lạc lối Để có một năm làm việc hiệu quả, bạn nên có cái nhìn cụ thể về những dự định của mình. Bên cạnh đó, xin ý kiến từ quản lý cũng là cách để củng cố danh sách mục tiêu. 07:35 28/1/2023