Theo một khảo sát của Harvard Business Review, các công ty lớn luôn phải đối mặt với câu hỏi làm sao để tối ưu năng suất của nhân sự. Kết quả nghiên cứu cũng chỉ ra năng lực sản xuất của người lao động giảm 20% bởi “gánh nặng của tổ chức” là các quy trình, thủ tục tốn thời gian.
Bài toán tối ưu năng suất
Hiện nay, với các nghiệp vụ đã được xác định quy trình, nhiều tập đoàn lớn tiến hành số hoá và tự động hoá để nhân viên có thể phối hợp với máy móc hoàn thành công việc nhanh. Tuy nhiên với những dự án đột xuất hoặc những công việc chưa có quy trình, năng suất nhân viên, hiệu suất, doanh thu và lợi nhuận vẫn có thể bị ảnh hưởng.
Là chủ công ty xuất nhập khẩu, vấn đề của anh Tuấn Việt (quận 9, TP.HCM) là làm sao để quản lý chất lượng và thời hạn hoàn thành khối lượng lớn các dự án phát sinh khi bản thân phải di chuyển liên tục. Anh thường nhận những phản hồi như “sếp giao việc qua tin nhắn, em không nhận được” hay “sếp không nói deadline nên em không rõ”. Các file tài liệu dự án nằm rải rác trong các nền tảng ứng dụng cũng khiến nhóm làm việc của anh mất nhiều thời gian tìm kiếm và xử lý thông tin.
Với anh Hoàng Chung - CEO một doanh nghiệp 200 nhân viên ở Đống Đa (Hà Nội), thách thức lớn trong quản lý là kiểm soát công việc phi quy trình để kịp thời chỉ đạo từng bộ phận. “Mỗi lần muốn kiểm tra tiến độ một dự án phát sinh đột xuất, công ty tôi lại phải tổ chức họp, mất thời gian của cả ban giám đốc lẫn đội ngũ phòng ban liên quan”, anh cho biết.
 |
| Thay vì kiểm soát công việc rời rạc bằng các công cụ thủ công, FPT SFlash giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả các dự án, tác vụ phi quy trình. |
Nhiều doanh nghiệp quy mô vài chục nhân viên có thể không phát sinh nhiều vấn đề khi sử dụng các công cụ thủ công. Tuy nhiên, với quy mô công ty lớn hơn, nhiều phòng ban và bộ phận, nhà quản lý khó nắm được tiến độ công việc đang triển khai, nhân viên không tự quản lý được công việc của mình, dễ gặp sai sót khi dữ liệu phân bố ở nhiều nơi. Điều này gây giảm năng suất lao động, hao phí tài nguyên con người, tác động trực tiếp đến túi tiền của chính doanh nghiệp.
Giải pháp giúp vận hành số
Là sản phẩm mới trong bộ giải pháp chuyển đổi số của FPT, FPT SFlash giúp nhà quản lý doanh nghiệp số hoá phương thức giao nhận việc, kết nối và làm việc liên phòng ban trên một nền tảng duy nhất, phù hợp với các dự án/công việc biến thiên, không theo quy trình.
Tính năng nổi bật của ứng dụng là giao - nhận việc dễ dàng qua trung tâm quản lý công việc được thiết kế dưới dạng bảng giao việc (board). Mỗi bảng là một dự án, trên đó, nhà quản lý tạo ra các danh sách công việc cần làm, chi tiết đến từng nhiệm vụ, gắn với từng cá nhân và gồm thời gian hoàn thành cụ thể.
Cũng trên giao diện ứng dụng, mỗi nhân viên có thể giao việc tiếp cho cấp dưới, phản hồi, xin ý kiến, xin gia hạn thời hạn hoàn thành công việc, yêu cầu hỗ trợ hay báo cáo tiến độ công việc… đến các cấp quản lý ngay khi công việc được giao hoặc khi đang trong quá trình thực hiện. Tất cả thông tin này hiển thị một cách trực quan và cập nhật theo thời gian thực.
 |
| Màn hình hiển thị giao diện quản lý công việc trên FPT SFlash. |
Mỗi nhân viên có thể tự thiết lập màn hình hiển thị riêng để quản lý đầu việc, tính năng cảnh báo về thời hạn hoàn thành công việc được hệ thống thiết lập sẵn giúp nhân viên cải thiện hiệu suất. Bên cạnh đó, ứng dụng còn hỗ trợ tính năng làm việc nhóm. Các nhân sự trong cùng một nhóm có thể phản hồi và đưa ra các đề xuất trực tiếp cho từng đầu mục để gửi đến cả nhóm qua phần mềm.
Có thể nói, FPT SFlash giúp quản lý tiến trình công việc, dự án phi quy trình một cách khoa học và nhanh chóng. Việc tích hợp sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp từ cấp tập đoàn đến từng nhân viên của ứng dụng cho phép giao lãnh đạo giao việc không giới hạn vị trí, cấp bậc nhân viên, phòng ban làm việc.
Thế mạnh của ứng dụng là khả năng kết hợp toàn diện với người anh em FPT SPro - giải pháp số hóa các tác vụ có quy trình. Việc sử dụng đồng thời 2 sản phẩm sẽ giúp mọi tác vụ trong doanh nghiệp được quản lý khoa học, linh hoạt và dễ dàng.
Bộ đôi FPT SFlash - FPT SPro được đánh giá là bộ công cụ hiệu quả giúp doanh nghiệp vận hành thông minh, hướng tới mô hình văn phòng không giấy tờ, tiết kiệm chi phí vận hành, tối ưu hiệu suất và xa hơn là doanh nghiệp số trong tương lai. Đăng ký tham dự Hội thảo “Đột phá hiệu suất vận hành doanh nghiệp” tại đây để được tư vấn về bộ đôi giải pháp này.
Bình luận