Khi nói đến hiệu suất làm việc, ai cũng phải đối mặt với một thử thách, đó là quỹ thời gian hạn hẹp chỉ 24 giờ mỗi ngày. Tuy nhiên, có những người biết cách nhân đôi thời gian. Nói cách khác, trong cùng 24 giờ ấy, có người hoàn thành được gấp đôi số lượng công việc, người khác lại không.
Với phương pháp tiếp cận đúng đắn, bạn hoàn toàn có thể làm được điều đó. Dưới đây là 10 chiêu mà Forbes mách bạn để có thể làm việc hiệu quả.
1. Không động đến thứ gì 2 lần
Những người thành đạt không bao giờ để bất cứ thứ gì vào "danh sách chờ". Với họ, động vào việc nào đó 2 lần là sự lãng phí thời gian. Đừng bao giờ “để dành” lại dù chỉ một email hay một cuộc gọi để giải quyết sau đó. Ngay khi chú ý đến bất cứ nhiệm vụ nào, nên bắt tay vào hành động luôn.
2. Sẵn sàng cho ngày hôm sau trước khi rời văn phòng
Những người làm việc siêu hiệu quả thường khép lại một ngày bằng những chuẩn bị cho ngày hôm sau. Việc này giúp họ tổng kết được những thứ đã hoàn thành trong ngày, đồng thời đảm bảo ngày làm việc hiệu quả hôm sau. Benjamin Franklin đã nói: "Với mỗi phút dành ra để sắp xếp công việc, bạn sẽ kiếm thêm cho mình được 1 giờ đồng hồ".
3. Giải quyết trước nhiệm vụ "khó nhằn"
Người thành đạt thường chọn việc "khó nhằn", hoặc “nhạt” nhất trong danh sách những việc cần làm để giải quyết vào mỗi sáng. Sau đó họ sẽ thảnh thơi xử lý những nhiệm vụ thú vị.
4. Theo sát kế hoạch trong các buổi họp
 |
| Ảnh: Huffpost |
5. Nói “không” khi cần
“Không” là một từ có sức mạnh vô cùng, mà những người làm việc hiệu quả chẳng ngại khi nói ra. Họ tránh các cụm từ kiểu như “tôi không nghĩ tôi có thể”, hay “tôi không chắc lắm”. Biết nói “không” với những cam kết, nhiệm vụ mới là cách thể hiện sự tôn trọng với những nhiệm vụ hiện tại còn dang dở, đồng thời đem lại cho bạn cơ hội hoàn thành nó một cách tốt nhất.
Nghiên cứu thực hiện bởi Đại học California ở San Francisco cho thấy, bạn càng ngần ngại khi nói “không” thì càng phải trải qua nhiều áp lực, căng thẳng, thậm chí là trầm cảm. Hãy học cách nói “không” khi cần.
6. Chỉ kiểm tra email vào những thời điểm cố định
Người thành đạt không bao giờ để những email trở thành thứ làm gián đoạn. Cho nên ngoài việc chỉ kiểm tra email vào những giờ cố định, họ còn tận dụng các tính năng phân loại tin nhắn theo đối tượng người gửi, những email từ nhân vật hay khách hàng quan trọng sẽ được ưu tiên kiểm tra trước. Một vài người thậm chí còn cài đặt chế độ trả lời tự động, để thông báo cho người gửi biết chính xác khi nào họ sẽ lại kiểm tra email.
7. Không làm nhiều việc một lúc
Những người làm việc hiệu quả hiểu được rằng, “đa tác vụ” chính là kẻ thù của hiệu suất lao động. Nghiên cứu thực hiện tại Đại học Stanford xác nhận, làm nhiều việc một lúc sẽ kém hiệu quả hơn xử lý từng việc một.
Các nhà nghiên cứu cũng chỉ ra, người bị “tra tấn” bởi nhiều luồng thông tin một lúc thường không thể tập trung, khả năng “triệu hồi” thông tin cũng kém hơn những người giải quyết từng nhiệm vụ.
 |
| Ảnh: Doctors.am |
8. Không đi theo lề lối
Đừng ngại ngần đi chệch những lề lối có sẵn, nếu bạn cảm thấy mình cần phải làm vậy. Hãy đưa số điện thoại cho một người đáng tin cậy, để gọi phòng trường hợp khẩn cấp, và biến người đó trở thành “cái máy lọc” cho bạn. Mọi thứ cần phải được thông qua người này. Chiến lược “chống đạn” này vô cùng hiệu quả, nếu muốn hoàn thành những dự án quan trọng.
9. Giao phó nhiệm vụ cho người khác
Những người làm việc hiệu quả ý thức được rằng, họ không phải là người duy nhất có tài trong cơ quan. Cho nên họ tin tưởng khi giao phó việc cho người khác, để có thể tập trung vào nhiệm vụ quan trọng của chính mình.
10. Biến công nghệ thành công cụ hữu hiệu
Nhiều người cho rằng, công nghệ là tác nhân gây xao nhãng, nhưng mặt khác nó cũng có thể giúp bạn tập trung. Những người thành đạt biết cách biến công nghệ thành công cụ hữu hiệu.
Ngoài việc cài đặt chế độ lọc thư trên tài khoản email, giúp phân loại và ưu tiên những thư quan trọng, họ còn sử dụng các phần mềm tự động kết nối các ứng dụng trên Internet. Bằng cách này, khi giá cổ phiếu công ty đạt đến mức giá nhất định, hoặc có thứ mới từ khách hàng VIP, họ sẽ được thông báo ngay lập tức.
