Hiệu quả từ ứng dụng Zalo trong cải cách hành chính tại Bắc Giang

Đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh Bắc Giang (Trung tâm PVHCC tỉnh Bắc Giang) làm thủ tục, chị Lâm Hải Yến (huyện Lục Nam) hài lòng khi được cán bộ giới thiệu, hướng dẫn về trang Zalo “Phục vụ hành chính công tỉnh Bắc Giang” và biết từ nay chị có thể tra cứu tình trạng hồ sơ ngay trên trang Zalo này.

“Tôi không phải mất công đi lại nữa mà chỉ cần ngồi tại nhà, quét mã QR trên Zalo là biết được hồ sơ có cần bổ sung hay không, đang được bên nào xử lý, cũng như ngày dự kiến đến nhận kết quả. Tôi rất ngạc nhiên”, chị Yến nói.

Đây chỉ là một trong nhiều tiện ích của trang Zalo “Phục vụ hành chính công tỉnh Bắc Giang” đang được triển khai.

Hàng nghìn thắc mắc về TTHC gửi qua Zalo mỗi tuần

Tương tự chị Hải Yến, anh Hoàng Văn Long (huyện Yên Thế) an tâm vì sau khi được hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến, anh chỉ cần nhập mã và tra cứu trên Zalo là biết hồ sơ đã được giải quyết hay chưa.

“Ngoài ra, tôi còn có thể gửi tin nhắn, gọi điện phản ánh, kiến nghị đến chính quyền dễ dàng. Qua Zalo này, tôi cũng nhận được thông tin an sinh xã hội, chính sách mới để nắm thông tin”, anh Long nói.

Anh Long (trái) được cán bộ hướng dẫn cách theo dõi Zalo của Trung tâm.

Khi đến cơ quan Nhà nước làm TTHC, nhiều người dân lúng túng vì phải chờ đợi, thắc mắc về giấy tờ, quy trình. Cũng từ đây, nhu cầu về mô hình tương tác giúp người dân nắm rõ giấy tờ, thủ tục; cán bộ, viên chức thông tin kỹ hơn về quy trình trước khi tiếp nhận khiến lãnh đạo tỉnh trăn trở.

Từ thực tế này, năm 2020, trang Zalo “Phục vụ hành chính công tỉnh Bắc Giang” ra đời với mục tiêu rút ngắn, đơn giản hóa quy trình cho người dân khi đến làm TTHC.

Zalo còn có nhiều tính năng thân thiện, dễ sử dụng và tương tác. Song song là tính bảo mật cao do tích hợp số điện thoại cá nhân nên có mức độ tin cậy và thúc đẩy người dân dễ dàng trò chuyện với chính quyền hơn.

Ông Nguyễn Văn Duẩn, Giám đốc Trung tâm PVHCC tỉnh Bắc Giang

“Tôi thấy mô hình này tiện lợi, tiết kiệm thời gian. Tôi mong trong tương lai tỉnh sẽ tiếp tục triển khai những dịch vụ, tiện ích khác trên Zalo để việc làm thủ tục giấy tờ được dễ dàng hơn”, chị Lâm Hải Yến nói.

Sau 3 năm, trang Zalo của Trung tâm đã thu hút hơn 133.000 lượt người quan tâm. Hàng ngày, ngoài thông báo về tình trạng hồ sơ, các nội dung thông tin liên quan đến giải quyết TTHC cũng được cập nhật, gửi trực tiếp đến những người quan tâm trang. Mỗi bài viết có thể nhận được hàng chục nghìn người xem, tương tác.

Riêng nội dung hướng dẫn thực hiện TTHC trực tuyến qua Cổng dịch vụ công tỉnh Bắc Giang được trình bày ngắn gọn, đẹp mắt dưới dạng tờ rơi vừa phát trực tiếp cho người dân, doanh nghiệp; vừa đăng kèm dưới các tin bài trên Zalo gửi đến người dân quan tâm trang.

“Kể từ khi tính năng được triển khai trên Zalo, việc hỗ trợ giải đáp thông tin phục vụ người dân dễ dàng, nhanh chóng hơn. Người dân cũng thấy được sự thuận tiện nên tương tác nhiều. Trung bình mỗi tuần, chúng tôi nhận hàng trăm câu hỏi về TTHC người dân gửi về”, ông Nguyễn Văn Duẩn - Giám đốc Trung tâm PVHCC tỉnh Bắc Giang - cho biết.

Người dân sử dụng Zalo quét QR để thực hiện thanh toán trực tuyến lệ phí khi giải quyết TTHC.

Từ đầu tháng 6, Trung tâm PVHCC tỉnh Bắc Giang triển khai thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC. Người dân, doanh nghiệp được giảm bớt hồ sơ giấy, không phải nộp hồ sơ nhiều lần nếu từng làm thủ tục trước đó. Điều này cũng tăng cường chia sẻ, khai thác dữ liệu hồ sơ điện tử giữa các cơ quan hành chính Nhà nước với nhau.

Cải thiện chỉ số PAR Index qua từng năm

Năm 2021, chỉ số cải cách hành chính (PAR Index) của tỉnh Bắc Giang đạt 88,65/100 điểm, đứng thứ 7 cả nước (tăng 6 bậc so với năm 2020). Về chỉ số hài lòng của người dân - tổ chức, Bắc Giang xếp thứ 8 cả nước với 90,01%.

Giám đốc Trung tâm PVHCC tỉnh cho biết Bắc Giang đã có nền tảng của chính quyền điện tử, sẵn sàng cung ứng dịch vụ công ở mức độ cao hướng tới chính quyền số. Do đó, việc nâng cao nhận thức, khả năng ứng dụng công nghệ để giải quyết TTHC sẽ giúp người dân quen dần và là tiền đề hình thành nên các công dân điện tử, từng bước tiếp cận chính quyền điện tử trong giải quyết TTHC.

Chỉ số PAR Index của Bắc Giang tăng trưởng qua từng năm.

Thực hiện mục tiêu này, Trung tâm PVHCC tỉnh Bắc Giang chủ động triển khai hoạt động tuyên truyền chuyển đổi số trong cơ quan Nhà nước của tỉnh bằng nhiều hình thức. Trong đó, kênh Zalo được Trung tâm tập trung khai thác, vận hành hiệu quả.

Trong các phương tiện được Trung tâm áp dụng để tuyên truyền về chuyển đổi số, cải cách TTHC, trang Zalo “Phục vụ hành chính công tỉnh Bắc Giang” có nhiều tiện ích phù hợp với nhu cầu của người dân trên địa bàn.

Ông Nguyễn Văn Duẩn, Giám đốc Trung tâm Phục vụ HCC tỉnh Bắc Giang

“Nhờ nền tảng công nghệ nói chung và Zalo nói riêng, các thông tin hoạt động của Trung tâm tiếp cận người dân nhanh hơn. Những tiện ích được tích hợp trên trang Zalo góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp khi thực hiện TTHC”, ông Nguyễn Văn Duẩn khẳng định.

Bên cạnh đó, việc ứng dụng tiện ích trên Zalo cũng giúp giảm chi phí, thời gian và nhân lực của Trung tâm để thực hiện các công việc như hướng dẫn người dân nộp hồ sơ trực tuyến, tra cứu kết quả giải quyết TTHC, thông báo tình trạng hồ sơ...

Trực tiếp làm việc, hướng dẫn người dân khi đến Trung tâm, anh Liểu Ngọc Tùng - cán bộ trung tâm - cho biết: “Vì Zalo có lượng người sử dụng rộng rãi, phổ biến nên việc giới thiệu hướng dẫn cách sử dụng trang Zalo của Trung tâm không quá mất thời gian”.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 góp phần rút ngắn việc hiện thực hóa Chính phủ điện tử.

Còn theo chị Thân Thị Quế - cán bộ trung tâm, thông qua trò chuyện bằng Zalo, mọi thông báo công việc, giải quyết kết quả hồ sơ được thông tin kịp thời tới người dân. “Trung tâm cũng dễ dàng nhận được hỏi đáp, phản ánh kiến nghị để kịp thời hỗ trợ người dân hơn”, chị cho hay.

Trung tâm đặt mục tiêu giải quyết hồ sơ TTHC trước và đúng hạn, không gây phiền hà, sách nhiễu cho người dân, tổ chức.

Cũng theo Trung tâm PVHCC tỉnh Bắc Giang, trong năm 2022, tỉnh này đặt mục tiêu hơn 90% người dân và doanh nghiệp hài lòng về giải quyết TTHC, 100% dịch vụ công trực tuyến mức độ 3-4 được tích hợp lên Cổng dịch vụ công quốc gia, 100% dịch vụ công được hỗ trợ giải đáp thắc mắc cho người dân, doanh nghiệp.

Để hoàn thành các mục tiêu đề ra, Trung tâm chủ động phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, các sở, ngành, đơn vị rà soát TTHC, bổ sung cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, đảm bảo việc số hoá tại Trung tâm.

Đồng thời, Trung tâm đẩy mạnh hướng dẫn người dân, doanh nghiệp thực hiện dịch vụ công mức độ 3-4, bưu chính công ích, nâng cao số lượng hồ sơ nộp trực tuyến và trả kết quả qua bưu chính.

Người dân quét mã QR để quan tâm và nhận tin tức từ Zalo “Phục vụ hành chính công tỉnh Bắc Giang”.

“Chúng tôi sẽ hướng dẫn, tuyên truyền về trang Zalo cho cá nhân, tổ chức khi đến thực hiện TTHC, đồng thời tiếp nhận và trả lời nhanh thắc mắc của người dân, doanh nghiệp gửi đến Trung tâm thông qua Zalo", lãnh đạo Trung tâm PVHCC tỉnh Bắc Giang chia sẻ về định hướng năm nay.