Những người bắt đầu công việc kinh doanh có rất nhiều việc phải làm. Nếu không có lịch trình, thời gian biểu, kế hoạch, bộ não của họ sẽ phải làm việc quá tải. Khi đó, các sai lầm có thể xảy ra, thậm chí khiến cho một số việc bị đổ bể. Ngay bây giờ, nếu không quản lý thời gian, ai cũng có nguy cơ bị thời gian quản lý, không thể làm chủ được tình hình.
Việc tổ chức và quản lý thời gian, năng suất là những thách thức lớn nhất bạn phải đối mặt. Janine Allis đã chia sẻ một số kỹ thuật cơ bản giúp quản lý thời gian trong hoạt động kinh doanh:
Có ghi chú rõ ràng
Lời khuyên được đưa ra là hãy có lịch làm việc, ghi chú và quản lý chúng hiệu quả. Việc ghi nhớ tất cả các lịch trình trong ngày, bao gồm trả lời email, họp, thời gian dành cho suy nghĩ, lên kế hoạch.
Hãy kiểm soát thời gian hoặc để thời gian kiểm soát bạn. Nếu không làm điều này, sau đó, bạn sẽ thấy mình dành cả ngày chỉ để theo đuổi những việc vô vị, lặp đi lặp lại thay vì tiến lên phía trước.
 |
| |
Lên danh sách công việc ưu tiên cho hôm sau
Janine Allis cho biết, trước khi kết thúc một ngày, bà thường lên danh sách ưu tiên những việc cần phải đạt được vào ngày hôm sau. "Tôi cũng có một tập giấy cùng chiếc bút đặt bên cạnh giường. Như vậy, khi có ý tưởng mới, tôi có thể thêm vào danh sách mà không phải nằm lo sáng mai sẽ quên nó", bà chia sẻ.
Theo lời khuyên của nhân vật này, nếu như biết đã vượt ra khỏi một mục "phải làm", bạn sẽ cảm thấy rất vui sướng và hào hứng làm việc tiếp theo.
Yêu mục "Nhiệm vụ" trong Outlook
"Đó là vị cứu tinh của tôi. Tôi đã sử dụng phầm mềm quản lý thông tin cá nhân Outlook để quản lý những báo cáo trực tiếp. Nó giúp tôi gửi tài liệu và các yêu cầu cho một cá nhân để cả tôi và họ đều có bản ghi chép đầy đủ", Janine nói.
Sau đó mỗi tuần, bà sẽ xem lại danh sách để biết đã và chưa hoàn thành những gì rồi tìm cách điều chỉnh. Công cụ này giúp bà tránh được những sai lầm, ưu tiên lịch trình đã lên sẵn và đảm bảo mọi việc vận hành ổn định.
 |
| |
Tối đa hóa thời gian
Janine cho hay, bà sử dụng thời gian rất hiệu quả. Nếu đi taxi, bà sẽ mang theo máy tính xách tay. Và trước khi lái xe đi đâu, bà sẽ lên một danh sách những người cần phải gọi, việc cần phải làm.
Có người hỗ trợ
Người sáng lập Boost Juice và Retail Zoo kể, bà thường xuyên nghe thấy mọi người phàn nàn rằng họ không có đủ thời gian cho các công việc hàng ngày. Những người này ước rằng họ có thể phân thân làm hai.
"Vì vậy, tôi hỏi họ: 'Bao nhiêu phần trăm công việc trong ngày có thể để người khác làm giúp, chẳng hạn đến ngân hàng, thanh toán hóa đơn, nhận điện thoại, đặt vé máy bay?'. Câu trả lời thường là 35-40%". Vì vậy, nếu thuê nhân viên hỗ trợ công việc, bạn sẽ có thêm 35-40% năng suất.
 |
| |
Theo Janine, ai cũng có cuộc sống, công việc và cần quản lý cả 2. Chia bớt việc cho người khác là cách quan trọng giúp cho mỗi người có thêm thời gian để thu được năng suất cao.
